Реализация в компьютерной бухгалтерии
Очевидно, что интересующие нас типовые операции относятся к группе «Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы». Действительно, среди операций, принадлежащих этой группе, имеются три, относящиеся к рассматриваемой нами теме:
1) поступление оборудования от поставщика;
2) передача оборудования в монтаж;
3) приемка работ по монтажу оборудования.
Эти типовые операции могут быть эффективно использованы в учебной практике.
Поступление оборудования
Рассмотрим конкретный пример использования типовых операции для отражения в компьютерном учете хозяйственных ситуаций, связанных с поступлением и наладкой оборудования.
Задача 20.
02.08.2001 на общий склад 000 «ЭПОС» от поставщика «АО Процесс» в сопровождении товарно-транспортной накладной и счета № 301-а от 27.07.2001 поступило производственное оборудование, требующее монтажа и наладки. В счете указано:
Оборудование снабжено необходимым комплектом документации; комиссией произведена проверка комплектности оборудования. Составлен акт №2 от 02.08.2001 приемки оборудования по форме (М ОС 14). Акт передан в бухгалтерию; необходимо отразить в учете предприятия факт поступления оборудования,
03.08.2001 одна единица оборудования «Станок шлифовальный БСЗВ -5.5» передана из общего склада в столярный цех для установки и монтажа специалистами «АО Процесс». Составлен акт № 37 от 03.08.2001 приемки-передачи оборудования в монтаж.
04.08.2001 работы по установке и монтажу оборудования приняты приемочной комиссией по акту приемки работ № 13 от 04.08Л001. Работы по монтажу приняты к оплате в размере 900.00 руб., включая НДС. Акт передан в бухгалтерию.
Ввод справочной информации
I. Для решения поставленной задачи требуется предварительно ввести справочную информацию в два справочника: «Места хранения» и «Основные средства.
Обратимся к справочнику «Места хранения МПЗ» и введем в него новый элемент - «Склад общий».
Аналогичным образом обратимся к справочнику «Основные средства» и введем в него информацию о поступившем оборудовании.
Порядок работы с этим справочником рассматривался нами при решении предшествующих задач. Напомним, что перед заполнением справочника необходимо проверить правильность установки рабочей даты, поскольку все изменения в справочнике фиксируются на эту дату.
Отметим еще и то обстоятельство, что, хотя информация об объектах внесена в справочник «Основные средства», это не значит, что тем самым мы отразили эти объекты в бухгалтерском учете компьютерной бухгалтерии. Для этого понадобится отразить операцию ввода ОС в эксплуатацию в виде двойной записи на счетах бухгалтерского учета.
Если на момент оприходования оборудования, требующего монтажа и наладки, не определен его инвентарный номер как объекта ОС, то его можно ввести в справочник под временным номером, например, специально выделенной серии, поскольку последующее изменение кода элемента справочника не окажет влияния на ранее выполненные операции.
Согласно постановке задачи в бухгалтерском учете предприятия понадобится отразить четыре операции:
1) приход оборудования, требующего монтажа (наладки);
2) передачу оборудования в монтаж (наладку);
3) приемку монтажных работ;
4) ввод объекта в эксплуатацию.
Рассмотрим поочередно порядок ввода каждой из перечисленных операций.
Использование типовой операции для оприходования оборудования, требующего монтажа
После выбора типовой операции «Поступление оборудования от поставщика» (группа «Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы»)на экране раскроется окно ввода операции, изображенное на рисунке. Пользователю потребуется ввести недостающие реквизиты операции и проводки в предложенный шаблон. Кроме того, ряд реквизитов операции рассчитывается автоматически на основании других реквизитов.
Как видно из представленного на рисунке шаблона ввода операции, она предназначена для ввода двух проводок, характеризующих операцию прихода оборудования. В первой проводке стоимость оборудования без НДС относится в дебет счета 07 и кредит счета 60.1. Во второй проводке выделяется сумма НДС.
Дата операции- 02.08.2001;
Сумма операции- 8800.00 - стоимость единицы оборудования, включая НДС;
В первой проводке требуется ввести реквизиты:
1) субконто дебетуемого счета - выбрать из справочника «Основные средства» один из объектов «шлифовальный станок БСЗВ-5.5», из справочника «Места хранения» выбрать элемент «Общий склад»; субконто кредитуемого счета - выбрать контрагента «АО Процесс» и документ-основание - «Счет № 301-а»;
2) если на счете 07 установлено ведение количественного учета, потребуется ввести количество оборудования. Так как мы учитываем каждую единицу оборудования как отдельный инвентарный объект, то в качестве количества всегда потребуется вводить 1.
Следует обратить внимание, что во второй проводке требуется ввести только второе субконто дебетуемого счета. Здесь имеется один нюанс. В качестве второго объекта аналитики по счету 19.1 необходимо указать документ «Счет-фактура полученный», которого в списке документов «Счета-фактуры полученные» еще нет. Если при вводе типовой операции добавить документ «Счет-фактура полученный», то необходимо помнить, что при его проведении он сформирует проводку аналогичную той, которую мы пытаемся сформировать типовой операцией, то есть сумма НДС будет попросту задвоенна. Чтобы избежать подобной коллизии, можно либо не проводить документ «Счет-фактура полученный», либо при вводе подобных типовых операций вообще отказаться от второй проводки. При решении данной задачи воспользуемся вторым способом учета НДС, то есть, удалим вторую проводку 113 типовой операции и воспользуемся документом типовой конфигурации «Счет-фактура полученный».
Как видим, типовая операция дает серьезный эффект, облегчая ручной ввод проводок.
После того как все необходимые реквизиты введены, активной становится экранная кнопка Ок, выполняющая запись операции и закрытие окна. Ее нажатие приведет к завершению ввода операции.
Использование метода копирования при вводе типовых операций
После ввода первой операции, отражен факт поступления только одной единицы оборудования «Шлифовальный станок БСЗВ-5.5». Необходимо отразить в учете поступление еще двух единиц оборудования. Для этого понадобится ввести еще две операции. Одну для второй единицы оборудования «Шлифовальный станок БСЗВ-5.5», а другую - для оборудования «Пилорама «Галактика-3».
В этом случае удобно при вводе типовых операций воспользоваться методом копирования.
Для этого необходимо в журнале операций установить курсор на копируемую операцию (в нашем случае операция поступления единицы оборудования «Шлифовальный станок БСЗВ-5.5»), после этою инициировать ввод типовой операции методом копирования через меню «Действия - Копировать типовую» или горячими клавишами СТRL+F9.
Поскольку основные реквизиты операции-образца полностью совпадают с реквизитами новой операции, после обращения к шаблону типовой операции, в нем будут присутствовать практически все необходимые реквизиты. Здесь следует быть внимательным и помнить о том, что два шлифовальных станка, хотя и имеют одинаковые характеристики, но представляют два разных инвентарных объекта, зарегистрированных о справочнике под разными инвентарными номерами. В связи с этим понадобится в проводке операции исправить первое субконто дебетуемого счета, выбрав из справочника основных средств другой инвентарный объект.
Тот же самый прием можно использовать для ввода операции по поступлению одной единицы оборудования «Пилорама «Галактика-3».
Результаты ввода типовых операций по поступлению оборудования
Для ввода всей информации по приходу оборудования понадобилось трижды воспользоваться типовой операцией «Поступление оборудования от поставщика»- по одному разу на каждую единицу оборудования. В результате в журнале операций отражено три однотипных операции, относящихся к одному факту хозяйственной деятельности и одному документу.
Этим операциям соответствуют три проводки.
Тем самым отражение фактов хозяйственной деятельности, изложенных в задаче можно считать завершенным. Еще раз обратим внимание на то, что хотя эти операции были введены с использованием механизма типовых операций, но после ввода они ничем не отличаются от ручных операций. Теперь по отношению к ним могут быть применены те же самые приемы, которые допустимы для обычных операции. Имеется возможность изменять любые реквизиты операций и проводок, удалять как операцию в целом, так и отдельные ее проводки и т.п.
Для отражения суммы НДС в компьютерной бухгалтерии используется документ «Счет-фактура полученный». Порядок заполнения экранной формы документа при поступлении оборудования практически ничем не отличается от порядка заполнения документа при покупке материалов.
Правильность отражения информации в компьютерном учете можно проверить, используя стандартные отчеты. Достаточно информативной и полезной будет ведомость «Анализ счета по субконто», сформированная для счета 60.1 и конкретному субконто: - «Счет №301-а от 27.07.2001».
В этой ведомости можно найти подтверждение правильности ввода информации, поскольку итоги по стоимости оборудования и сумме НДС совпали с данными первичных документов, явившихся основанием для ввода операций. Стоимость всего оборудования, поступившего по счету, включая НДС, составила 32 400.00 руб., сумма НДС - 5 400.00 руб., стоимость оборудования без НДС - 27 000.00 руб.
Обратимся к отчету «Анализ субконто», развернутому по субсчетам и сформированному по конкретному контрагенту АО «Процесс». Это необходимо для того, чтобы выяснить состояние расчетов с поставщиком оборудования после оприходования основных средств.
Как видно из приведенного анализа, данному контрагенту был выплачен аванс (Дебет 60.2), и от него же получены материальные ценности (Кредит 60.1). То есть, при оприходовании оборудования к монтажу с помощью типовой операции, автоматического зачета выданного аванса не производится, следовательно бухгалтеру самому необходимо произвести зачет выданного аванса. Для этой цели следует воспользоваться встроенным в типовую конфигурацию документом «Зачет аванса поставщику».
Использование документа «Зачет аванса поставщику»
Обращение к документу осуществляется посредством меню «Документы - Регламентные - Зачет аванса поставщику». На рисунке представлена форма диалога документа с заполненными реквизитами.
В шапкедокумента указывается«Поставщик» - элемент справочника «Контрагенты».
Реквизит «Зачет аванса»определяет способ определения суммы аванса: только по договору или без указания договора.
Табличная частьдокумента имеет следующие графы:
• номер строки таблицы (редактируемое значение);
• наименование Договора (редактируемое значение);
• сумма зачета аванса по договору.
Табличная частьдокумента может быть заполнена автоматически с помощью кнопки«Заполнить». Заполнение происходит в соответствии с остатками на субсчете 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)». При этом, если по данному субконто остаток по субсчету 60.1 превышает остаток по субсчету 60.2 «Расчеты по авансам выданным (в рублях)», то документ не будет проведен, а в окне комментария будет выведено соответствующее предупреждение.
В результате проведения данного документа, в журнале операций появится соответствующая запись.
Этой операции соответствует одна проводка.
Ввод операций по передаче оборудования в монтаж
Согласно постановке задачи 20 только один объект оборудования «шлифовальный станок БСЗВ-5.5» (инв. № 4005) передан в монтаж. Данная операция отражается проводкой в дебет счета 08.4 и кредит счета 07 на сумму стоимости оборудования без НДС. Тем самым стоимость оборудования при передаче его в монтаж включается в объем капитальных вложений.
Для отражения данной операции можно воспользоваться типовой операцией «Передача оборудования в монтаж». На рисунке показан процесс ввода операции.
Дата операции соответствует дате акта приемки-передачи оборудования в монтаж, если она совпадает с установленной рабочей датой, то ее ввод не требуется. Сумма операции не вводится, поскольку сумма единственной проводки определяется по формуле, через обращение к бухгалтерским итогам счета 07 по конкретным объектам аналитики, выбранным в проводке.
При вводе типовой операции понадобится в поле «Содержание»добавить номер акта приемки-передачи оборудования. В проводке необходимо определить аналитику дебетуемого и кредитуемого счетовСумма проводки рассчитывается автоматически.
Следует особо отметить, что, хотя на счете 08.4 и 07 выбирается один и тот же объект из одного и того же справочника «Основные средства» тем не менее, с точки зрения выполненной нами организации аналитического учета это - разные субконто. На счете 08.4 - субконто «Основные средства», на счете 07 - субконто «Оборудование» В дальнейшем, при анализе информации по учету основных средств, мы еще раз вернемся к данному вопросу.
В результате в журнале операций должна быть зарегистрирована запись о введенной операции.
Ввод операции по приемке монтажных работ
На основании акта о приемке работ (или другого заменяющего его документа) в компьютерном учете отражается операция, связанная с приемкой монтажных работ. В бухгалтерском учете делается две записи. В кредит счета 60.4 списывается принятая к оплате стоимость монтажных работ, включающая НДС. Данная сумма относится в дебет счетов 08.4 и 19.1. Первая операция отражает увеличение объема капитальных вложений, связанных с приобретением объекта основных средств, на стоимость монтажных работ без учета НДС. Вторая отражает сумму НДС, выделенную из общей стоимости работ при получении от поставщика счета-фактуры.
Факт приемки монтажных работ можно отразить в компьютерной бухгалтерии при помощи типовой операции «Приемка работ по монтажу оборудования»либо при помощи документа типовой операции«Услуги сторонних организаций». Порядок заполнения документа показан на рисунке.
Дата операции соответствует дате акта приемки монтажных работ. Также в шапке документа указываются реквизиты организации, осуществляющей монтаж оборудования; порядок расчета налогов (в рассматриваемом варианте «НДС сверху 20%»); а также как и во всех документах, которые так или иначе отражают расчеты с контрагентами, предусмотрено два варианта формирования проводок по НДС: либо самим документом, в таком случае необходимо установить переключатель в положение «Дата и номер счета-фактуры» и указать в поле дату и номер счета фактуры, либо документом «Счет-фактура полученный», в таком случае достаточно просто установить переключатель в положение «Счет-фактура поставщиком не предъявлен».
Операция ввода объекта в эксплуатацию
На основании акта приемки-передачи основных средств в бухгалтерии отражается операция ввода объекта ОС в эксплуатацию. Каким способом ввести эту операцию?
После того как на счете 08.4 отражены все капитальные вложения, связанные с приобретением и монтажом объекта основных средств, ничто не мешает нам воспользоваться встроенным документом «Ввод в эксплуатацию ОС»для отражения в компьютерном учете соответствующей операции
Заполнение диалоговой формы ввода документа показано на рисунке и не должно вызвать каких-либо затруднений. При вводе в документ основного средства следует помнить, что на предприятие поступило два одинаковых станка, но они представлены в справочнике как два инвентарных объекта с разными инвентарными номерами. Поэтому для решения поставленной задачи необходимо выбрать объект с соответствующим инвентарным номером.
При этом интересно обратить внимание на следующую деталь. Имеется возможность заполнить поле - «Первоначальная стоимость»в автоматическом режиме нажатием кнопкиОбъем влож. во внеоборотн. активы. Нажатие этой кнопки приведет к тому, что все затраты, связанные с приобретением и вводом в эксплуатацию основного средства будут просуммированы и включены в документ. Общая сумма затрат составила 8083.33 руб., что соответствует исходным данным. Она складывается из покупной стоимости станка, 7333.33 руб. и стоимости монтажных работ - 750.00 руб. (обе суммы не включают НДС). То есть, как и положено, вся сумма капитальных вложений, связанных с приобретением основного средства, учтена на счете 01 в качестве его первоначальной стоимости.
Таким образом, можно смело сохранять и проводить данный документ. Результатом явится запись в журнале операций.
Данная операция включает одну проводку.
Анализ информации по приемке и монтажу оборудования
Особенностью принятой нами организации аналитического учета является то, что в рассмотренной группе операций принимают участие объекты, хранимые в одном справочнике, но относящиеся к разным видам субконто. В операциях участвуют субконто двух видов: «Оборудование»и«Основные средства», причем и тому и другому виду субконто соответствует один справочник -«Основные средства». Используя стандартные отчеты программы, рассмотрим, к каким результатам привели выполненные операции.
Обратимся к стандартной ведомости «Анализ субконто»и сформируем ее для субконто вида«Оборудование». В ведомости отразятся остатки и обороты по каждому объекту учета данного вида.
В ведомости видим, что в ней отражена информация о каждом из объектов, фигурировавших в задаче. Дебетовый оборот по каждому объекту говорит об оприходовании оборудования на счет 07.
Дебетовый остаток на конец периода показывает, что оборудование числится в учете на счете 07 в указанной стоимостной оценке. Заметим. что по одной из единиц оборудования, а именно, по одному из шлифовальных станков, конечное сальдо отсутствует. Это свидетельствует о том, что данный объект прекратил свое существование как оборудование к установке. Кредитовый оборот, зафиксированный по данной позиции, отражает процесс списания стоимости данного объекта.
Теперь обратимся к стандартной ведомости «Анализ субконто»сформированной для субконто вида -«Основные средства». В ведомости присутствует информация об остатках и оборотах по каждому объекту учета данного вида. Причем из всех объектов, фигурировавших в задаче, в ведомости представлена информация только об одном объекте - «шлифовальный станок БСЗВ-5.5».
В этой ведомости шлифовальный станок выступает в качестве другого объекта учета - основного средства.
На счете 01 зафиксирован дебетовый оборот, указывающий на то, что основное средство поставлено на баланс предприятия. В результате на счете 01 по данному объекту образовалось конечное дебетовое сальдо, представляющее собой первоначальную стоимость основного средства.
Дебетовый оборот по счету 08 демонстрирует сумму всех затрат по данному объекту ОС, кредитовый оборот на ту же сумму показывает, что процесс капиталовложений по данному объекту завершен и объект введен в эксплуатацию.
Примеры хозяйственных ситуаций
В реальной хозяйственной практике операции поступления оборудования, его монтажу и наладке встречаются в сочетании с операциями оплаты счетов организаций-поставщиков, а также услуг монтажных, транспортных организаций. Причем эти операции могут следовать в различных сочетаниях и последовательности. Реализуем на компьютере несколько примеров хозяйственной деятельности условного предприятия «ЭПОС», связанных с приобретением, монтажом и оплатой оборудования, вводом объектов основных средств в эксплуатацию.
Задача 21
В продолжение задачи 20 требуется отразить в компьютерной бухгалтерии следующие хозяйственные операции по вводу в эксплуатацию остальных единиц оборудования, приобретенных у АО «Процесс».
05.08.2001 второй комплект оборудования «Станок шлифовальный БСЗВ-5.5» (инв. № 4006) передан из общего склада в столярный цех для установки и монтажа специалистами АО «Процесс». Составлен акт №38 от 05.08.2001 приемки-передачи оборудования в монтаж.
06.08.2001 работы по установке и монтажу оборудования «Станок шлифовальный БСЗВ-5.5» (инв. М 4006) приняты приемочной комиссией по акту приемки работ №15 от 06.08.2001. Работы по монтажу приняты к оплате в размере 900.00 руб., включая НДС. Акт передан в бухгалтерию.
06.08.2001 выписано платежное поручение № 5 от 06.082001 на оплату монтажных работ по установке и наладке двух комплектов оборудования, выполненных АО «Процесс» по актам № 13 и № 15 не сумму 1800.00 руб. (включая НДС).
09.082.001 комиссией по приемке основных средств составлен акт № 6 приемки основного средства «Станок шлифовальный БСЗВ-5.5». Акт передан в бухгалтерию для отражения факта ввода основного средства в эксплуатацию в бухгалтерском учете.
09.08.2001 получена выписка банка, подтверждающая оплату в сумме 1800.00 руб. АО «Процесс» по платежному поручению № 5 от 06.08.2001.
09.08.2001 комплект оборудования «Пилорама Галактика-З» (инв. № 4004) передан из общего склада в столярный цех для установки и монтажа специалистами НПО «Атлант». Составлен акт № 41 от 09.082001 приемки-передачи оборудования в монтаж.
11.08.2001 работы по установке и монтажу оборудования «Пилорама Галактика-3» приняты приемочной комиссией по акту приемки работ №21 от 11.08.2001. Работы по монтажу приняты к оплате в размере 1200.00руб., включая НДС. Акт № 21 передан в бухгалтерию.
12.08.2001 выписано платежное поручение № от 12.08.2001 на оплату монтажных работ, выполненных НПО «Атлант»
13.08.2001 комиссией по приемке основных средств составлен акт № 7 приемки-передачи основного средства «Пилорама Галактика-3» и передан в бухгалтерию.
13.082001 получена выписка банка, подтверждающая оплату 1200.00 руб. НПО «Атлант» по платежному поручению №6 от 12.08.2001.
Операцию от 05.08.2001 можно полностью скопировать из аналогичной операции от 02.08.2001, заменив дату операции, а также первое субконто дебетуемого и кредитуемого счетов, поскольку, несмотря на одинаковое наименование в операциях участвуют разные объекты.
Документ от 06.08.2001 по приемке монтажных работ можно полностью скопировать из аналогичного документ от 04.08.2001, заменив дату и субконто дебетуемого счета. Последнюю замену понадобится выполнить, поскольку несмотря на одинаковое наименование объектов, они представляют собой разные единицы оборудования. В кредитуемом счете первое субконто «Контрагент» остается без изменения, а документ-основание понадобится ввести в справочник и выбрать в качестве второго субконто.
Для выписки платежного поручения №7 от 06.08.2001 лучше всего воспользоваться документом типовой конфигурации «Платежное поручение». При заполнении диалоговой формы ввода документа пусть не смущает необходимость ввода информации о документе-основании. В данном случае этот реквизит не является аналитическим признаком, а служит для заполнения текста назначения платежа. В строку с данным текстом придется добавить от руки ссылку на акт № 15.
Для реализации операции по приемке основного средства по акту № 4 от 09.08.2001 лучше всего воспользоваться документом «Ввод в эксплуатацию ОС»с автоматическим заполнением табличной части.
Также возможно использование режима копирование из ранее введенного документа.
Документ сформирует операцию, которая будет зарегистрирована в журнале операций.
Для ввода выписки банка от 09.08.2001 целесообразно воспользоваться документом «Банковская выписка»с автоматическим подбором табличной части по платежным документам.
Прежде чем вводить операцию по передаче оборудования «Пилорама Галактика-3» к монтажу, можно определить стоимость оборудования, по которой оно учтено на счете 07. Для этого достаточно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 07, в строке объекта «Пилорама Галактика-3» можно увидеть конечное дебетовое сальдо. Именно оно и должно фигурировать в проводке поданной операции. Что можно проверить после ввода типовой операции, которая состоит из одной проводки.
На момент ввода операции от 11.08.2001 по установке и монтажу оборудования «Пилорама Галактика-3», в справочниках системы отсутствуют значения субконто кредитуемого счета. В результате чего в процессе ввода операции потребуется ввести в справочник новую организацию и документ-основание.
Перечисленные выше, а также последующие операции уже встречать в данном задании, и их реализация не должна вызвать затруднений.
Операция от 13.08.2001 по вводу ОС в эксплуатацию может быть введена при помощи документа «Ввод в эксплуатацию ОС», она будет содержать одну проводку.
Проводка по оплате платежного поручения № 6 от 12.08.2001 вводится при помощи документа «Банковская выписка».
Для проверки корректности ввода операций сформируем аналитические ведомости.
Прежде всего нужно убедиться в завершенности расчетов с поставщиками и исполнителями монтажных работ. Для этого удобно воспользоваться ведомостью «Анализ субконто», сформированной для субконто«Контрагенты».
Аналогичная ведомость для субконто «Оборудование» должна показать, что все объекты оборудования были переданы в наладку и монтаж, и к настоящему моменту в учете не числится ни одной единицу оборудования, требующей наладки и монтажа, о чем свидетельствует отсутствие конечного сальдо по каждой позиции.
Анализ субконто «Основные средства»должен показать объем выполненных капиталовложений по каждому объекту ОС - дебетовый оборот счета 08, а также то, что основные средства полностью переданы в эксплуатацию и учтены на счете 01 по их первоначальной стоимости.
Наиболее общие итоги могут быть получены в стандартном отчете «Оборотно-сальдовая ведомость».
Общую стоимостную оценку основных средств, числящихся на балансе предприятия можно увидеть в строке счета 01 в графе «Сальдо на конец периода дебетовое». На счете 07 зафиксировав дебетовый и кредитовый обороты на сумму 27 000.00 руб., конечное сальдо отсутствует. Это свидетельствует о том, что работы по вводу в эксплуатацию всего поступившего оборудования полностью завершены и оно включено в состав основных средств предприятия.