6. Методичні рекомендації

Автор книги «Как проводить деловые беседы» Н.Міціч звертає увагу на те, що керівники і спеціалісти не надають належного значення комунікативній стороні ділового спілкування. Він відзначає, що відсутність уміння вести ділову бесіду є прогалиною у фаховому підготуванні керівників і призводить до значних економічних утрат. Автор робить висновок, що вміле проведення бесіди управлінським персоналом збільшує продуктивність праці робітників з 2 до 20%.

Бесіда - це обмін інформацією з метою вирішення конкретних проблем. Дуже важливо на основі аналізу виробничої обстановки правильно визначити мету переговорів, теми, що повинні бути обговорені в ході бесіди, склад її можливих учасників, час проведення. Величезну роль відіграє ініціатива в бесіді. Якщо ініціатива залишається в руках керівника, він буде контролювати ситуацію.

Ділові бесіди з підлеглими повинні проводитися систематично. У ході таких бесід можна, зокрема, виявити:

а) чи зможе робітник виконати доручену йому роботу;

б) чи бажає він виконувати цю роботу;

в) чи задоволений підлеглий займаною посадою;

г) чи має він знання і здібності для того, щоб займати більш високе і відповідальне положення.

Інформація, отримана під час бесід, є основою для прийняття рішень. Крім того, бесіди допомагають установити стосунки взаємної довіри і підвищують ділові якості співрозмовників.

Практикуються такі види бесід: регламентована бесіда по визначеному зразку; цілеспрямована бесіда з взаємним обміном інформацією; вільна бесіда.

Будь-яка ділова індивідуальна бесіда складається з трьох етапів. Підготовчий етап визначає задачі бесіди, установлює час і місце її проведення. Другий етап - ознайомлювальний, у його ході долається «психологічний бар’єр» і встановлюється «атмосфера довіри». Останній етап - основний.

Організація бесіди може бути зображена у виді схеми: вступна частина (питання, заперечення) - основна частина (рішення).

6.1. Підготування до бесіди

Коли бесіда вже призначена, складається план її проведення. Перша задача – визначити мету бесіди, потім бажано проаналізувати особистість співрозмовника: яке його службове положення, компетентність, функції, особливості, бажання, його можлива позиція у відношенні теми бесіди і т.п. Відповіді на ці питання дозволять уявити оперативну ситуацію.

Другий крок - розробка стратегії досягнення мети і тактики ведення бесіди. Плануючи майбутню бесіду, необхідно проаналізувати свою зайнятість, визначити час бесіди і її тривалість, продумати, чи зручно обраний час для співрозмовника, поставити перед собою конкретні задачі, скласти план бесіди Час і місце проведення бесід вибирається з урахуванням їхнього можливого впливу на результати бесіди. Призначаючи бесіду, зазначте час, місце і мету її проведення. У плані звичайно намічаються:

• вступ, що відразу орієнтував би співрозмовника на мету і конкретний напрямок бесіди;

• перелік основних питань, які повинні бути задані, щоб з’ясувати суттєвість проблем, що розглядаються;

• попереднє формулювання заключних пропозицій по обговорюваних питаннях, а також компромісні рішення на той випадок, якщо буде втрачено контроль за ходом бесіди.

До початку бесіди корисно ще раз переглянути план проведення бесіди, уточнити деякі деталі:

1. Чи все я старанно обміркував?

2. Чи цілком я готовий правильно відповісти на можливі питання співрозмовника?

3. Чи намагався я уявити себе на місці співрозмовника і зрозуміти його?

4. Чи є мій план бесіди точним, ясним і коректним?

5. Чи не викликає мій план бесіди питань, на які я не можу відповісти?

6. Чи виглядають мої формулювання природними і переконливими?

7. Чи правильно складений план бесіди, чи логічна його побудова?

8. Чи всі мої думки виражені точно і ясно?

9. Чи правильно обраний тон розмови?

10. Якби бесіда була проведена зі мною, залишився б я нею задоволений?

Коли ми приступаємо до бесіди без попереднього підготування, нам здається, що ми заощадили час. Проте непідготовлена бесіда виявляє нашу недостатню інформованість. У ході бесіди майже напевно виникнуть питання, що потребують нових відомостей і аргументів, що у потрібний момент ми не маємо і не можемо використати. Без попереднього підготування бесіда може вийти з-під контролю, затягтися, може бути втрачено ініціативу і т.інш.

Важливий елемент підготування бесіди - завчасне попередження майбутнього співрозмовника про мету і час бесіди. Це зніме непотрібну напруженість, дозволить краще підготуватися до бесіди.

Варто правильно вибрати місце проведення бесіди. Наприклад, якщо намічена ознайомлювальна або дисциплінарна бесіда, то для посилення її офіційного характеру краще вибрати кабінет. Бесіди для одержання інформації доцільно проводити на робочому місці підпорядкованих, де вони будуть почувати себе впевнено і швидко підберуть необхідний матеріал.