1. Пишите коротко и ясно

Хорошо написанное письмо должно быть кратким и ясным, использовать короткие предложения и простые слова. Тогда проще понять смысл письма. Используйте Plain English, т.е. простой и точный язык, но без излишних упрощений. Это не значит, что все письма будут выглядеть похожими. Существует много возможностей для выработки собственного стиля, избегая типичных ошибок и штампов делового письма. Ниже даны несколько полезных в этом отношении советов.

2. Употребляйте активный залог

Пассивный залог многословен, неоднозначен, безличен и скучен. Активный залог делает письмо проще, яснее, точнее и менее формальным, например:

Активный		Пассивный
The authors recommended an improved method.	An improved method was recommended by the authors.
Fig. 2 shows results of the five experiments.	Results of the five experiments are shown in Fig. 2.
You should sign the form and return it to me.	This form should be signed and should be returned to me.

Помните, однако, что при переводе технических текстов с английского языка на русский пассивный залог является преобладающим.

3. Не используйте длинные предложения

Предложения в хорошем стиле письма обычно включают 15-20 слов. Конечно, могут быть и более длинные предложения, и более короткие, что позволяет поддерживать общее равновесие стиля. Но средняя длина предложений должна быть не более 20-ти слов. Сравните предложения:

Длинное предложение	Более короткие предложения
I refer to my letter of 13th June and am writing to advise you that if we do not receive your completed application form within the next fourteen days, I shall have no alternative but to arrange property insurance on the bank’s block policy. (Одно предложение – 44 слова)	I have not yet received your reply to my letter of 13th June. If we do not receive your completed application form within fourteen days, I shall have to arrange property insurance on the bank’s block policy. (Два предложения – 13 слов и 24 слова)

4. Используйте простые слова

Сложные слова	Простые слова
As we noted in the preceding section, if you purchased additional printer options, such as a second printer tray, it is a requirement you verify its correct installation.	As we noted in the previous section, if you bought extra printer equipment, such as a second printer tray, you must check you install it correctly.

Многие авторы испытывают трудности, когда пытаются написать просто и ясно. Вместо того, чтобы использовать простые, будничные слова, они используют сложные, непривычные слова, что затрудняет понимание написанного. Вот несколько примеров таких сложных слов: additional, indicate, initiate, proliferate и др. Если в программе Word нажать на слове правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Синонимы, то из открывшегося списка можно выбрать более простое слово.