4.3 Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо (cover letter), как следует из его названия, посылается вместе с вещами или информацией, которые отправляются адресату. В этом письме перечисляются посылаемые предметы, указывается, кому они посылаются и по какой причине. Таким образом, это письмо содержит список пересылаемых предметов и помогает отправителю и адресату проконтролировать процесс пересылки.

Сопроводительное письмо должно быть очень кратким. В начале письма перечисляется, что посылается и зачем.

Во втором (необязательном) абзаце можно обобщить посылаемую информацию. Например, если письмо сопровождает коммерческое предложение, то здесь можно особо выделить наиболее интересные для читателя разделы. Затем можно кратко обосновать, почему ваша компания может выполнить эту работу лучше других. Можно, также, упомянуть наиболее важные условия, такие как время исполнения и бюджет сделки.

В заключительном абзаце нужно выразить признательность, предложить дополнительную помощь, и/или выразить надежду, что представленный материал удовлетворяет поставленным целям.

Пример сопроводительного письма

Your Company Logo and Contact Information

January 11, 2005

Brian Eno, Chief Engineer Carolina Chemical Products 3434 Pond View Lane Durham, NC 27708

Dear Mr. Eno:

Enclosed is the final report on our installment of pollution control equipment at Eastern Chemical Company, which we send with Eastern’s Permission. Please call me collect (ext. 1206) or send me an email message at the address below if I can answer any questions.

Sincerely,

Nora Cassidy Technical Services Manager [e-mail] Enclosure: Report

4.4 Письмо о приеме на работу

Письмо о приеме на работу (job application letter) – это фактически письмо о продаже, в котором рекламируются ваши умения, способности и познания. Помните, что при этом вы, возможно, конкурируете со многими соперниками. Первой целью письма и прилагаемого резюме является привлечение внимания человека, который будет читать эти документы. Главной же целью является получение приглашения на собеседование (interview). Успешное письмо о приеме на работу решает три задачи: оно благоприятно привлекает внимание, оно убеждает в том, что вы являетесь подходящий кандидатурой для данной должности, и оно вызывает желание пригласить на собеседование.

4.4.1 Структура письма о приеме на работу

Ваш адрес (Your Address)	Your Street Address City, State Zip Code Telephone Number Email Address
Дата (Date)	Month, Day, Year Напечатайте дату под адресом. Письмо нужно отправить в тот же день или на следующий день, иначе задержка с отправлением может произвести плохое впечатление.
Внутренний адрес (Inside address)	Mr./Ms./Dr. FirstName LastName Title Name of Organization Street or P. O. Box Address City, State Zip Code
Приветствие (Salutation)	Dear Mr./Ms./Dr. LastName: Будьте точны. Никто не любит видеть ошибки в написании своего имени или фамилии. Если вы отвечаете на рекламное объявление, в котором приводился только адрес, пропустите приветствие и начните первый абзац сразу под внутренним адресом.
Первый абзац (Opening paragraph)	Укажите, как вы узнали об организации и вакансии. Дайте обобщение ваших способностей для данной должности, особенно опыт работы. Выделите те моменты, которые показывают ваши лидерские качества и образование.
Второй абзац (2nd paragraph)	Напишите, почему вы заинтересованы в этой должности (недостаточно просто написать, что вы заинтересованы, это будет выглядеть формально). Покажите, что вы достаточно хорошо осведомлены об организации и вакантной должности, и как она соответствует вашим специфическим качествам. Если вы хотите получить конкретную должность, дайте дополнительную информацию о вашей специфической квалификации для этой должности, которая не вошла в основное резюме. Сошлитесь на прилагаемое резюме и другие вложения.
Третий абзац (3rd paragraph)	Предложите провести с вами собеседование. Выразите готовность предоставить дополнительную информацию в себе. Укажите, где и когда вас можно будет найти. Поблагодарите за рассмотрение этого письма.
Имя (Name)	Sincerely, (Подпись от руки) Затем печатаются имя и фамилия.
Вложения (Enclosure(s))	Если к письму прилагаются другие материалы, то напечатайте Encl: и кратко перечислите приложения (например: resume).

Лица, принимающие решения о принятии на работу, получают много писем. Чтобы сэкономить их время и привлечь их внимание к вашим сильным качествам как кандидата для данной должности, нужно четко сформулировать ваши цели и достоинства в самом начале письма, например:

I am seeking a position as a manager in your Data Center. In such a management position I can use my master’s degree in information systems and experience as a programmer/analyst to solve business problems.

Все письмо нужно тщательно отредактировать и внимательно проверить правописание.

Пример письма о приеме на работу, бумажная версия

UNIVERSITY OF TEXAS AT ARLINGTON

422 Broward

Arlington, TX 75016

May 15, 2000

Ms. Rebecca Clemens, Director of Human Resources

Taleno, Ward Marketing, Inc.

1471 Summit Boulevard

Houston, TX 78211

Dear Ms. Clemens:

I am answering Taleno, Ward’s advertisement for a marketing trainee in today’s Houston Chronicle.

Marketing has been one of the emphases of my course work here at the University of Texas, Arlington, as you will see on my enclosed resume. This past year, I gained some practical experience as well when I developed marketing techniques that helped turn my typing service into a busy and profitable small business.

Successfully marketing the typing service (with fliers, advertisements in college publications, and even a two-for-one promotion) has made me a very enthusiastic novice. I can think of no better way to become a professional than by working for Taleno, Ward.

I will be here at the Arlington campus through August 1. You can reach me by phone at [phone]. Unless I hear from you before, I’ll call on May 25 about setting up an interview.

Sincerely yours,

Lee Franco

Encl: Resume

В электронном варианте письмо начинается с даты и внутреннего адреса. В конце письма после подписи приводится ваш личный почтовый адрес и адрес электронной почты.

Пример письма о приеме на работу, версия для электронной почты

April 14, 2006

Mr. William Jackson Employment Manager Acme Pharmaceutical Corporation 13764 Jefferson Parkway Roanoke, VA 24019 [e-mail]

Dear Mr. Jackson:

From your company’s web site I learned about your need for a sales representative for the Virginia, Maryland, and North Carolina areas. I am very interested in this position with Acme Pharmaceuticals, and believe that my education and employment background are appropriate for the position.

While working toward my master’s degree, I was employed as a sales representative with a small dairy foods firm.  I increased my sales volume and profit margin appreciably while at Farmer’s Foods, and I would like to repeat that success in the pharmaceutical industry.  I have a strong academic background in biology and marketing, and think that I could apply my combination of knowledge and experience to the health industry. I will complete my master’s degree in marketing in mid-May and will be available to begin employment in early June.

Enclosed is a copy of my resume, which more fully details my qualifications for the position.

I look forward to talking with you regarding sales opportunities with Acme Pharmaceuticals. Within the next week I will contact you to confirm that you received my email and resume and to answer any questions you may have.

Thank you for your consideration.

Sincerely, Lynn A. Johnson 5542 Hunt Club Lane, #1 Blacksburg, VA 24060 [phone] [e-mail]

Resume attached as MS Word document (assuming company web site instructed applicants to do this)

Пример краткого сопроводительного письма для резюме, если конкретная вакансия не известна

May 5, 2004

Ms. Martha Peyton Director of Personnel ABC International, Inc.

000 Midwood Avenue

New York, NY 00000

Dear Ms. Peyton:

I am interested in a part-time position with American Academy of Family Physicians as an editor. My writing and editing experience include newspaper copy, manuscripts, advertising copy, books,brochures and training manuals.

My resume is enclosed. If you have questions or need more information, please call me at 555-4866.

Thank you for your consideration and I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Louise Jensen

Louise Jensen

0000 Elm Street

New York, NY 00000

Tel. [phone]

Enclosure: resume