Автоматизована форма контролю

У сучасних установах контроль за виконанням доку­ментів провадиться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шука­ної інформації або повідомлення про її відсутність. Авто­матизованому контролю виконання підлягають докумен­ти зі строком виконання не менше 10 днів. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану ви­конання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспондентові дана повна відповідь.

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Складання номенклатури справ. Формування справ

План:

1. Типова та приблизна номенклатура справ.

2. Групування документів у справу, їх розміщення.

3. Зведена номенклатура справ.

4. Правила формування справ.

1. Складання номенклатури справ. Типова та приблизна номенклатура справ

Номенклатура справ — це систематизований перелік конкретних заголовків створюваних у діловодстві устано­ви справ із зазначенням строків їх зберігання, складений у відповідному порядку. Вона обов'язкова для кожної ус­танови як документ, що забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи фор­мування справ, їх облік, швидке відшукування доку­ментів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Вона є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи.

Для правильного формування справ документа групу­ють за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачені, тоді знайти потрібний документ буде не складно.

Номенклатура справ є покажчиком індексів доку­ментів, що присвоюється при реєстраціх, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу структури та номер справи за номенклатурою.

2. Групування документів у справи, їх розміщення

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Головною частиною заголовка справи є ви­клад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного під­розділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку доку­ментів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи вищих установ, далі — група ор­ганізаційно-нормативної документації (статути, положен­ня тощо), потім — розпорядча документація самої уста­нови (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листу­вання першими розміщуються справи, які містять листу­вання з вищими органами.

3. Зведена номенклатура справ

Під час розроблення єдиної номенклатури справ уста­нови, зведення номенклатур структурних підрозділів вивчається і аналізується діяльність установи загалом. При цьому: 1) використовуються статути (положення) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури та описи справ за ми­нулі роки; класифікація документів і кореспондентів, які функціонують в установі; реєстраційно-контрольні кар­тотеки; типові та відомчі переліки документів із зазна­ченням строків зберігання документів; 2) враховуються завдання установи на наступний рік.

Складання зведеної номенклатури справ може грунту­ватися на двох принципах внутрішньої побудови: струк­турному та функціональному. Структурний принцип вико­ристовується за чітко встановленої в установі структури, затвердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її бажано зазначати канцелярію. На­приклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації і збуту тощо.

Функціональний (тобто за напрямами діяльності) прин­цип використовується при розподілі основних напрямів діяльності установи між її структурними підрозділами, службами, творчими колективами й окремими виконавця­ми. Розділи і підрозділи номенклатури справ такої устано­ви мають відображати управлінські функції і галузі і розміщуватися за ступенями важливості. Наприклад: пла­нування, фінансування, прогнозування тощо.

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи.

У номенклатури включаються і незакінчені діловодст­вом справи, що надійшли від інших установ для їх про­довження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ, документи, які утворилися за до­помогою обчислювальних машин.