- •Білоцерківський коледж сервісу та дизайну спеціальне діловодство
- •020105 Документознавство та інформаційна діяльність
- •1. Характеристика звернень громадян та вимоги до їх розгляду
- •Порядок прийняття та розгляду звернень.
- •3. Вимоги до розгляду звернень громадян
- •Інструкція з діловодства за зверненнями громадян.
- •Ведення діловодства за зверненнями громадян.
- •Право на звернення громадян України.
- •Особистий прийом громадян зі зверненнями.
- •1. Права громадянина при розгляді заяви чи скарги
- •2. Класифікатор звернень громадян.
- •Тема програми: Документи з господарсько-договірної та господарсько-претензійної діяльності
- •Поняття та класифікацій договорів.
- •Перед- та післядоговірні документи.
- •Типова форма договору
- •2. Договір постачання
- •Договір постачання енергетичними та іншими pecyрсами через приєднану мережу
- •Договір купівлі-продажу
- •Договір міни (бартеру)
- •Договір контрактації сільськогосподарської продукції
- •Договір дарування
- •Договір пожертви
- •Договір найму (оренди)
- •Договір оренди житла
- •1. Протоколи розбіжностей до договорів
- •Комерційні акти
- •Позовні заяви
- •1. Претензійний лист
- •2. Лист-відповідь на претензію
- •Організація та ведення бухгалтерського обліку в господарських організаціях
- •2. Фінансова звітність суб'єктів господарювання
- •3. Обліково-фінансові документи: документи на відкриття рахунків у банку. Заява на відкриття рахунку.
- •Структура заяви-зобов' язання. Реквізити.
- •Акт, як документ, складений однією або кількома особами на підтвердження певних фактів, подій. Структура акта.
- •Відмова від акцепту
- •Структура листів і телеграм про відмову від акцепту.
- •Гарантійний лист як підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань.
- •Доручення. Умови складання доручень.
- •Платіжне доручення
- •Накладна як документ про приймання, відправлення, видачу матеріальних цінностей.
- •Квитанція як підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів.
- •Авансовий звіт
- •Поняття зайнятості населення
- •Основні принципи державної політики зайнятості населення
- •Державна служба зайнятості.
- •Обов’язки державної служби зайнятості.
- •Права державної служби зайнятості.
- •Порядок реєстрації, перереєстрації та ведення обліку громадян по працевлаштуванню.
- •1. Визначення поняття «кадрового діловодства»
- •2. Основні обов'язки і функції кадрових служб
- •3. Завдання кадрового діловодства.
- •4. Завдання обліку кадрів
- •5. Місце та склад кадрової документації
- •6. Основні групи кадрових документів
- •Документаційне оформлення руху персоналу.
- •2. Визначення трудового договору
- •3. Види договорів
- •4. Контрактна форма трудового договору
- •5. Оформлення трудового договору
- •6. Розірвання трудового договору
- •7. Розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу
- •8. Трудові контракти, трудові угоди.
- •1. Заява. Групи заяв.
- •3. Написання заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення
- •Заяви про надання чергової відпустки
- •Підготовка наказів з особового складу
- •1. Облікові первинні документи
- •Облікові похідні документи
- •Штатно-посадова книга
- •Алфавітна книга й алфавітна картка
- •Оформлення та ведення особових справ
- •Оформлення обкладинки особової справи
- •Складання опису документів особової справи
- •Опис документів, які знаходяться в особовій справі
- •Складання автобіографії
- •2. Складання резюме
- •3. Оформлення характеристики
- •2. Формування резерву кадрів
- •3. Планування роботи з резервом кадрів
- •5. Критерії оцінювання працівників
- •6. Порядок проведення атестації
- •Підготовка до проведення атестації
- •7. Реалізація результатів атестації
- •Статистика праці
- •Звітність, що подається в державну службу зайнятості
- •Трудова книжка.
- •Особливості ведення і збереження трудових книжок
- •4. Порядок внесення записів про нагородження й заохочення
- •Порядок внесення відомостей у разі звільнення
- •Порядок виправлення записів у трудових книжках
- •3. Оформлення дублікату трудової книжки
- •Довіреність як документ, що видається однією особою чи організацією іншій особі для представництва перед третіми особами.
- •2. Трьохрівнева пенсійна система
- •Рівень 1 Солідарна система
- •Рівень 2 Обов`язкова накопичувальна система
- •Рівень 3 Добровільні схеми
- •3. Види пенсій.
- •4. Документи, необхідні для призначення пенсії
- •5. Форма і порядок заповнення подання
- •6. Форма і порядок заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії
- •Тема заняття: Приймання, розгляд і реєстрація документів. Порядок проходження, опрацювання, та відправлення вихідної кореспонденції
- •Приймання документів.
- •Автоматизована форма контролю
- •Типова та приблизна номенклатура справ.
- •1. Складання номенклатури справ. Типова та приблизна номенклатура справ
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •Зведена номенклатура справ
- •Формування справ
- •Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:
- •Документообіг у системі управління
- •Документальні потоки у системі управління
- •Електронний документ
- •Стадії автоматизації документообігу
-
Формування справ
Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку.
Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи.
Правила формування справи
Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.
Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:
-
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;
-
об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;
-
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року або перед переданням справи до архіву установи вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою в одній справі — документи постійного, в іншій — тимчасового зберігання;
-
включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;
-
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;
-
документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;
-
справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи вміщуються у хронологічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.
ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Підготовка справ до подальшого зберігання і використання. Використання архівних документів
План:
-
Експертиза цінності документа
-
Оформлення справ
-
Оформлення обкладинки справ
-
Складання описів справ
-
Правила передачі справ на зберігання.
Підготовка справ до подальшого зберігання і використання
Підготовка документів до подальшого зберігання і використання передбачає такі види робіт:
-
експертиза цінності документів;
-
оформлення справ;
-
складання описів справ;
-
передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.
Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.
Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.
До складу експертих комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які мають безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.
Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в установі, органі.
Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типові, відомчі) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення.
Оформлення справ
Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.
Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом документів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.
Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.
Всі підшиті до справи документи нумеруються простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.
Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внутрішнього опису документів, який підшивається на початку справи (тому).
У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазначається про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.
Оформлення обкладинки справи
Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання оформляють за встановленою формою
Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.
На обкладинці справи загального провадження зазначається повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурного підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секретності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.
На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.
Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та нарад ставляться їх крайні номери. У справах з листуванням уточнюється склад кореспондентів. У разі потреби складається анотація на окремі документи, які мають важливе значення.
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості
(проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).
Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чотири проколи або переплітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів виймаються скріпки.
Складання описів справ
За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою.
Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі, за методичною допомогою працівників архіву установи.
Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил:
-
номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи. Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу кадрів структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2001 p., будуть мати номери: 5П-01, 5Т-01 та 5К-01;
-
графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справі тривалого зберігання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;
-
графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;
-
систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;
-
кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
-
у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
-
справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).
До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за рік, N .
Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії, опис розглядається і затверджується нею.
Правила передачі справ на зберігання
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2002 р. передають до архіву у 2004 p.). Справи тимчасового зберігання передають до архіву на розсуд керівника установи.
Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.
Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.
ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу
План:
-
Стадії автоматизації документообігу.
-
Види систем електронного документообігу.
-
Загальні принципи побудови системи електронного документообігу.
-
Основні вимоги до систем електронного документообігу.