5.4. Документаційне забезпечення обліку і руху кадрів

Уніфікованими формами документів щодо обліку і руху кадрів є: розпорядницькі, облікові, статистичні.

До розпорядницьких документів щодо особового складу відносяться накази (розпорядження) керівника організації про:

• прийом на роботу, переведення і звільнення працівників;

• надання відпусток;

• заохочення і стягнення;

• внесення змін у трудову книжку.

До облікових документів по кадрам відносяться:

• особиста картка (форми №П-2, а для держслужбовців - №П-2 ДС);

• особиста справа (як правило, ведеться на керівників підприємств і держслужбовців);

• табелі обліку використання робочого часу (форми № П-12, П-13, П-14);

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма №П-9);

• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма №П-10).

Документи статистичного характеру кадрова служба зобов'язана подавати:

• в органи державної статистики: форму „Чисельність окремих категорій працівників і підготовка кадрів”(форма №6-ПВ річна);

• у державну службу зайнятості: „Відомості про прийнятих працівників” - ф. № ПН-1; „Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потреби в працівниках” ф. №3 – ПН; „Звіт про вивільнення працівників” ф. №4 – ПН.

5.2. Термінологічний словник

Кадрова служба - самостійний структурний підрозділ організації, який займається придбанням, збереженням і розвитком персоналу.

Кадрове діловодство – виконання різних операцій, зв’язаних зі створенням і використанням документальної кадрової інформації в організаціях: реєстрація, попередній розгляд і розподіл документів, формування номенклатури справ, їх облік, організація обробки, встановлення форм і реквізитів, довідково-інформаційне обслуговування тощо.

Кадрова документація - комплекс справ, сформованих за напрямками функціональної діяльності кадрової служби.

Номенклатура справ – затверджений у встановленому порядку систематизований список найменувань справ, які використовуються у діловодстві кадрової служби з указівкою термінів збереження.

Особиста справа – набір документів, які характеризують біографічні, ділові та особистісні якості керівників, фахівців і матеріально відповідальних осіб.

Трудова книжка – головний документ щодо трудової діяльності робітників і службовців, який ведеться на всіх робітників організацій усіх форм власності, у тому числі на сезоних та тимчасових роботах. До неї вносяться: прізвище, ім’я та по-батькові; дата народження; освіта; професія; спеціальність; відомості про роботу (прийом, переведення, звільнення); відомості щодо нагород і заохочень.

5.3. Навчальні завдання Питання для поглибленого вивчення

1. Оптимальна організація діловодства кадрових служб у сучасних умовах.

2. Автоматизація процесів обробки і збереження кадрової документації.

3. Оцінка ефективності роботи кадрових служб.

Теми рефератів

1. Головні напрямки трансформації роботи кадрових служб організацій у сучасних умовах.

2. Раціональна організація робочих місць працівників кадрових служб.

3. Організація обліку кадрів за допомогою АСУ „Кадри”.

4. Критерії та показники ефективності діяльності кадрових служб.