1. Планування презентації.

Необхідно визначити й скласти список ключових питань і вивчити матеріал створюваної презентації. Для цього доцільно зібрати первинну інформацію, провести співбесіда із зацікавленими особами, з'ясувати цільову групу, на яку буде орієнтована презентація. Зміст презентації повинне залежати від цілей доповідача, інтересу й рівня підготовленості аудиторії. Доцільно визначити основні моменти доповіді, які необхідно донести до слухачів.

На основі аналізу отриманої інформації варто вибрати тип майбутньої презентації - зі сценарієм, інтерактивна або безперервна. Далі розробити максимально докладну схему презентації у вигляді послідовності кадрів - «розкадрування». Це дозволить спочатку оцінити логічність викладу матеріалу й виявити пробіли в схемі. Створена схема обростає сценарієм, у якому кожному кадру відповідає відібраний і перевірений матеріал.

При створенні сценарію потрібно враховувати запити й індивідуальні особливості майбутньої аудиторії, особливо якщо презентації призначено бути інтерактивної.

2.Створення презентації.

Цей етап пов'язаний з підбором спеціальних програмних і допоміжних засобів для реалізації сценарію, а також поданням його у вигляді послідовності слайдів.

3.Проведення презентації.

Більшість презентацій проходить під управлінням доповідача. Успіх залежить не тільки від якісного ілюстративного матеріалу, але й від ряду позицій, які потрібно враховувати доповідачеві при проведенні презентації. До них можна віднести наступні:

• підготовка до проведення. Необхідно підготувати яскраве, що заслуговує уваги початок презентації, наприклад задатися яким-небудь питанням, здивувати аудиторію або привести в приклад який-небудь випадок, здатний зацікавити аудиторію. Відкриття повинне займати від 5 до 10% часу презентації. Головні ідеї доповіді повинні бути визначені й обґрунтовані статистикою, документами, аналогіями або наочними прикладами й обов'язково пов'язані з темою доповіді. Доцільно підготувати завершення презентації, що створює гарне враження;

• репетиція. Перегляд презентації перед невеликою аудиторією, репетиція доповіді й одержання відкликань і думки колег про зміст і стиль презентації. Настроювання часу на проведення презентації; проведення презентації.

Програма PowerPoint

Вікно програми PowerPoint. Розглянемо його основні елементи. Як і у всіх інших програмах пакета Office 2007, вікно містить кілька вкладок, на яких розміщені основні інструменти.

Подібно текстовому редактору Word 2007 і редактору таблиць Excel 2007, верхня частина вікна не містить панелей інструментів, з якими більшість користувачів знайомі за версією Microsoft Office 2003. Замість її втримується традиційна для останньої версії пакета область переходів, що включає в себе всі основні кнопки, розміщені по вкладках.

Режими перегляду презентацій. Для зручності роботи над презентаціями існують різні режими.

У звичайному режимі відображаються три області: структури, слайда й заміток. Цей режим дозволяє одночасно працювати над всіма аспектами презентації. Розміри областей можна змінювати, перетаскуючи їхньої границі. Призначено цей режим для роботи з окремими слайдами.

Режим структури відображає ті ж три області, що й звичайний режим, але в інших пропорціях: області структури приділяється більша частина вікна. Заголовки слайдів і текст у них відображаються у вигляді ієрархічної структури, що нагадує зміст книги. Цим режимом зручно користуватися для упорядкування всього задуму презентації. В області слайда відображається кожен слайд із урахуванням форматування. Область заміток служить для заміток доповідача. Якщо в замітках повинен бути малюнок, додавати їх треба в режимі сторінок заміток.

У режимі сортувальника слайдів на екрані в мініатюрі відображаються відразу всі слайди презентації. Це спрощує додавання, видалення й переміщення слайдів, завдання часу показу слайдів і вибір способів зміни слайдів. Крім того, можна переглядати анімацію на декількох слайдах, виділивши необхідні слайди й вибравши команду Перегляд анімації.

Режим показу слайдів використається для перегляду проміжних етапів роботи й готової презентації. У цьому режимі можна побачити й почути включені в презентацію візуальні й звукові ефекти.

Створення нової презентації. Безпосередньо після запуску PowerPoint створюється нова презентація з ім'ям Презентація].. Крім того, нову презентацію можна створити, вибравши команду меню Створити або скориставшись сполученням клавіш Ctrl+N. При цьому з'являється область завдань Для початку варто розглянути вже наявні заготівлі, які пропонуються користувачеві:

Порожн й останні — відображає останні шаблони, що використалися, з демонстрацією їхнього зовнішнього вигляду, а також порожню форму для створення презентацій.

Установлені шаблони — за замовчуванням містить шість готових шаблонів для створення власних презентацій, які найбільше часто застосовуються в побуті: класичний і сучасний фотоальбоми, вікторина, рекламний буклет», знайомство з PowerPoint 2007 і презентація для широкоформатних моніторів.

Установлені теми — якщо шаблон впливає в основному на взаиморасположение елементів на аркуші презентації, то тема призначена для видозміни колірної схеми й настроювань графічного відображення. Змінити тему можна як при створенні нової презентації, так і під час безпосередньої роботи над матеріалом слайда.

Мої шаблони — у цій групі можна вибрати один із власноручно створених шаблонів для оформлення презентацій. Така можливість досить корисна для тих користувачів, яким доводиться створювати слайди з унікальним оформленням. Цілком очевидно, що безпосередньо після установки група Мої шаблони не буде містити яких-небудь шаблонів, тому що вони не входять у комплектацію настановного пакета програми.

Microsoft Office Online — дана категорія актуальна при наявності підключення до мережі Інтернет. Містить кілька груп шаблонів, слайдів й елементів графічного оформлення презентацій. Увазі користувача запропонована досить більша колекція тематичних варіантів оформлення графічних презентацій з можливістю використання їх у своїх цілях. При переході в одну з категорій відкривається вікно, що містить оцінку шаблона іншими користувачами, його розмір і час, що буде потрібно для збереження на свій комп'ютер при поточній швидкості підключення.

В Microsoft PowerPoint 2007 відбулися досить значні зміни в порівнянні з аналогічним продуктом з версії 2003, які торкнулися головним чином методів створення власних презентацій і меню користувача, що містить основні інструменти для створення, видозміни, збереження й відтворення продуктів PowerPoint.

Збереження презентацій. Зберегти презентацію можна за допомогою комбінації клавіш Ctrl+S або команди Зберегти або Зберегти як із програмного меню. Перед користувачем з'явиться вікно Збереження документа, у якому варто вказати ім'я й тип зберігає презентации.

За замовчуванням новий файл буде збережений у вигляді презентації PowerPoint 2007 - файлу з розширенням РРТХ. У деяких випадках потрібно використати інший формат. Серед найбільше часто використовуваних типів відзначимо наступні: РРТ - презентація PowerPoint 97-2003. Збережений

у такому форматі документ можна відкрити у відповідній програмі пакета Office починаючи з версії Microsoft Office 97. Через того що досить великий відсоток користувачів усе ще віддає перевагу звичну всім версію Microsoft Office 2003, щоб уникнути виникнення проблем при відкритті файлів нового зразка рекомендується використати формат РРТ;

• PDF й XPS — публікація, збережена в одному із цих форматів, доступна лише після установки спеціальної надбудови, яку можна безкоштовно скачати з офіційного сайту компанії Microsoft www.microsoft.com. Утиліта надається тільки тим користувачам, які працюють зі справжнім екземпляром пакета офісних програм. У противному випадку надбудова не буде надана. Апаратна незалежність дозволяє використати документи на інших платформах без накладення обмежень. Розмір настановного дистрибутива становить 933 Кбайт;

• РОТХ і РОТ - презентація, збережена у вигляді шаблона, форматування якого можна буде використати для оформлення наступних презентацій в Office 2007 й Office 97-2003 відповідно;

• PPSX й PPS - документи такого виду будуть відкриватися в програмі PowerPoint для безпосередньої демонстрації. У результаті створюється виконує файл, що, керування презентацією. Такі файли називаються демонстраціями, і для їхнього програвання не потрібно наявності PowerPoint або якої-небудь іншої додаткової програми;

• MHTML і МНТ - збережена в такий спосіб презентація має вигляд HTML-документа, об'єднаного з убудованою графікою, Java-додатками, всіма зв'язаними документами й іншими допоміжними елементами, на які вона посилається;

• HTML - якщо в попередньому випадку результат роботи представляється у вигляді веб-страницы в одному файлі, то збереження у вигляді звичайної веб-страницы має на увазі створення окремої Нтм-страницы в сполученні з додатковою папкою, що містить всі допоміжні елементи (малюнки, схеми, діаграми, анімацію й т.д.). Отримані веб-страницы можна згодом редагувати за допомогою будь-якої використовуваної для даних завдань програми, наприклад Microsoft FrontPage;

• JPG, PNG, GIF, TIF — графічні формати збереження слайдів для зручного розміщення на носіях інформації, також у мережі Інтернет. Формат PNG (Portable Network Of phics) використається головним чином для публікації графічних зображень у мережі Інтернет. Попередник формату PNG - формат GIF - має підтримку лише 256-цветоной палітри, зате дозволяє використати анімаційні ефекти оформлення. JPG- і TIF-формати призначені для зберігання слайдів на дискових накопичувачах, мають велике розширення й підтримку багатомільйонної палітри квітів.

Крім збереження презентацій на магнітному диску персонального комп'ютера або на переносному носії інформації, існує можливість опублікування презентації в мережі інтернет. Для цих цілей у діалоговому вікніЗбереження документа необхідно вибрати тип файлу — Веб-страница або Веб-страница в одному файлі й нажати кнопку Опублікувати — з'явиться діалогове вікно Публікація веб-страницы (мал. 6.5).

У розділі Об'єкт для публікації необхідно вибрати діапазон демонстрируемых слайдів, наприклад з 1 по 6. При необхідності відображати замітки доповідача варто поставити прапорець Вивести замітки доповідача.

Створення слайдів. Новий слайд у відкритій презентації зручніше за все створювати й режимі сортувальника слайдів, однако можна для цього використати будь-який інший режим перегляду. Для переходу в один з доступних режимів потрібно скористатися вкладкою Вид на панелі. Щоб додати новий слайд, необхідно виконати наступні дії.

Виділити (або зробити поточної) у будь-якому режимі той слайд, після якого потрібно виконати додавання. Крім того, у режимі сортувальника слайдів можна виконати щиглик лівою кнопкою миші по порожній області за тим слайдом, після якого варто здійснити додавання нового слайда. Позиція, на яку буде поміщений новий слайд, буде відзначена вертикальною лінією.

Видалення слайда. Якщо потрібно видалити який-небудь слайд, необхідно виконати наступні дії:

• виділити слайд у режимі сортувальника або зробити його поточної в будь-якому іншому режимі.

• виконати команду Видалити слайд або нажати клавішу Delete.

Перестановка слайдів. Щоб здійснити перестановку якого-небудь слайда, найбільше зручно встановити для презентації режим сортувальника, потім виділити необхідний слайд і перетягнути його на потрібне місце, утримуючи натиснутої ліву кнопку миші. При втриманні правої кнопки миші після перетаскування з'являється меню, у якому необхідно вибрати одну із запропонованих операцій - копіювання або перестановку.

Приховання слайда. Іноді при розробці презентацій може виникнути потреба в прихованні тих або інших слайдів, наприклад щоб використати ту саму презентацію для показу перед різними аудиторіями.

Для того щоб сховати слайд, варто відкрити презентацію в режимі сортувальника, після чого виділити необхідний слайд і нажати кнопку Сховати слайд у вкладці Показ слайдів. У результаті порядковий номер слайда в режимі сортувальника буде відображатися в закресленому виді, і при демонстрації презентації цей слайд показаний не буде.

Якщо буде потрібно показати схований слайд, необхідно його виділити й повторно виконати команду Сховати слайд.

Робота з текстом і таблицями. Основою будь-якої презентації є текстова інформації, що складається з наступних елементів: звичайний текст, заголовок, підзаголовок, маркірований список.

Залежно від способу створення презентації існує кілька основних можливостей додавання тексту в слайд.

Іноді з'являється необхідність змінити шрифти у всій презентації одночасно. Така ситуація може теоретично виникнути при зміні зразків оформлення матеріалів слайдів. Якщо презентація має незначні розміри й містить у своєму активі до 10 слайдів, то внести потрібні зміни можна досить оперативно. При використанні великої кількості текстових полів цей процес може зайняти досить багато часу. Для цих цілей в PowerPoint 2007 існує спеціальна можливість — заміна шрифтів у документі.

Застосування автомакета для нового слайда. У цьому випадку для кожного слайда автоматично створюються елементи тексту, які називаються местозаполнителями. Щоб увести текст у такий елемент (наприклад, у заголовок), необхідно спочатку виділити даний елемент в області слайда й потім виконати уведення необхідного тексту. При цьому потрібно мати на увазі, що редагування тексту виконується так само, як й у редакторі Word, тому якщо текст не буде міститися в одному рядку елемента із заданими границями, то відбудеться автоматичний перехід на наступний рядок. Разом з тим робота з елементами тексту в PowerPoint аналогічна роботі з написами в Word, тому якщо буде потреба можна, наприклад, збільшити або зменшити границі елемента, що редагує.

Якщо презентація була створена на підставі шаблона, то в цьому випадку для кожного слайда автоматично створюється набір елементів (заголовків, списків і т.д.), для яких установлюються певні текстові блоки, що відповідають обраному шаблону. Зміна тексту в елементі здійснюється так само, як й у попередньому випадку, тобто спочатку виділяється необхідний елемент слайда, і потім вносяться необхідні зміни.

Після вибору шаблона варто вказати програмі, які дані потрібно зобразити в слайді у вигляді діаграми. Найбільш зручним для цих цілей є редактор електронних таблиць Microsoft Excel, що відкривається автоматично, якщо він установлений на персональному комп'ютері

користувача. Всі зміни, проведені в електронній таблиці, автоматично переносяться на відповідні елементи діаграми.

При роботі з діаграмами на панелі з'являються додаткові вкладки (Конструктор, Макет, Формат). Перша вкладка призначена для зміни основних параметрів діаграми, таких як тип діаграми, відображувані дані й стиль. Вкладка Макет призначений для оформлення діаграми за допомогою додаткових елементів: підпис осей, розмітка, сітка, таблиця даних, легенда й ін. За допомогою інструментів, розташованих на останній вкладці панелі, можна вносити косметичні зміни в діаграму: вибирати колірні схеми, використати різні типи заливання, вирівнювати вміст і т.д.

В PowerPoint є можливість додавати в слайди презентації різні файли малюнків, що перебувають на носії інформації. Для вставки файлу з малюнком необхідно перейти до вкладки Вставка й після натискання кнопкиМалюнок вибрати файл, що містить графічне зображення.