Рис. 5.14. Окно для открытия окна изменения расположения пользовательских шаблонов

Рис. 5.15. Окно для изменения расположения пользовательских шаблонов

7.3. Уровень 1. Замена шаблона документа

Можно заменить шаблон, на основе которого был создан документ. Для этого:

1) во вкладке РАЗРАБОТЧИК выбирается кнопка ШАБЛОН ДОКУМЕНТА;

60

2)в окне ШАБЛОНЫ И НАДСТРОЙКИ (рис. 5.16) нажимается кнопка ПРИСОЕДИНИТЬ;

3)в окне ПРИСОЕДИНЕНИЕ ШАБЛОНА (рис. 5.17) осуществляется переход в папку с шаблоном и двойным щелчком мыши открывается нужный шаблон;

4)имя нового шаблона документа будет указано в поле ШАБЛОН ДОКУМЕНТА окна ШАБЛОНЫ И НАДСТРОЙКИ. После этого нажимается кнопка ОК.

Рис. 5.16. Замена шаблона документа

Присоединение нового шаблона не удаляет существующие элементы документа (текст, рисунки, таблицы и т. п.) и не добавляет элементы, имеющиеся в шаблоне, не изменяет установленные параметры страницы. Не изменяется оформление, установленное без использования стилей.

Если необходимо обновить параметры стилей документа в соответствии с новым шаблоном, в окне ШАБЛОНЫ И НАДСТРОЙКИ следует установить флажок АВТОМАТИЧЕСКИ ОБНОВЛЯТЬ СТИЛИ. При этом и в дальнейшем стили в документе будут автоматически обновляться в соответствии со стилями шаблона каждый раз при открытии документа.

При работе в Microsoft Word можно использовать некоторые возможности (например, макросы) нескольких шаблонов одновременно. Для этого применяется кнопка ДОБАВИТЬ окна ШАБЛОНЫ И НАДСТРОЙКИ.

61

Кнопка ОРГАНИЗАТОР данного окна позволяет открыть одноименное диалоговое окно (рис. 5.18), в котором можно копировать стили из других документов и шаблонов, их переименовывать, удалять ненужные стили.

Рис. 5.17. Выбор нового шаблона документа

Рис. 5.18. Окно для управления стилями и макросами документов и шаблонов

7.4. Уровень 3. Создание документа на основе шаблона

Для создания типового документа по шаблону выполняются следующие действия:

62

1) выбирается вкладка ФАЙЛ – СОЗДАТЬ, откроется раздел ДОСТУПНЫЕ ШАБЛОНЫ (рис. 5.13);

2) при наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office Online. Для этого в области ШАБЛОНЫ Office.com выбирается группа шаблонов, после чего необходимо дождаться, пока они загрузятся в окно.

Для создания документа на основе шаблона Word надо открыть группу ОБРАЗЦЫ ШАБЛОНОВ (рис. 5.19). Следует обратить внимание на то, что в правой части окна должен быть установлен переключатель ДОКУМЕНТ.

Для создания документа на основе пользовательского шаблона открывается папка МОИ ШАБЛОНЫ;

3) двойным щелчком мыши выбирается шаблон, который будет использоваться как основа для создания нового документа.

Рис. 5.19. Группа ОБРАЗЦЫ ШАБЛОНОВ

7.5. Уровень 2. Создание электронных форм

Одним из вариантов шаблона является форма. Форма — это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

63

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.

Для создания и настройки параметров форм удобнее пользоваться инструментами из предыдущих версий группы ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ вкладки РАЗРАБОТЧИК (рис. 5.20).

Рис. 5.20. Инструменты предыдущих версий для работы с формами

Форма состоит из постоянной части и полей. Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и другие объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной. Для создания элемента управления достаточно нажать кнопку нужного элемента

изадать его свойства, выбирая параметры в диалоговом окне, которое открывается с помощью кнопки СВОЙСТВА группы ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ вкладки РАЗРАБОТЧИК.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками

ифлажки. Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму

сиспользованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка ЗАТЕНЕНИЕ ПОЛЕЙ ФОРМЫ. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Поле со списками предназначено для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.

Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.

Для задания свойств полей используется специальная кнопка СВОЙСТВА.

Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки (рис. 5.21). При переходе к полю в защищенном

64

документе справка будет автоматически отображаться в строке состояния окна Word и при нажатии клавиши [F1].

Рис. 5.21. Создание текста справки для поля

В форму или какой-либо шаблон можно добавить календарь для выбора даты. Для этого необходимо:

1) на вкладке РАЗРАБОТЧИК в группе ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ выбрать элемент управления ВЫБОР ДАТЫ (рис. 5.22);

Рис. 5.22. Выбор элемента управления ВЫБОР ДАТЫ

2)раскрыть список вставленного элемента управления (рис. 5.23). По умолчанию в списке выбрана текущая дата, но щелчком мыши можно установить другую дату;

3)выбрать формат даты в диалоговом окне СВОЙСТВА ЭЛЕМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ СОДЕРЖИМЫМ (рис. 5.24) с помощью опции СВОЙСТВА группы ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ вкладки РАЗРАБОТЧИК. В элементе управления ВЫБОР ДАТЫ будет отображаться дата в заданном формате (рис. 5.25).

65