Питання для контролю вивченого матеріалу

1. Як сформувати базу даних?

2. Як створити таблицю?

3. Як працювати з Майстром підстановок?

4. Як зв’язати таблиці між собою?

5. Як редагувати та обробляти записи?

6. Як застосовувати маску?

Література

1. Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. Посіб. / За ред. О.І. Пушкаря – К.: “Академія”. – с. 472-487.

2. Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навчальних закладів. – К.: “Академія”, 2002. – с. 162-173.

Самостійна тема № 15 (Урок № 37,38)

Тема: Складання запитів та звітів в середовищі Access. Складання форм та створення найпростіших макросів в Access.

1. Поняття і складання звіту.

2. Поняття і складання запиту.

3. Створення форми.

4. Макроси.

1. Поняття і складання звіту.

Звіти використовують для відображення результативних даних з таблиць і запитів у зручному для огляду вигляді. Звіти створюються в тих випадках, коли потрібно наглядно представити на екрані або папері інформацію, що є в базі даних.

Створимо звіт, що виведе всі відділи та посади, які є в цих відділах.

Для створення звіту потрібно на вкладці Отчеты, вибрати для створення пункт Мастер отчетов. У списку джерела даних вказати таблицю. Натиснути кнопку ОК.

Вибрати таблицю, наприкладЗаказы на работы і всі її поля перенести в колонку вибраних полів. Вибрати іншу таблицю і перенести потрібні поля. Натиснути кнопку Далее.

Вибрати тип звіту. Натиснути кнопку Далее.

При потребі вказати сортування по полям. Натиснути кнопку Далее.

Вибрати стиль звіту. Натиснути кнопку Далее.

Ввести назву звіту. Натиснути кнопку Готово. Для огляду звіту потрібно виділити назву звіту і натиснути кнопку Открыть.

За допомогою кнопки Конструктор можна змінити структуру звіту.

2. Поняття і складання запиту.

Запити призначені для відбору потрібних даних з однієї або кількох таблиць на основі деяких критеріїв. Завдяки їм з БД у будь-який момент можна отримати потрібні дані. Результатом запиту є набір записів, зібраних у таблицю.

Одним із найпростіших запитів є простий запит, що дає змогу зі зв’язаних таблиць бази даних одержати нову таблицю, у яку включені окремі поля різних таблиць. Розглянемо процес створення простого запиту на прикладі відбору даних з таблиць 1 і 2.

Перейти на вкладку Запросы. Натиснути кнопку Создать простой запрос.

На екрані з’явиться діалогове вікно, у якому слід вказати назву таблиці та назву полів цієї таблиці, які переносяться в запит. У списку Таблицы/Запросы вибрати спочатку таблицю 1, з вікна Доступные поля перенести потрібні поля у вікно Вибранные поля.

Аналогічно зробити вибір полів з таблиці 2. У вікні Таблицы/Запросы вибрати таблицю 2, з вікна Доступные поля перенести потрібні поля у вікно Вибранные поля. Натиснути кнопку Далее.

Дати назву запиту. Активізувати перемикач у полі Открытие результата исполнения запроса. Натиснути кнопку Готово.

На екрані з’явиться таблиця.

Для внесення змін у запит потрібно скористатися кнопкою Конструктор. З’явиться вікно побудови запиту.

У цьому режимі можна додати потрібні поля з таблиць, дані яких уже використовувалися в запиті (вибираючи в порожньому стовпчику назву поля таблиці), а за необхідності додати й нові таблиці БД за допомогою кнопки панелі інструментів.

Можна для параметрів додавати сортування за зростанням, за спаданням (рядок Сортировка).

Одним із найуживаніших запитів є запит на вибірку. Такий запит легко створити з простого запиту, вказавши критерії відбору даних. Для цього в рядку Условие отбора оформляється за допомогою логічного виразу умови. Записи БД, які підпадають під цю умову, будуть записані в запиті, записи, що не підпадають під умову, будуть ігноруватися. Створення логічних виразів відбувається в рядку Условие отбора того поля, для якого створюється умова відбору. Для цього використовують знаки <, >, = для даних типу Числовой, Счетчик, Дата, параметри Тruе, Falsе, Аnd, Оr, порівнюють текстові значення. Для побудови логічних виразів зручно користуватися Построитель выражений, який можна визвати кнопкою на панелі інструментів або командою контекстного меню Построить... для Условие отдбора. Вікно Построителя выражений складається з двох частин. Зверху знаходиться поле побудови виразу, знизу — елементи виразу.

У першому нижньому списку вказати назву запиту або таблиці.

У другому списку вибрати назву поля, для якого створюється умова відбору, і натиснути кнопку Вставить.

Натиснути необхідну кнопку, яка зображає логічний оператор, і ввести необхідне конкретне значення для даного поля.

Натиснути кнопку ОК.

Наприклад: доповнимо створений простий запит умовою відбору для поля Посада. Нас цікавлять прізвища робітників, які працюють водіями. Для цього в рядку Условие одбора для поля Посада побудуємо логічний вираз: [Посада] = водій.