7.4. Поняття про робочі документи аудитора, їхня класифікація та порядок зберігання.

Установлення положень і надання рекомендацій щодо документації в контексті аудиту фінансових звітів викладено в МСА 230 "Аудиторська документація".

Процес аудиторської перевірки та її результати мають бути своєчасно документально оформлені. Цей процес повинен забезпечити:

• достатній та відповідний запис основи для аудиторського висновку;

• докази того, що аудиторська перевірка виконана відповідно до МСА та застосованих законодавчих і нормативних вимог.

Склад і кількість аудиторських документів визначає аудитор у кожному конкретному випадку. При цьому вирішальне значення відіграє мета складання робочих документів, а саме:

• планування аудиторської перевірки;

• контроль за якістю проведеної перевірки;

складання аудиторського звіту і підготовлення висновку про фінансову звітність;

• дур, робіт;

• збір матеріалів для перевірки фінансової звітності з їх подальшим узагальненням;

• забезпечення юридичної обґрунтованості проведення аудиту,законності;

• контроль робочого часу аудитора та обґрунтування оплати його праці (гонорару);

• обґрунтований вибір методики, методів та способів проведення аудиту, напрямів та підходів перевірки;

• документальне оформлення встановленого або визначеного самим аудитором аудиторського ризику з наведенням його величини;

• формування уявлення про професіоналізм, кваліфікацію аудитора, його компетентність та можливості їх підвищення;

• отримання матеріалів для наступних аудиторських перевірок.

В МСА 230 подано визначення поняття "аудиторська документація", що означає запис виконаних аудиторських процедур, отриманих відповідних аудиторських доказів та висновків, яких дійшов аудитор (іноді також використовуються такі терміни, як "робочі документи " та "документи ")[6].

Аудиторські документи повинні відповідати таким вимогам:

• містити достатньо повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, який не брав участі в перевірці, мав змогу скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки;

• при складанні робочих документів аудитор повинен враховувати не лише інформацію, що стосується звітного періоду, а й дані минулих періодів (наприклад, сальдо за рахунками на кінець попереднього періоду), а також інформацію, отриману після складання бухгалтерської звітності, про події, що сталися після завершення звітного періоду і можуть істотно вплинути на діяльність або фінансовий стан підприємства;

• документи повинні відображати найбільш істотні моменти,стосовно яких аудитор повинен висловлювати свою думку,охоплювати найважливіші напрями перевірки та завдання, поставлені й вирішені аудитором;

.. • дозволяти оцінити фінансову звітність згідно зі встановленими критеріями;

• містити інформацію, необхідну або корисну для наступних аудиторських перевірок;

• відображати стан та оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь довіри до неї;

• фіксувати проведені аудитором процедури з перевірки та оцінювання системи бухгалтерського обліку клієнта, дотримання прийнятої (встановленої) облікової політики та відповідність бухгалтерського обліку на підприємстві встановленим принципам, стандартам, вимогам та законам;

• повинні бути складені чітко та розбірливо;

• скорочення та умовні позначення повинні бути пояснені на початку папки робочих документів;

• необхідно обов'язково вказувати місце та дату складання документа, прізвище аудитора та його підпис, номер документа,порядковий номер сторінки в робочій документації;

• повинні бути вказані джерела інформації та дані про походження наведених документів, що фіксують фінансово-господарську діяльність підприємства, а також про виконані аудиторські процедури.

Аудиторська документація може існувати у формі даних на папері, електронних або інших носіях. Аудиторська документація з конкретного завдання збирається в аудиторському файлі.

На форму, зміст та обсяг аудиторської документації впливають різні чинники.

Щоб забезпечити конфіденційність, зберігання, цілісність, зрозумілість та відтворюваність робочої документації, аудиторська фірма може впровадити такі заходи контролю:

• використання аудиторами паролю, щоб обмежити доступ до електронної документації уповноваженими користувачами;

• відповідні процедури резервного копіювання електронної документації на окремих етапах аудиту;

• процедури належного розподілу документації між: членами груп з виконання аудиту на початку завдання, її оброблення протягом виконання аудиторських процедур та упорядкування наприкінці роботи;

• процедури, що обмежують доступ та забезпечують належний розподіл та конфіденційне збереження робочої документації у формі друкованої копії.

У процесі аудиторської перевірки аудитор виконує велику кількість різноманітних аудиторських процедур, що допомагають вирішити поставлені перед ним завдання. Склад і кількість аудиторських документів аудитор визначає в кожному окремому випадку.

Порядок зберігання і використання робочих документів аудитора.

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. Робочі документи є власністю аудитора. Він має право складати довідки на основі витягів із своїх робочих документів. Однак його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності.

Робочі документи аудитора не можуть розглядатися як частина фінансової документації клієнта. Робочі документи не можна вимагати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це передбачено рішенням судових і слідчих органів. Робочі документи повинні бути професійно складеними, їх оформлення повинно забезпечувати доступність для читання.

На аудитора покладається відповідальність по своєчасному завершенню формування остаточного аудиторського файлу після дати аудиторського висновку.

Завершення формування остаточного аудиторського файлу - це адміністративний процес, що не потребує виконання нових аудиторських процедур або складання нових висновків.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, достатнім строком для цього процесу є 60 днів від дати аудиторського висновку.

Одночасно передбачається, що закон чи нормативний акт може встановлювати інші крайні строки, до яких слід завершити формування остаточних файлів для конкретних типів завдань.

Після завершення формування аудиторського файлу не слід вилучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду зберігання.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів, яке задовольняє вимогам зберігання і конфіденційності.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, період зберігання становить не менше п'яти років від дати аудиторського висновку.

Строк зберігання робочої документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і юридичними вимогами, а у випадку необхідності також іншими додатковими умовами.

Формування аудиторського файлу може бути здійснено в певній послідовності:

1. Документи з планування. План і програма аудиторської перевірки

2. Документи з перевірки внутрішнього контролю, дотримання принципів бухгалтерського обліку, попереднього аналітичного огляду стану справ на підприємстві

3. Документи з фізичної перевірки окремих статей балансу та коригування у фінансовій звітності

4. Документи з оцінки показників звітності. Документи детального аналітичного огляду, перевірки та підтвердження окремих показників, документів. Тести, запити, а також інші докази надані підприємством-клієнтом (первинні документи, дані аналітичного та синтетичного обліку) та документи, що складаються особисто аудитором

5. Копії реєстрів синтетичного та аналітичного обліку, на яких аудитор робить свої відмітки, записи про перевірку, підтвердження сум, залишків та інших даних, використовуючи при цьому спеціальні позначення

6. Звіт про перевірку, що містить висновок аудитора

Після завершення аудиту мінімум один примірник усієї підсумкової документації (аудиторського висновку і додаткової документації) залишається в аудитора (аудиторській фірмі).

Документи аудиторської перевірки є власністю аудитора, їх зміст є конфіденційним і не підлягає розголосу.

У ст. 17 Закону України "Про аудиторську діяльність", визначено, що документи, передані замовником аудиторові (аудиторській фірмі) для проведення аудиту, не підлягають розголошенню чи вилученню без згоди замовника.

Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочих документів (частини або витяг) про проведену перевірку, за винятком окремих випадків (наприклад, за вимогою правоохоронних органів; у випадку контролю роботи аудитора та її якості).

У постійному архіві аудиторської фірми доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому.

Архів має підтримуватися на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатись і відповідним чином поповнюватися.

При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку (файл) і відповідно позначити. Матеріали, що зберігаються в папці постійного архіву, використовує керівник групи для підготовки до чергового аудиту.

Аудиторська фірма повинна розробити процедури для забезпечення зберігання робочих документів протягом періоду, необхідного для дотримання юридичних і професійних вимог щодо зберігання документації, враховуючи, що документи доцільно зберігати до того часу, поки вони можуть бути корисними.

Запитання для самоперевірки

1. Яка мета проведення аудиторських процедур?

2. Що таке аудиторські докази?

3. Як саме одержують аудиторські докази?

4. Яким критеріям повинні відповідати аудиторські докази?

5. Що є критеріями кількості аудиторських доказів?

6. Які фактори впливають на достатність і належність аудиторських доказів?

7. За допомогою яких процедур аудитор одержує аудиторські докази?

8. Якими документами оформлюють процес аудиту?

9. За якими ознаками класифікують робочі документи аудитора?

10. Які вимоги до оформлення робочих документів аудитора?

11. Як необхідно зберігати робочі та підсумкові документи аудитора?

12. Яку відповідальність несе аудитор (аудиторська фірма) за конфіденційність та збереження аудиторських документів?

13. Який порядок формування аудиторського файлу?

14. Які заходи контролю вживаються аудиторами (аудиторськими фірмами) для забезпечення конфіденційності інформації ‘ накопиченій в аудиторських документах?

15. Які особливості формування аудиторського файлу в умовах застосування комп'ютерних інформаційних систем?

16. Які зміни в аудиторській документації можуть мати місце за виняткових обставин після дати аудиторського висновку?

17. Як саме відбувається ідентифікація особи, яка веде або перевіряє робочу документацію?