3. Написання заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення

Заяву про прийняття на роботу рекомендується писати на папері формату А4. Це забезпечує одноформатність до­кументів в особовій справі, до якої вона заноситься.

Посадова особа, яка має право приймати на роботу, зі свого боку також робить документальні дії — на заяві гро­мадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти па роботу, після чого видається наказ про приймання (призначення) на посаду.

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадро­вих питань, але ці документи мають певні особливості що­до написання деяких реквізитів:

• при адресуванні заяви організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, достатню назвати по­саду і місце роботи (структурний підрозділ);

• у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається його обгрунтування (докази).

У разі звільнення працівника з ініціативи адміністрації (власника або уповноваженого ним органу) необхідно по­передньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого останньому подається письмове звернення.

3. Заяви про надання чергової відпустки

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. У тексті такої заяви обов’язково зазначають дату початку відпустки та кількість днів відпустки. Заяву про надання чергової відпустки візує керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою. рішення щодо такої заяви приймає керівник. наказ про надання відпустки оформлюють, виходячи з тексту заяви та резолюції. підставою для формулювання наказу є резолюція.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити не можливо. Зазначений документ подають на розгляд разом із заявою.

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Накази з особового складу, як такі, що регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, стягнень, заохочень.

План:

1. Підготовка наказів з особового складу.

2. Накази з особового складу, як такі, що регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, стягнень, заохочень.

3. Особливості складання та оформлення наказів з особового складу.

4. Прості та складні накази з особового складу.

5. Вимоги до тексту наказів: про прийняття на роботу, про переведення, про звільнення, про надання відпусток, про заохочення і стягнення.

6. Оформлення наказів.

7. Ведення книги реєстрації наказів.

1. Підготовка наказів з особового складу

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу є не тільки розпорядчими документами, але й одночасно належать до первинних облікових документів, оскільки в них фіксується факт прийняття на роботу, переміщення по службі, звільнення, оголошення заохочень, стягнень, присвоєння кваліфікації, зміна прізвища, надання відпусток. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Вони є підставою для нарахування працівникові заробітної плати.

Серед наказів, оформлених традиційним способом, виділяють накази прості (індивідуальні) і складні (зведені). В індивідуальних міститься інформація тільки про одного співробітника, у зведених — про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо).

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

• прийняття на роботу (призначення на посаду);

• переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

• звільнення з роботи;

• надання відпусток;

• заохочення;

• стягнення.

Загальні вимоги до оформлення та складання наказів

Усі накази оформляються на спеціальних або загальних бланках і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• повне найменування підприємства, установи, організації;

• назву виду документа (наказ);

• дату складання;

• місце складання;

• номер;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава;

• підпис керівника;

• візи.

Накази про прийняття на роботу

У наказах про прийняття на роботу необхідно вказати: на яку посаду приймається працівник (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд тощо), до якого структурного підрозділу і з якого числа оформлюється на роботу (дата зазначається з прийменником «з», наприклад: з 25.08.2011); вид роботи (постійна — з випробним строком, зі стажуванням тощо, тимчасова — на певний період, за сумісництвом тощо; особливі умови роботи — з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем, 0,5 ставки посадового окладу тощо); тарифну ставку чи оклад точно на момент видання наказу або посилання на штатний розпис («згідно зі штатним розписом»).

Накази про переведення і переміщення

У наказах про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, установі, організації в тексті зазначаються: попередня посада та посада (спеціальність, кваліфікація) і структурний підрозділ (місце роботи), до якого переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (на іншу посаду, роботу; у зв’язку з виробничою потребою, простоєм; для заміни відсутнього працівника; за станом здоров’я тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання наказу. В усіх випадках тимчасового переводу вказується його тривалість. Накази про переведення працівників на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника.

У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:

1) посада (спеціальність, кваліфікація);

2) структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

3) дата і строк переведення (постійно чи тимчасово);

4) причини переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

5) умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;

6) підстави видання наказу.

Накази про припинення трудового договору

У наказах про звільнення обов’язково зазначається причина звільнення, яка формулюється коротко та чітко з використанням слів «у зв’язку» й зазначенням пункту статті КЗпП, за якою звільняється працівник.

Дата звільнення зазначається без прийменника «з», оскільки днем звільнення вважається останній день роботи.

Накази про розірвання трудових договорів (звільнення з роботи) готуються за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на підставі заяв працівників, подання керівників відповідних структурних підрозділів, третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомат).

Підготовка й видання наказу (розпорядження) про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) правомірне тільки тоді, коли:

• є підстави, викладені в законі;

• додержано певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) складаються, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини щодо припинення трудового договору) та розпорядчої (зазначаються: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посада; 3) структурний підрозділ (місце роботи); 4) дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнення з роботи); 5) відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства; 6) пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством; 7) підстава видання наказу.

Накази про заохочення

У наказах про заохочення формулювання мотивів заохочень можуть бути найрізноманітнішими залежно від конкретної ситуації, наприклад: «За перевиконання планового завдання», «За тривалу й сумлінну роботу та у зв’язку з 50-річчям від дня народження». До працівників підприємств, установ можуть застосовуватися будь-які заохочення, що передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку конкретного трудового колективу. Підставою для видання наказу може бути доповідна записка або подання, що готує, як правило, керівник структурного підрозділу (начальник відділу) і подає на ім’я керівника організації.

Заохочення оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України).

Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни

Перед тим як накласти дисциплінарне стягнення, необхідно отримати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (пояснювальна записка на ім’я керівника організації). Відмова працівника давати пояснення не є перешкодою для застосування стягнення й оформляється актом із зазначенням присутніх при цьому свідків.

На підставі пояснювальної записки працівника керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та разом з пояснювальною запискою представляє керівнику організації.

Про стягнення повідомляється працівникові під розписку (стаття 149 КЗпП).

Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення. За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.

Накази про надання відпусток

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основна, додаткова, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати), загальне число календарних днів відпустки (зазначається за допомогою прийменника «на»), дату початку відпустки і термін відпустки (зазначається за допомогою прийменника «з» і «по»), за який період роботи її надано.

Наказ видається на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника.

У наказі слід зазначити: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посаду (місце роботи) працівника; 3) вид; 4) дату початку і строк відпустки; 5) період, за який надається щорічна відпустка.

Накази про відрядження

У наказах про відрядження повинні зазначатися такі дані, як мета відрядження, пункт призначення (найменування організації, місто, країна — якщо працівник відряджається за межі України), кількість днів відрядження (дні приїзду і від’їзду вважаються днями відрядження), період, на який відряджається працівник. Підставою для видання наказу про відряджання, як правило, є доповідна записка, що подається на ім’я керівника. У ній обґрунтовується необхідність відрядження, її термін тощо.

Книга реєстрації наказів

Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи на­дання відпусток працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ кадрів.

Заповнюючи графи цієї книги, необхідно керуватися таким. Номер за порядком реєстрації наказу одночасно є його номером; дата реєстрації наказу є датою його ви­пуску. У графі 3 вказувати, наприклад: «Про звільнення гр. Коновалова», у графі 4 — назву цеху, відділу, прізви­ще працівника, за чиєю пропозицією готується наказ або того, хто його писав, у графі 5 — кому (куди) направле­ний наказ чи кому він оголошений під розписку.

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Обліково первинні та обліково похідні документи

План:

1. Обліково первинні документи.

2. Обліково похідні документи. Ведення журналів, алфавітних та посадових карток.

3. Ведення штатно-посадової та алфавітної книг.