§ 4.2. Управление комплектованием кадров Задачи менеджера при комплектовании кадров

Одной из задач менеджера по персоналу является подбор и отбор кадров. При комплектовании кадров обычно решаются следующие задачи:

• определение оптимальной численности исполнителей;

• определение качественного состава и подбор кадров;

• распределение по рабочим местам в соответствии с профессионально - квалификационным уровнем персонала;

• сохранение квалифицированных работников;

• обеспечение продвижения по службе внутри организации.

Для определения степени укомплектованности предприятия персоналом используют коэффициент комплектования кадров:

.

где С_p.m.i – необходимое число рабочих мест;

С_p.i. – численность работников во всех сменах.

Очевидно, что процесс комплектования кадров, как в принципе и любой другой, подвержен влиянию различных факторов. Традиционно их разделяют на внешние и внутренние.

К внешним факторам относятся:

• демографические (пол, возраст и т. п.);

• социально-экономические (образование, уровень дохода и т. п.);

• правовые (КЗоТ РФ и другие нормативные акты);

• научно-технические (организационно-технический уровень предприятия).

Внутренние факторы могут быть представлены совокупностью различных воздействий, определяющих эффективность выполнения задач комплектования.

Основные статьи затрат, связанные с работой персонала

В деятельности предприятия многое зависит от начального этапа комплектования кадров. Поэтому необходимо оценить возможные потери от ошибок при проведении кадровой политики, для чего нужно прежде всего рассмотреть структуру затрат на персонал. При этом следует учитывать, что потери могут стать и результатом различного уровня подготовки кадров.

Структура затрат на персонал включает следующие статьи расходов: на наем, отбор, обучение, заработную плату, премии, льготы, увольнение и потери от некомпетентности сотрудников.

Расходы на обучение включают затраты на профессиональную ориентацию, повышение квалификации специалистов, подготовку персонала (привитие и развитие навыков), профессиональное обучение, тренерство и наставничество.

Потери от некомпетентности сотрудников носят двойственный характер. Если их причиной стал производственный рабочий, то такие потери являются обыкновенным браком. В случае же, например, менеджера это может быть недополученная прибыль по причине неверного или запоздалого решения.

Оценка структуры и состава затрат на персонал позволяет избежать многих потерь исключительно за счет привлечения профессиональных и опытных менеджеров по персоналу на этапе комплектования.

Минимизация ошибок при найме

Для минимизации ошибок при комплектовании кадров необходимо предварительно выполнить следующие процедуры:

1. анализ выполняемой работы и конкретного рабочего места;

2. описание работы;

3. составление персональной спецификации (спецификации работы).

Первая процедура осуществляется, как правило, с помощью контрольных блоков вопросов (зарубежный подход). Весь процесс разделяется на контрольные блоки. Причем, отвечая на эти вопросы, важно получить комплексную оценку работы и в итоге сформировать профессиональную спецификацию и должностную инструкцию.

Контрольный блок 1. Метод ключевых слов:

• что выполняется на данном рабочем месте;

• когда это делается (сроки, продолжительность);

• зачем это делается;

• где находится конкретное рабочее место;

• как это делается.

Контрольный блок 2. Обязанности:

• ответственность за подчиненных;

• ответственность за оборудование, материалы;

• финансовая ответственность.

Контрольный блок 3. Взаимоотношения:

• в с вышестоящими работниками;

• с коллегами;

• с другими отделами и подразделениями;

• с посетителями, клиентами, поставщиками и т. п.

Контрольный блок 4. Требования, предъявляемые к работнику:

• квалификация и опыт;

• требуемый стандарт по характеристикам, по результатам;

• аналитические способности;

• оборудование и обучение;

• физические данные и здоровье;

• мотивация.

Контрольный блок 5. Рабочие условия:

• физические условия и окружающая среда;

• социальные условия и рабочая группа;

• экономические условия и оплата.

Контрольный блок 6. Проверка или контроль и оценка результатов:

• проверка, осуществляемая работодателем;

• проверка, осуществляемая вышестоящим руководством.

Вторая процедура предусматривает описание работы. При этом фиксируются следующие факты:

• название занимаемой должности;

• квалификационный разряд;

• подчинение (кому подчиняется работник в этой должности и кто подчиняется ему);

• перечень обязанностей и степень ответственности;

• особые обязанности (по штату, по фондам, по финансам, по конфиденциальности информации).

Третья процедура — составление персональной спецификации (документа, содержащего требования, предъявляемые к исполнителю работы). На данном этапе фиксируются:

• умственные качества (минимум — хорошая речь, эрудиция, желательно — высокая эрудиция, красноречие, аналитические способности);

• физические качества;

• образование и квалификация;

• опыт и подготовка;

• личные качества (ответственность, целеустремленность, добросовестность, потенциал);

• функциональное описание выполняемой работы.