6. Учет отпускных

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Не предоставлять отпуск работнику в течение двух лет подряд запрещается.

Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

Выплата отпускных производится не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Сумму отпускных рассчитывают, исходя из среднего дневного заработка работника. Согласно ст. 139 ГК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяют за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4.

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, необходимо определить:

• расчетный период;

• сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.

Для расчета отпускных средний дневной заработок умножают на число дней отпуска.

Для оплаты отпускных работникам организация может создавать резерв на оплату отпусков. Однако создание такого резерва не обязательно.

Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на оплату отпусков зависит от того, создан такой резерв в организации или нет.

Если отпускные начисляют работнику за текущий месяц, то их сумму учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности:

Дт сч.20, 23, 25, 26, 29, 44 Кт 70 - начислены отпускные работникам.

Сумму отпускных облагают налогом на доходы физических лиц, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также единым социальным налогом в том же порядке, что и заработную плату.

Если отпускные начисляют за тот месяц, который еще не наступил, то их сумму учитывают в составе расходов будущих периодов:

Дт сч.97 Кт сч.70 (68 субсчет "Расчеты по ЕСН", 69-1, 69-3) - сумма отпускных учтена в составе расходов будущих периодов (начислены ЕСН и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суммы отпускных).

При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумму (в том числе взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и ЕСН) включают в состав расходов по обычным видам деятельности:

Дт сч.20, 23, 25, 26, 29, 44 Кт сч.97 - затраты на выплату отпускных (в том числе взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и единый социальный налог) учтены в составе расходов по обычным видам деятельности.

Пример. Помощнику бухгалтера (1980 г.р.) предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 20 июня по 17 июля 2009 года. Расчетный период отработан полностью. За это время была начислена заработная плата в размере 180 000 руб.

Предположим, что никакие вычеты по налогу на доходы физических лиц сотруднику не положены.

Для начала бухгалтеру предприятия необходимо рассчитать сумму отпускных.

Расчет среднедневного заработка будет выглядеть следующим образом:

180 000 руб. : 12 мес. : 29,4 = 510,20 руб.

Тогда общая сумма отпускных составит: 28 дн. х 510,20 руб. = 14 285,6 руб.

Расчет отпускных бухгалтер сделал в июне. Деньги должны быть выплачены не позднее 21 июня. 10 календарных дней отпуска приходится на июнь – 5 102 руб. (510,20 руб. х 10 дн.), 18 - на июль – 9 183,6 руб. (510,20 руб. х 18 дн.)

В бухгалтерском учете следует отразить следующие проводки:

№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Бухгалтерские записи в июне 2009 г.
1	Начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на июнь	26	70	5 102
2	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в ФСС РФ (5 102 руб. х 2,9%)	26	69-1-1	147,96
3	Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (5 102 руб. х 0,3%)	26	69-1-2	15,3
4	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет (5 102 руб. х 20%)	26	68	1 020,4
5	ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшен на сумму взносов по страховой части трудовой пенсии (5 102 руб. х 8%)	68	69-2-1	408,16
6	ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшен на сумму взносов по накопительной части трудовой пенсии (5 102 руб. х 6%)	68	69-2-2	306,12
7	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в Федеральный фонд ОМС (5 102 руб. х 1,1%)	26	69-3-1	56,12
8	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в территориальный фонд ОМС (5 102 руб. х 2%)	26	69-3-2	102,04
9	Удержан НДФЛ с отпускных за июнь (5 102 руб. х 13%)	70	68	663
10	Начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на июль	97	70	9 183,6
11	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в ФСС РФ (9 183,6 руб. х 2,9%)	97	69-1-1	266,32
12	Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (9 183,6 руб. х 0,3%)	97	69-1-2	27,55
13	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет (9 183,6 руб. х 20%)	97	68	1 836,72
14	ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшен на сумму взносов по страховой части трудовой пенсии (9 183,6 руб. х 8%)	68	69-2-1	734,69
15	ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшен на сумму взносов по накопительной части трудовой пенсии (9 183,6 руб. х 6%)	68	69-2-2	551,06
16	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в Федеральный фонд ОМС (9 183,6 руб. х 1,1%)	97	69-3-1	101,02
17	Начислен ЕСН в части, зачисляемой в территориальный фонд ОМС (9 183,6 руб. х 2%)	97	69-3-2	183,67
18	Удержан НДФЛ с отпускных работника за июль (9 183,6 руб. х 13%)	70	68	1 194
19	Выдана работнику из кассы сумма отпускных (5 102 + 9183,6 – 663 – 1 194)	70	50	12 428,6
Бухгалтерские записи в июле 2009 г.
20	Отпускные и ЕСН за часть отпуска, приходящуюся на июль, учтены в затратах текущего периода :
	Сумма отпускных	26	97	9 183,6
	ЕСН в части, зачисляемой в ФСС РФ	26	97	266,32
	страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	26	97	27,55
	ЕСН в части, зачисляемой в ПФ	26	97	1 836,72
	ЕСН в части, зачисляемой в Федеральный фонд ОМС	26	97	101,02
	ЕСН в части, зачисляемой в территориальный ФОМС	26	97	183,67

Организации имеют право создать резерв на оплату отпусков. В этом случае отпускные начисляют за счет ранее созданного резерва.

Решение о создании и порядок формирования резерва определяют в учетной политике организации.

Величину резерва организации рассчитывают самостоятельно (например, исходя из предполагаемых расходов на выплату отпускных с учетом ЕСН и взносов по травматизму).

Сумма резерва определяется в расчете на год. Ежемесячно бухгалтер должен начислять резерв из расчета 1/12 его годовой суммы.

При начислении резерва для оплаты отпускных работникам сделайте в учете запись:

Дт сч.20, 23, 25, 26, 29, 44 Кт сч.96 - начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет созданного резерва делают записи:

Дт сч.96 Кт сч.70 - начислены отпускные работникам организации;

Дт сч.96 Кт сч.69-1 (68 субсчет "Расчеты по ЕСН", 69-3) - начислены ЕСН и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дт сч.68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кт сч.69-2 - начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет.

Если по окончании текущего года в резерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого в учете производится запись:

Дт сч.20, 23, 25, 44 Кт сч.96 - сторнирована сумма неиспользованного резерва.