15.5. Принципы документирования
Организация работы с документами основывается на ряде основополагающих принципов. Важнейшие из них – целесообразность, полнота информации, технологичность, оперативность и системность (рис. 15.5.1.).
|
П |
|
|
|
|
Р |
|
|
|
|
И |
|
|
|
|
Н |
документирования |
|
|
|
Ц |
|
|
|
|
И |
|
|
|
|
П |
|
|
|
|
Ы |
|
|
|
Рис. 15.5.1.
Принцип целесообразности означает требование строго отбора информации, подлежащей документированию, с точки зрения её необходимости для принятия мер воздействия на управляемый объект. В практике решения многих текущих вопросов можно вообще отказаться от документа путём перехода на бездокументационные каналы связи – телефон, переговорные устройства, личные контакты. Это позволит значительно сократить объём внутренней первичной документации и трудозатраты управленческого персонала. Расширение практики бездокументационных контактов возможно на основе предварительного пересмотра управленческих процедур, расширения ответственности исполнителей среднего звена управления.
Принцип правомочности основан на том, что документ, рассматриваемый в его традиционной форме, имеет юридическое значение в отличие от других носителей информации, которые не вызывают юридических последствий. Для того чтобы документы влияли на формирование соответствующих правоотношений, требуется точное и повседневное соблюдение правил их оформления.
Документ должен содержать необходимый набор реквизитов и регламентированный порядок их расположения, а также подписи конкретных должностных лиц, свидетельствующие о том, что документ издан полномочным органом или должностным лицом. Подписание документов руководителями и другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией служит формой выражения ответственности за их содержание и законность.
Принцип достоверности требует, чтобы документ был составлен на основе объективной, научно обоснованной, неискажённой информации. Он предполагает также отработку чёткой терминологии, не допускающей расхождения в толковании документа. Достоверность документа зависит также от квалификации и уровня информационной культуры всех групп работников аппарата управления.
Принцип полноты информации означает, что состав и объём документной информации должны быть достаточными для компетентного и своевременного распорядительного воздействия. Критерием полноты документирования является его соответствие так называемому "порогу информации", т.е. минимальному, но достаточному объёму информации, необходимой для принятия решений на данном уровне управления.
Принцип технологичности означает максимальную приспособленность документационных комплексов к современным научным методам труда управленческого персонала. Технологичность документирования и соответственное сокращение трудозатрат работников аппарата управления достигается совершенствованием форм документов и эффективным использованием средств организационной и вычислительной техники. Требование технологичности учитывается при макетировании форм документов, причём формы документов разрабатываются в соответствии с потребностями управленческих процедур, а не наоборот.
Принцип оперативности выражается в своевременности поступления документной информации на соответствующую ступень управления по каналам прямой и обратной связи. Принцип оперативности требует осуществления комплекса мер, направленных на сокращение пути прохождения и времени исполнения документов, увеличение доли машинно-ориентированных документов, ликвидацию избыточной информации. Избыточная информация перегружает информационные каналы, затрудняет продвижение действительно нужных сведений, порождает раздувание управленческого персонала.
Принцип системности означает требование единого методологического подхода к формированию, классификации, унификации и стандартизации документационных комплексов. Он лежит также в основе комплексной рационализации документооборота и означает, что исследование документационных проблем должно вестись не изолированно, а во взаимосвязи с чётким распределением функций по ступеням и звеньям, перестройкой на этой основе процедур принятия управленческих решений.