Тема 15 документация и делопроизводство в системе управления

В настоящей теме осваивающие профессию менеджера и заинтересованные читатели получат ответы на следующие вопросы:

• понятийный аппарат документа;

• обозначение реквизитов в документах;

• требования к бланкам;

• документирование управленческой деятельности;

• документационные системы;

• согласование проекта управленческого документа;

• подписание управленческого документа;

• табель документов;

• виды документов, их классификация;

• организационные документы;

• деловые письма;

• регистрация и учёт документов;

• организация контроля за исполнением документов.

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряжённые с обработкой информации. Известный специалист в области менеджмента Г. Минцберг вообще представляет руководителя как систему обработки информации.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий, учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

15. 1. Документальное отражение отношений управления

В силу информационной природы системы управления во всех организациях, учреждениях, ведомствах большинство отношений управления фиксируется с помощью документов (наём работника работодателем оформляется трудовым соглашением – контрактом; многие коммерческие сделки между деловыми партнёрами оформляются договором; обращение работников и граждан в органы предприятия или местного самоуправления оформляется заявлением; акты воздействия руководителя на коллектив оформляются документально: в виде задания, протокола собрания, приказа, распоряжения и т.п.).

Знание документального дела составляет важную и обязательную часть управленческой культуры не только менеджеров, но и всех работников аппарата управления. Такие знания нужны также всем гражданам, периодически вступающим в общественные отношения, а приобретение их надо начинать со средней школы.

Несмотря на бурное развитие науки и техники в последней четверти двадцатого века, приведшие к широкому распространению компьютерных информационных систем, поток бумажных документов, берущих начало в древнем Риме, продолжает расти и это будет происходить неопределённо долго. Остаётся признать сосуществование традиционного делопроизводства и письменного документа с обработкой информации на ЭВМ и машинным носителем.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятии делопроизводство.

Понятийный аппарат документа. Рассмотрим ряд понятий, связанных с документом.

Документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Он является основным носителем информации и служит деловой бумагой, подтверждающей какой-либо факт, право на что-то или определённую директиву. В обычном понимании документами называют определённым образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности.

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – информационный элемент документа.

Различается постоянный реквизит, нанесённый при изготовлении бланка (наименование организации, почтовый адрес) и переменный, который фиксируется на документе в процессе его заполнения.