Лекция 15. СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Лекция знакомит с процессом создания совокупности однотипных документов путем слияния данных двух документов. Представлена процедура создания главного и вложенных документов. Приведена работа с главным и вложенными документами.
1.Использование слияния
1.1.Уровень 2. О применении слияния
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
Спомощью слияния можно создавать следующие документы:
1)комплект конвертов: обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однакоадресполучателяв каждомслучаеявляетсяуникальным;
2)комплект наклеек с адресами: на каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;
3)комплект документов на бланке или сообщений электронной почты: основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например фамилию, адрес или какуюлибо другую информацию;
4)каталог или папку: для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт, потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать только один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.
Для слияния применяются элементы вкладки РАССЫЛКИ. При слиянии используется следующая терминология:
1)основной документ — документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма;
2)источник данных — файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования
257
сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных;
3)поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния ФАМИЛИЯ позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных ФАМИЛИЯ;
4)составной документ — документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
1.2.Уровень 2. Подготовка документов к слиянию
Для выполнения слияния документов необходимо создать основной документ и источник данных. Например, основным документом может быть документ, изображенный на рис. 15.1.
Рис. 15.1. Основной документ
Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т. д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Word со списком сотрудников фирмы (рис. 15.2).
После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ. Для этого:
1)открывается основной документ;
2)выбирается вкладка РАССЫЛКИ;
3)нажимается кнопка ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ;
4)выбирается команда ИСПОЛЬЗОВАТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ СПИСОК (рис. 15.3);
258
Рис. 15.2. Источник данных
Рис. 15.3. Подготовка к слиянию
1) в окне ВЫБОР ИСТОЧНИКА ДАННЫХ (рис. 15.4) выбирается файл данных. После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки РАССЫЛКИ;
Рис. 15.4. Выбор источника данных
2)курсор устанавливается в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния;
3)раскрывается кнопка ВСТАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ и выбирается вставляемое поле (рис. 15.5).
259
Рис. 15.5. Выбор поля слияния
Таким же образом вставляются в основной документ все необходимые поля слияния.
Спомощью опций кнопки ПРАВИЛА (рис. 15.6) можно добавить
вдокументе поля Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации — автоматическую нумерацию.
Рис. 15.6. Добавление поля Word
Основной документ готов к слиянию.
Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка ВЫДЕЛИТЬ ПОЛЯ СЛИЯНИЯ). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка ПРОСМОТР РЕЗУЛЬТАТОВ). Пользуясь кнопками СЛЕДУЮЩАЯ ЗАПИСЬ, ПРЕДЫДУЩАЯ ЗАПИСЬ и полем ПЕРЕЙТИ К ЗАПИСИ, можно провести предварительный просмотр объединенных документов (рис. 15.7).
Рис. 15.7. Документ перед слиянием
260