3. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные нужды, оформляется приказом по организации.

Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному подотчетному лицу суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание.

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в фактически произведенном размере.

С 2009 г. выплачиваемые командируемым работникам суточные организации вправе учитывать в расходах полностью, в размере фактических затрат. Нормирование этих расходов отменяется. Однако для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено (не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки) (п.3 ст.217 НК РФ).

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода.

Выдачу денежных авансов отражают проводкой:

Д сч.71 К сч.50, 51 - отражена выдача денежных средств подотчетным лицам;

Д сч.71 К сч.50 - отражена выдача денежных документов подотчетным лицам.

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают следующими проводками:

Д сч.07, 08, 10, 15 К сч.71 - отражена оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением;

Д сч.20, 23, 25, 26 К сч.71 - отражена сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг;

Д сч.28 К сч.71 отражена сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправлением брака;

Д сч.44, 45 К сч.71 - отражена сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции;

Д сч.19 К сч.71 - отражен НДС по материальным ценностям, работам, услугам;

Д сч.50 К сч.71 - приняты к учету денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм;

Д сч.58 К сч.71 - отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг;

Д сч.62, 76 К сч.71 - отражена оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров;

Д сч.91 К сч.71 - отражена оплата подотчетными лицами прочих расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц записью:

Д сч.50 К сч.71 - отражен возврат работниками в кассу неизрасходованных подотчетных сумм.

Пример. Торговая организация приобрела через подотчетное лицо запасные части для ремонта холодильного оборудования. На указанные цели работнику выданы под отчет из кассы организации денежные средства в сумме 1000 руб. Запасные части на сумму 870 руб. (включая НДС - 18%) оплачены и получены работником на основании доверенности у завода - изготовителя. Остаток неиспользованных денежных средств работник сдал в кассу организации.

В бухгалтерском учете организации следует сделать следующие записи:

№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Выданы из кассы денежные средства под отчет работнику	71	50-1	1 000
2	На основании авансового отчета отражена стоимость приобретенных запасных частей	10-5	71	737
3	Отражена сумма НДС	19	71	133
4	Отражен возврат работником неиспользованных денежных средств в кассу (1 000 - 870)	50-1	71	130
5	Принята к вычету сумма НДС	68	19	133

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются проводкой:

Д сч.94 К сч.71 - отражены подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные.

В дальнейшем эти суммы списываются проводкой:

1) если они могут быть удержаны из суммы оплаты труда работника:

Д сч.70 К сч.94 - отражены суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм;

2) если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника:

Д сч.73-2 К сч.94 - отражена задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам.

Пример. Из кассы автотранспортной организации выдано подотчетному лицу 3 500 руб. для оплаты работ по восстановлению аккумулятора (зарядке и ремонту) эксплуатируемого автомобиля. Стоимость работ по восстановлению аккумулятора, выполненных автомастерской, составила 2 950 руб., в том числе НДС - 18%. В установленные сроки подотчетное лицо не вернуло неизрасходованные денежные средства. Приказом руководителя с согласия работника эта сумма была удержана из его заработной платы.

Бухгалтер организации отразил следующие проводки:

№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Выданы денежные средства подотчетному лицу	71	50-1	3 500
2	Отражена стоимость работ по восстановлению аккумулятора	20	71	2 500
3	Отражен НДС по принятым работам	19	71	450
4	НДС принят к вычету в бюджет	68	19	450
5	Отражена невозвращенная в установленный срок подотчетная сумма (3 500 - 2 950)	94	71	550
6	Удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма	70	94	550

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет.