Общие положения

В п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) (далее - Положение N 749), которое с 25.10.2008 г. регламентирует порядок направления работников в служебные командировки, сказано, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Из вышеприведенной нормы следует, что в настоящее время оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно указанный документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. В связи с чем представляется, что при отсутствии указанного документа налогоплательщик не сможет доказать обоснованность произведенных в связи с командировкой расходов, т.е. данные расходы не будут отвечать требованиям ст. 252 НК РФ.

Ранее вопрос о необходимости оформления командировочного удостоверения и о возможности подтвердить командировочные расходы в его отсутствие являлся спорным.

Так, в п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), которая до вступления в силу Положения N 749 регламентировала порядок направления работников в командировку, было сказано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом.

Так, в письмах от 16.11.2006 г. N 03-03-04/2/244, от 24.10.2006 г. N 03-03-04/2/226 Минфин РФ указывал, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одинаковое назначение. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным. Поэтому, если есть приказ о командировании, командировочное удостоверение можно не оформлять.

В письме от 07.11.2007 г. N 03-03-06/2/206 Минфин РФ, напротив, указал, что в налоговом учете командировочное удостоверение - необходимый первичный документ. Выписывать его необходимо даже в случае, если в организации есть приказ о направлении работника (работников) в командировку. При этом сослался на п. 2 Инструкции N 62, согласно которого направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения.

Суды считали, что если имеется приказ о командировке, то в целях признания расходов оформление командировочного удостоверения не является обязательным, и его отсутствие не может служить основанием для признания командировочных расходов необоснованными (постановления ФАС УО от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2, ФАС ЗСО от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14).

Таким образом, и раньше для избежания споров с налоговыми органами и минимизации налоговых рисков рекомендовалось оформлять командировочное удостоверение наравне с приказом. Вместе с тем, если командировочное удостоверение по каким-либо причинам отсутствовало, и возникал спор с налоговым органом о правомерности учета в составе расходов затрат по командировкам, налогоплательщик мог отстоять свою позицию в суде. В настоящее же время перспектива рассмотрения аналогичных дел в пользу налогоплательщика представляется сомнительной.