- •Региональная Школа Бизнеса
- •Удк 658.012.4 (075)
- •Тема 1 введение в менеджмент
- •1.1. Понятие менеджмента
- •1.2. Сущность и природа управления
- •1.3. Управление с позиции экономики и кибернетики
- •1.4. Управление как наука
- •1.5. Особенности российского менеджмента
- •7. Российский менталитет также характеризует определенные особенности в решении проблем, их выборе, подходах, реакции на те или иные ситуации.
- •1.6. Содержание менеджмента
- •Тема 2 история развития менеджмента
- •2.1. Условия и предпосылки возникновения менеджмента
- •2.2. Развитие теории и практики менеджмента в странах Запада
- •2.3. Основные школы управления
- •2.4. Развитие управленческих идей в России
- •2.5. Особенности японского менеджмента
- •Тема 3 системный подход в менеджменте
- •3.1. Понятие системы
- •3.2. Элементы системы (подсистемы) и их свойства
- •3.3. Объект управления как управляемая система
- •3.4. Понятие системы управления
- •3.5. Признаки организованности систем управления
- •3.6. Технология построения систем управления производством
- •Тема 4 организация в менеджменте
- •4.1. Понятие организации
- •4.2. Внутренняя и внешняя среда организации
- •4.3. Правовой статус организации
- •4.4. Организация – носитель производственного процесса
- •4.5. Предприятие как разновидность организации
- •Тема 5 цель в системе управления
- •5.1. Понятие цели
- •5.2. Аспекты цели
- •5.3. Типы целей
- •5.4. Средства и цели, их взаимосвязь
- •5.5. Цели применительно к организациям
- •5.6. Цели в управляемой и управляющей системах
- •5.7. Целеполагание (построение цели)
- •5.8. Концентрация целей на главном направлении
- •5.9. Управление по целям
- •5.10. Стратегические цели
- •Тема 6 функции управления
- •6.1. Понятие и значение функции управления
- •6.2. Направленность функции на объект управления
- •6.3. Классификация функций управления
- •6.4. Взаимосвязь функций управления
- •6.5. Функция управления как объект регламентации и анализа
- •6.6. Планирование как функция управления
- •6.7. Организация как функция управления
- •6.8. Руководство как функция управления
- •6.9. Мотивация как функция управления
- •6.10. Контроль как функция управления
- •Тема 7 организационная структура
- •7.1. Понятие организационной структуры
- •7.2. Функциональный принцип структуризации предприятия
- •7.3. Структура управляемой (производственной) системы
- •7.4. Структура управляющей системы
- •7.5. Проектирование организационной структуры управления
- •7.6. Организационная структура предприятия
- •Тема 8 процесс управления
- •8.1. Понятие процесса управления
- •8.2. Общая характеристика процесса управления
- •8.3. Содержание процесса управления
- •8.4. Свойства процесса управления
- •8.5. Распределение операций в процессе управления
- •8.6. Воздействие и процесс управления
- •Тема 9 механизм управления (методы и средства воздействия)
- •9.1. Понятие и классификация методов управления
- •9.2. Выработка методов управления
- •9.3. Организационные методы управления
- •Организационно-методическоеинструктирование
- •9.4. Административные методы управления
- •9.5. Экономические методы управления
- •9.6. Социально-психологические методы управления
- •9.7. Арсенал средств воздействия для управления
- •Тема 10 информация в системе управления
- •10.1. Понятие и роль информации в управлении
- •10.2. Классификация информации
- •10.3. Свойства и качественные характеристики информации
- •10.4. Информационный процесс
- •10.5. Информационная система, её формирование и развитие
- •Тема 11 Управленческое решение
- •11.1. Понятие и содержание управленческого решения
- •Логическая цепочка выработки управленческого решения
- •11.3. Лицо, принимающее решение
- •11.4. Классификация и виды решений
- •11.5. Технология выработки решения
- •Организация процесса разработки, принятия и реализации управленческих решений
- •11.6. Разработка решений в фирме
- •11.7. Требования, предъявляемые к качеству управленческих решений
- •Тема 12 управление конфликтами и стрессами
- •12.1. Понятие и природа конфликта
- •1. Функциональный (конструктивный, позиционный) конфликт.
- •2. Дисфункциональный (деструктивный, разрушительный) конфликт.
- •12.2. Типы конфликтов
- •2 По организационным уровням
- •12.3. Причины конфликтов
- •12.4 Методы разрешения конфликтов
- •12.5. Природа и причины стресса
- •Тема 13 организация управленческого труда
- •13.1. Характер и особенности управленческого труда
- •13.2. Управление производственным коллективом
- •13.3. Классификация служащих и содержание их труда
- •13.4. Принципы рациональной организации управленческого труда
- •13.5. Разделение и кооперация труда в управлении производством
- •13.6. Организация процессов труда по управлению производством
- •13.7. Техническое обеспечение и механизация труда служащих
- •Тема 14 управление персоналом
- •14.1. Персонал организации и его характеристика
- •Для рабочих
- •Для служащих
- •14.2. Использование персонала
- •14.3. Потребности персонала и их удовлетворение
- •4.4. Управляющие персоналом
- •Разновидности систем оплаты труда (рис. 14.4.5.).
- •14.5. Оценка работников организации
- •Тема 15 документация и делопроизводство в системе управления
- •15. 1. Документальное отражение отношений управления
- •15.2. Правила оформления управленческих документов
- •15.3. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •15.4. Документационные системы и виды документов
- •15.5. Принципы документирования
- •15.6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •Образец положения о структурном подразделении
- •Образец должностной инструкции
- •Образец оформления приказа
- •15.7. Организация работы с документами
- •Тема 16 стратегия в менеджменте
- •16.1. Стратегия и тактика управления
- •16.2. Стратегический менеджмент
- •16.3. Стили организационного поведения: приростный и предпринимательский
- •16.4 Стратегическое планирование
- •Относительная доля роста
- •16.5. Типы стратегий и методика стратегического планирования
- •16.6. Процесс выработки стратегии
- •Тема 17 типология управления и выбор альтернатив
- •17.1. Типологическое разнообразие менеджмента
- •17.2. Роль рынка в осуществлении управления
- •17.3. Степень организационной жёсткости управления, формализации и статичности
- •17.4. Распределение полномочий
- •17.5. Личностный фактор в управлении и роль менеджера
- •17.6. Приоритеты в организации управления
- •17.7. Приоритет мотивации
- •17.8. Уровень опасности кризиса
- •17.9. Специфика объекта управления
- •17.10. Потенциал научности
- •17.11. Выбор типа управления
- •Тема 18. Эффективность управления
- •18.1. Сущность и понятие эффективности управления
- •18.2. Критерии эффективности управления производством
- •18.3. Система показателей эффективности деятельности управляющей системы
- •18.4. Оценка эффективности управления
- •По ликвидности:
- •По платёжеспособности:
- •По эффективности использования активов:
- •По эффективности использования акционерного капитала:
- •По прибыльности:
- •18.5. Организация совершенствования управления производством
- •Заключение
- •Библиографический список
15.2. Правила оформления управленческих документов
В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы учреждения.
Основные требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в изменениях к этому стандарту, принятых и введенных в действие постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9 (дата введения -1 апреля 2000 г.).
Есть обязательный минимум реквизитов, присутствующий в любом виде документа. Отсутствие хотя бы одного из этих реквизитов лишает документ юридической силы.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 под юридической силой понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в тех случаях, если он издан полномочным органом и содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов - принятым нормам.
Факторы, влияющие на приобретение документом юридической силы:
1. Требование законности - соблюдение автором документа положений действующего законодательства, компетенции, сроков и т.д.;
2. Соблюдение требований, предъявляемых к форме документа и его реквизитам.
Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации) помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ от 30.11.1993 г. № 2050.
Реквизит 02 (герб субъекта Российской Федерации). Органы исполнительной власти (администрации, краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещают на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03 (Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания) проставляют на бланках документов в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаков обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г.
Реквизит 04 (код организации) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Он позволяет избежать ошибок при передаче длинных и сложно воспроизводимых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит 05 (код формы документа, входящего в состав УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации на унифицированных формах документов.
Реквизит 06 (наименование организации) является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организации, их структурные подразделения и должностные лица. Например:
ОАО «ЛУЧ»
Отдел маркетинга
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она есть.
Сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах, помещают ниже полного в скобках.
Реквизит 07 (справочные данные об организации) содержит сведения, важные для организации при информационных контактах, и включает: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией - автором документа.
Реквизит 08 (наименование вида документа) должен отражать содержание документируемого действия и компетенцию автора; печатается прописными буквами, в письмах не указывается.
Реквизит 09 (дата документа) необходим для правовой оценки отношений, возникающих, прекращающихся или изменяющихся в связи с отражением в документе воли организации, ее органа или должностного лица. Отсутствие даты на некоторых видах документов является бесспорным признанием их недействительными.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:
- день месяца, месяц, год, например 03.04.2001;
- год, месяц, день месяца, например 2001.04.03.
Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 1 апреля 2000 г.
Реквизит 10 (регистрационный номер документа). Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Реквизит 11 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) используется в ответных письмах, данные берут из инициативного письма.
Реквизит 12 (место составления или издания документа) указывается в том случае, если затруднено его определение по другим реквизитам. Его указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
Реквизит 13 (гриф ограничения доступа к документу) свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.
Реквизит 14 (адресат). Документы направляют в адрес организаций их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, - в дательном. Документ не должен содержать более 4 адресов. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Реквизит 15 (гриф утверждения документа). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти (управления). Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕН
Генеральный директор Протоколом совета университета
от 09.06.2001 № 6
Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.
Реквизит 16 (резолюция) оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.
Включает И.О. Фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора и дату. Располагается между адресатом и текстом или на любом свободном месте, кроме полей.
Реквизит 17 (заголовок к тексту) должен кратко раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Максимальная длина строки 28 печатных знаков; в многострочных заголовках не допускаются переносы слов по слогам; каждая строка, по возможности, должна иметь смысловое значение; нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом, наречием, их переносят на следующую строку; в конце точка не ставится. На бумаге формата А-5 допускается без заголовка.
Реквизит 18 (отметка о контроле) проставляется на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», который проставляется на левом поле на уровне с заголовком к тексту.
Реквизит 19 (текст документа) отражает основное смысловое содержание документа. Он может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Документы должны быть написаны деловым стилем, к признакам которого относится: нейтральный тон изложения; точность и краткость изложения; лаконичность и ясность текста.
Реквизит 20 (отметка о наличии приложения) располагается после текста от границы левого поля.
Виды приложений к документам:
- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- самостоятельные документы, направляемые с сопроводительным письмом;
- утверждаемые или вводимые в действие распорядительными документами.
Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 4 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование: Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака №:
Приложение: 1. Проект должностной инструкции менеджера на 6 л. в 2 экз.
2....
Реквизит 21 (подпись) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Если наименование должности располагается в несколько строчек, допускается его центровка относительно самой длинной строки.
Например:
Коммерческий директор
ЗАО «Автоматика» подпись И.О.Федоров
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Генеральный директор подпись И.О.Федоров
Главный бухгалтер подпись С.В.Орлова
Документ может быть подписан и.о. должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя не допускается, это нарушает юридическую силу документа.
Реквизит 22 (гриф согласования документа) выражает согласие другой организации с содержанием документа. Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ЦЦНИОО
Подпись О.И. Соколов
08.05.2001
Согласование может осуществляться отдельным документом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания кафедры
менеджмента и маркетинга
от 07.06.2001 № 9 .
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.
Реквизит 23 (визы согласования документа) выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование возлагают на главных специалистов и руководителей среднего звена. Например:
Юрисконсульт
Подпись И.О. Петров
06.05.2001
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз на отдельном листе согласования, допускается полистное визирование документа и его приложения.
При наличии замечаний к документу они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Виза согласования оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Юрисконсульт
Подпись И.О. Петров
25.01.2001
Реквизит 24 (печать) ставится на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, с целью удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном для этого месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.».
Реквизит 25 (отметка о заверении копии документа) придает копии юридическую силу и оформляется следующим образом:
Верно
Секретарь подпись И.О. Павлова
09.09.2001
Реквизит 26 (отметка об исполнителе) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Например:
Иванов Иван Иванович
122345
Реквизит 27 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним, например: В дело 05-06 Подпись 05.04.2001
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Реквизит 28 (отметка о поступлении документа в организацию) проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В ней указывается: наименование организации, дата поступления и входящий номер.
Реквизит 29 (идентификатор электронной копии документа) - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Рекомендуется указывать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.
Требования к оформлению документов и бланков. К ним относятся:
документы изготавливают машинописно на бумаге форматов А-3 (297x420), А-4 (210x297) и А-5 (148x210);
отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, можно писать от руки;
использование бланков документов (бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации -авторе документа);
наличие полей;
документы со сроком хранения до 3 лет допускается печатать на обеих сторонах листа, при этом на оборотной стороне меняются размеры левого и правого полей;
при изготовлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее (мм): левое и нижнее - 20, верхнее - 15, правое - 10. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.