Звітність, що подається в державну службу зайнятості

До обов'язків працівників кадрових служб належать підготовка та подання в державну службу зайнятості у відповідності до Закону України "Про зайнятість населення" інформації щодо руху працівни­ків за формами звітності, затвердженими наказом Міністерства праці і соціальної політики України № 420 від 19.12.2005 р., за погоджен­ням з Держкомстатом України.

До них належать:

3-ПН « Звіт про наявність вакансій»;

4-ПН (план) «Звіт про заплановане вивільнення працівників»;

4-ПН «Звіт про фактичне вивільнення працівників»;

5-ПН «Звіт про прийнятих працівників».

ТЕМА ПРОГРАМИ: Особисті офіційні документи

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Трудова книжка. Особливості ведення і збереження. Заповнення трудової книжки

План:

1. Трудова книжка.

2. Особливості ведення і збереження трудових книжок.

3. Заповнення трудових книжок.

4. Порядок внесення записів про нагородження й заохочення.

1. Трудова книжка.

У трудовій книжці містяться відомості про всю трудову діяльність працівника, про одержані ним заохочення і нагороди, про темп і рівень професійного зростання. Це допомагає адміністрації у визначенні придатності чи непридатності певного працівника до його використання на вакантній посаді (робочому місці).

Практичне значення трудових книжок цим не обмежується: вони стали також основним документом для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу роботи. Це є доволі важливою інформацією для трьох сторін — працівника, працедавця і держави, оскільки на цій підставі вирішуються основні питання соціального страхування: рівень оплати тимчасової непрацездатності, встановлення пільг за роботу в шкідливих умовах чи в певних регіонах, оплати за вислугу років (де це передбачено законодавством), особливостей пенсійного забезпечення тощо.

Трудова книжка стала трудовою біографією працівника, яка відображає його освіту і кваліфікацію, інтенсивність просування по службі чи виробництву, ставлення до виконання своїх обов'язків, загальний трудовий внесок у суспільну справу.

2. Особливості ведення і збереження трудових книжок

Особисті документи - це документи, які належать конкретним осо­бам: паспорт, свідоцтво про народження, документи про освіту, доку­менти, що підтверджують професійну здатність працівника, довідка про ідентифікаційний код, трудова книжка та інші. Серед особистих дуже важливим документом є трудова книжка, у якій відображається вся трудова діяльність працівника.

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність особи і використовується для встановлення загального, без­перервного й спеціального стажу працівника. Порядок ведення трудо­вих книжок на підприємствах, в установах і організаціях визначений спеціальною інструкцією, яку затверджено спільним наказом Мінпраці України, Мін'юсту України та Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 р. № 58

Порядок заповнення цього документа регламентує ст. 48 КЗпП України та «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та ор­ганізаціях». Ведуться трудові книжки на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому понад п'ять днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власника­ми) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштат­них працівників за умови, що вони підлягають держав­ному соціальному страхуванню.

3. Заповнення трудових книжок

До трудової книжки заносять відомості про:

• працівника: ім'я, прізвище та по батькові, дата на­родження;

• роботу: переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;

• нагородження і заохочення: про нагородження дер­жавними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чин­ного законодавства України;

• відкриття, на які видано дипломи, винаходи та раціоналізаторські пропозиції та виплачені в зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не зано­сять. Записи нумерують арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Засвідчують запис про звільнення та відомості про нагородження і заохочення печаткою.

З кожним записом, який вноситься до трудової книж­ки на підставі наказу чи розпорядження про призначен­ня на роботу, переведення і звільнення, керівник під­приємства зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (П-2).

Відомості про працівника записують на першій (титуль­ній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по бать­кові, дату народження записують повністю. Після зазна­чення дата заповнення трудової книжки працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку підписує особа, яка відповідає за ви­дачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, де вперше заповнювалась трудова книжка. Відповідальна особа також робить потрібні зміни в тру­довій книжці на титульній сторінці. Однією рискою за­креслює старі дані і записує нові, посилаючись на відповідні документи, на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи на першій сторінці трудової книжки завіря­ються печаткою підприємства і підписом керівника.

У графі «Відомості про роботу» у вигляді заголовка записується найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься. У графі 2 зазначається дата прий­няття на роботу. У графі 3 записується: «Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади і присвоєного розряду.

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації ро­бочих місць, із посиланням на «Списки виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільго­ве пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атес­тації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється чер­говий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власни­ком або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому са­мому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство (назва) з (да­та) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування — наказ (розпорядження), його дата й номер.

Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, на­вчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підго­товчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів слугують накази навчального закладу.