5. Редактируйте длинные фразы

Многословие и общие фразы (что называется вода) только засоряют текст и затрудняют его понимание. И наоборот, чем меньше слов, тем яснее содержание. В технических текстах (в отличие от литературных) каждое слово должно нести определенный смысл. Тщательно редактируйте текст и убирайте все лишние слова. Многословные фразы заменяйте простыми или удаляйте их совсем.

Многословно	Кратко
at a later date	later
at the present time	now
for the purpose of	for
have no alternative but	must
in addition to	besides, as well as, also
in order to	to
in relation to	about, in, with, towards, to
on a regular basis	regularly

6. Избегайте абстрактные слова и фразы

Абстрактные слова и фразы создают большие трудности для понимания написанного. Ниже приводится список абстрактных слов, которые не рекомендуется использовать в технических текстах (если только они не носят характер термина в определенной предметной области):

activities	devices	inputs	sectors
amenities	elements	operations	structures
amenity	facilities	outputs	systems
aspects	factors	processes	variables

Пример делового письма

AlphaOmega Industries, Inc.

123456 Motor Parkway

Fresh Hills, CA 91999

December 28, 2000

Ron R. London, Sales Director

Seasonal Products Corp.

5000 Seasonal Place

Wiscasset, ME 04321

Subject: Spring Promotional Effort

Dear Ron:

Since we talked last week, I have completed plans for the spring promotion of the products that we market jointly. AlphaOmega and Seasonal Products should begin a direct mailing of the enclosed brochure on January 28.

I have secured several mailing lists that contain the names of people who have a positive economic profile for our products. The profile and the outline of the lists are attached.

Do you have additional approaches for the promotion? I would like to meet with you on January 6 to work out the details of the project.

Please let me know if a meeting next week at your office accommodates your schedule.

Sincerely,

Alan Stone

Director of Special Promotions

cc: Yolanda Lane, Vice President, Marketing

Encl: brochure, outline of mailing lists, customer profile

Если вы хотите послать деловое письмо, но не знаете конкретного человека, к которому оно должно быть адресовано, и как к нему нужно обратиться, то можно сделать следующее:

• Позвоните в компанию, куда вы ходите послать письмо, объясните цель этого письма и спросите имя человека, которому следует это письмо направить.

• Используйте обращение Miss, Ms., Mrs., Mr., или звание Dr., Prof. с последующей фамилией. Если выяснить имя адресата не удается, то используйте общее обращение (generic title), например: Dear Personnel Officer:, Dear IBM Sales Manager:. Без указания фамилии используются обращения Dear Madam:, Dear Sir:, Dear Sir or (/) Madam: (хотя не всем женщинам нравится обращение Madam).

• Одной из главных целей делового письма является привлечение внимания адресата. Фундаментальный принцип состоит в том, что основная информация, которая должна содержаться в письме, должна быть представлена в начале письма. Не следует отягощать начало письма излишней информацией, которая может отвлекать внимание адресата от главной идеи.

• При составлении коммерческой корреспонденции (commercial correspondence) важно выработать дружеский, и в то же время эффективный тон переписки. Стиль корреспонденции должен быть приближен к разговорному, но четким и ясным, с правильной грамматикой, без жаргона и сомнительных выражений.

• Устраняйте многословие и общие фразы; каждое слово письма должно быть релевантным и по существу.

• Заключительный абзац должен вежливо и по-деловому подвести к завершению письма. Не следует перегружать конец письма информацией, не относящейся к теме письма и только отвлекающей внимание адресата от этой темы.