Lкр – продолжение критического пути (продолжительность рассматриваемого периода);

4)на интегральной диаграмме вычерчивается линия Nср;

5)на линейном графике показываются интервалы свободных и полных резервов времени для некритических работ;

6)передвигая линии некритических работ вправо в интервалах свободных, а если недостаточно, – в интервалах полных резервов времени, добиваются сглаживания интегральной диаграммы, т.е. приведения ее верхнего очертания к линии Nср;

7)строится новая интегральная диаграмма с учетом нового положения работ на линейном графике;

8)проводится оценка новой интегральной диаграммы по коэффициенту неравномерности потребления ресурса

к2 = N2max / Nср;

9) сравниваются величины к2 и к1: если к2 меньше к1, то оптимизация улучшила режим потребления ресурса, приблизив его к заданно-

му закону (Nср);

10) реальные сроки выполнения работ должны приниматься уже по скорректированному линейному графику.

Контрольные вопросы

1.Перечислите методы расчета сетевой модели.

2.В чем заключается сущность оптимизации сетевой модели по времени?

3.Назовите последовательность операций по оптимизации сетевой модели по заданному закону потребления ресурсов.

4.При каких соотношениях коэффициента неравномерности потребления ресурсов следует считать проведение оптимизации сетевой модели удачным?

Литература:

Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. – СПб.: ДваТрИ, 1996. –

С. 227-231.

222

Тема 6. Организация труда менеджера Лекция № 10. Планирование рабочего времени

Вопрос 10.1. Время в деятельности менеджера

Время обладает определенными свойствами: оно течет вперед, вернуть время нельзя, время служит пространством для выполнения работ. Продолжительность суток – 24 часа. Это время можно разделить на четыре отрезка: 1) работа в организации; 2) работа по своему усмотрению вне организации; 3) развлечения; 4) сон. Правильное распределение времени на указанные части и установление временных интервалов внутри каждой части дает возможность успешно выполнять работу, получать наслаждение от жизни и сохранить здоровье на долгие годы.

Возможности человека не безграничны. Имеются определенные пределы физических, психических и умственных возможностей человека. В рамках суток потенциал работника различен. Это связано с биологическими особенностями человека. Если рассматривать изменение уровня выполнения нормы выработки работника по часам суток, то можно получить диаграмму потенциальных возможностей человека.

Следует отметить, что производительность труда меняется и по месяцам года.

Каждый человек на определенные временные рамки устанавливает цели, задачи и дела, причем они необходимы как на работе, так и в личной жизни. Без определения заранее времени на осуществление конкретных дел невозможно достигнуть цели, т.к. необходимость выполнения дела будет забываться, а если оно начато, то происходят накладки с другими делами. Для реализации всех намеченных задач, ведущих к достижению цели, необходимо: 1) сформировать перечень дел, которые надо выполнить до заранее установленного срока, причем каждому делу следует назначить продолжительность исполнения; 2) расположить дела на временной сетке (построить график дел).

Повторяемость времен года, месяцев, недель и дней из года в год с давних времен фиксировалось в календарях, которые в настоящее время имеют различную структуру и содержание.

1. Обычный календарь. Это наиболее распространенный инструмент, основная цель которого ориентировать человека во времени, т.е. по годам, месяцам, неделям и дням. Календарь используется часто для “привязки” начала дела к конкретной дате. В этом случае исключается попадание дела на выходные и праздничные дни, или накладки на работы, которые в конкретный промежуток времени будут выполняться.

223

2.Календари-книжки. Стремление зафиксировать интервал времени, необходимый для выполнения дела, и построить последовательность дел на временной сетке с указанием дат начала и окончания, а также внести побольше информации о содержании дела привело к появлению различных перекидных календарей. Главное противоречие в построении структуры календаря заключается в стремлении поместить много информации о деле на небольшой площади листа. К календарям, которые часто используют деловые люди, можно отнести ежедневники. Они позволяют осуществлять записи с характеристиками предстоящих дел в заранее отпечатанные временные сетки-таблицы. Обзор на одном развороте равен одной неделе с разбивкой по дням (колонки)

ичасам (строки). В одной книжке содержатся подготовленные на весь текущий год странички. Имеются страницы, предназначенные для записи телефонов, адресов и другой справочной информации.

Порядок работы достаточно прост: 1) сначала записываются фиксированные дела, т.е. обязательность и время их осуществления предопределены старшим начальником или вами, исходя из жестких, сложившихся объективно обстоятельств; 2) далее в свободные интервалы времени записываются дела, которые на момент работы с календарем не имели жесткой привязки к календарной сетке (текущие дела).

С появлением персональных ЭВМ стали создаваться программы, которые в значительной степени упрощают работу по планированию времени.

3.Программа на ПЭВМ “Лотус Органайзер”. Эта программа дос-

таточно новая и работает в оболочке Windows. Картинка на мониторе имеет достаточно простой и удобный для пользователя вид.

Программа позволяет последовательно представлять на экране “страницы” блокнота, которые имеют наименования: Календарь, Дела, Адреса, Блокнот, Планы и Даты. Информация в бланки заносится с клавиатуры ПЭВМ. Примечательным в работе с программой можно считать взаимосвязь между разделами, т.е. возможность перенесения информации из одного раздела в другой, а также получения печатного варианта любого листа. Если в организации создана локальная сеть ПЭВМ, то предоставляется возможность включения дополнительной информации в календарь подчиненных и оперативной проверки исполнения поручений. Подробные инструкции по пользованию инструментом планирования включены в пакет программы

“Lotus Orqanizer”.

224

4. Электронная записная книжка “Калькулятор с банком памя-

ти”. Данный инструмент появился в России в 1992 году. Фирма CITIZEN выпускает эти книжки с различными объемами памяти: 64 Кб, 32 Кб и 7 Кб. Они представляют собой пластмассовые коробочки, состоящие из крышки (на ней располагается инструкция по пользованию) и основной панели, где скомпонованы дисплей и три поля с кнопками (знаковое, цифровое и буквенное). В меню предлагаются следующие окна: телефонная книжка служебная, телефонная книжка личная, блокнот, дневник, календарь, часы, калькулятор, будильник. Информация заносится с основной панели путем набора слов или цифр. Она запоминается и может быть воспроизведена в любой момент при нажатии клавиши соответствующего меню и поиске по первым трем буквам.

Основными достоинствами данного инструмента следует считать: хранение большого объема информации в одном месте, оперативное воспроизведение информации, возможность своевременного внесения добавлений, исправления или удаления информации, подача звукового сигнала в установленное время, портативность и постоянное нахождение у пользователя. Значительная стоимость электронной книжки предопределяет бережное отношение к ней и, следовательно, к информации, которая туда внесена. Современные системы позволяют подключать электронные книжки к персональным ЭВМ и работать в режиме диалога.

Имеются и другие инструменты планирования рабочего времени руководителя. Однако и для рассмотренных, и для новых систем важным остается вопрос о методике формирования перечня дел на календарной сетке. К наиболее удачным следует отнести методику, разработанную фирмой Тайм Менеджер Интернэшнл (ТМИ).

Вопрос 10.2. Теоретические основы ТМИ

Первым разработчиком теории является гражданин Дании Карл Мюллер. В 1973 г. он выступил с сообщением о системе планирования рабочего времени, в 1975 г. была создана фирма. Продукция этой фирмы носила название “Инструмент для достижения результатов”. С 1977 г. Тайм Менеджер получает распространение во многих странах Европы, в Северной Америке, Австралии, Японии и Юго-Восточной Азии. В России первые экземпляры стали появляться с 1992 г. Вся система планирования преследует цель – “Добиться результатов на работе и в личной жизни”. Система строится на бланках с делами и временных сетках, привязанных к календарю.

225

Разработчиками определена философия планирования времени, а именно: 1) выделение главного; 2) выстраивание дел в оптимальной последовательности; 3) экономия времени; 4) улучшение общения; 5) рациональное делегирование полномочий; 6) равновесное распределение времени между работой и личной жизнью, трудом и отдыхом; 7) предвидение изменений и правильное построение стратегий. Теоретические основы планирования легче постигнуть в специальных центрах ТМИ, а также на выездных семинарах. В штате фирмы работают менеджеры, психологи и дизайнеры, которые разработали сам инструмент планирования, состоящий из: 1) специальной папки с механизмом крепления листков, бланками и закладками: 2) бокса (коробки) с дополнительными бланками: 3) инструкций по пользованию инструментом планирования времени.

Кроме проведения занятий, изготовления и распространения инструментов планирования, фирма проводит большую работу по совершенствованию ТМИ.

Методика планирования основана на следующих, последовательно выполняемых этапах: 1) определение главных целей и детализация их по ключевым областям, крупным задачам и мероприятиям; 2) создание информационной базы для достижения целей; 3) наложение баз решений и необходимых дополнительных данных на временные сетки.

Главные цели выявляются при построении “дерева целей”. Аналогией продвижения от цели к делам (мероприятиям) может служить обычное хвойное дерево: ствол – это цель; большие ветви – стратегические задачи (ключевые области); ветки – крупные задачи; иголки хвои – дела (мероприятия). Построение такого дерева, т.е. осуществление записей на соответствующих бланках и является первым этапом в разработке плана.

Всистеме ТМИ имеется бланк с изображением кукол Дарума, в котором можно записать 6 целей. Значок цели – радуга, ее постановка

–закрашивание одного глаза у куклы, при достижении цели закрашивается второй глаз. Сферу достижения целей условно можно разделить на соответствующие области деятельности, которые сгруппированы в “Область работы в фирме” и “Область личной жизни”. Всего предлагается определить девять областей. Отдельно выделяется область “Идеи”. Бланки с ключевыми областями помечены специальным значком в виде ключа.

Вдальнейшем, каждая ключевая область (возможно – функция управления) уточняются и детализируются на соответствующих бланках

–“Крупные задачи”, которые, в свою очередь уточняются и детализируются на бланках “Мероприятия”. Отдельные задачи настолько

226

крупные (они выполняются по небольшим частям длительное время), что их помечают специальным значком – слоником. Это “Слоновые задачи”.

Информационная база данных создается посредством записей в специализированных бланках: адресов и телефонов, идей и суждений, выписок из различных печатных изданий.

Наложение базы данных и базы решений на временные сетки – чрезвычайно ответственный процесс. Все временные сетки включаются в секцию “Календарь”. Они представлены бланками с расчерченными полями на колонки и строки (сетками). Временные масштабы различны и обозначены соответствующими цифрами: на год (365), на месяц (31), на неделю (7), на день (1). Причем указанные значки-цифры могут изображаться на бланках или в квадратах – здесь записываются фиксированные дела, или в кружках – бланки для текущих дел. Фиксированные дела (мероприятия) имеют заранее установленные сроки начала и окончания, и их перенос на другое время не допускается (совещания и пр.). Текущие же дела можно осуществлять в любое время, которое свободно от фиксированных дел. Бланки для записей дел на день всегда обозначены цифрой 1 в кружочке. Именно информация на этом бланке является целью планирования. Информация из всех других стекается сюда. Главное в системе ТМИ – рационально спланировать предстоящий рабочий день. Философия системы – не ругать прошлое, не бояться будущего, жить настоящим.

Методика заполнения бланков включает: формирование базы решений, перенос информации из базы решений в бланки-календари из бланка ключевых задач – в бланки годовые с фиксированным временем исполнения; из бланка крупных задач – в бланки месячные фиксированные, из бланка мероприятий – в бланки дневные. Затем производятся записи в бланки с текущими, жестко не связанными со временем, делами. На заключительном этапе разрабатывается план на предстоящий день путем переноса информации сначала из бланков с фиксированными делами, далее – в свободные интервалы времени – из бланка с текущими делами, в завершении производятся записи из информационной базы (телефоны, адреса, идеи и пр.).

При написании текстов, цифр следует соблюдать следующие правила: записи делать карандашом (при необходимости их можно будет исправить или удалить); писать печатными буквами (для удобства прочтения); применять символы (кодирование информации); использовать растры (быстрота поиска обозначенной цветом информации).

227

Для быстрого и точного исполнения указанных выше процедур в системе ТМИ предусмотрены различные принадлежности, кроме того, сама комплектация отличается в зависимости от профессии пользователя инструментом планирования рабочего времени.

В универсальный комплект ТМИ входят:

1)папка с кольцевым механизмом-держателем, которая включает: книжку-календарь, набор бланков, специальные закладки между группами бланков, карандаш, микрокалькулятор, два маркера, специальный нож. Непосредственно на виниловой папке имеются кармашки для перечисленных принадлежностей, а также для визитных, кредитных карточек, документов и кармашки для хранения ключей;

2)архивная коробка (бокс) с дополнительными стандартными бланками и запасными вкладышами;

3)три брошюры с названиями: “Концепция Тайм Менеджера”, “Инструкция по пользованию Тайм Менеджером”, “ Ключевые области

–Ваши и Вашего предприятия”.

Фирмой ТМИ осуществляется разработка и комплектация различных по назначению и составу инструментов планирования времени.

1.“Календарь” – самый простой вариант. Он состоит из одной книжечки-календаря на полтора года (полный предстоящий и половина последующего).

2.“Организатор”. Этот комплект включает календарь, адреснотелефонную книжку и блокнот.

3.“Инструмент для организатора”. Здесь к предыдущему ком-

плекту добавляется папка с секцией “Информация”.

4.“Стандарт”. Именно его содержание подробно описывалось в

предыдущем разделе. Формат: 14,8 × 21,0 см., папка выполнена из мягкого пластика. Однако даже этот инструмент имеет разновидности, связанные главным образом с размерами и качеством оформления:

4.1.“Оригинал” – формат составляет 14,8 × 21,0, папка выполнена из кожи различного цвета;

4.2.“Компакт” – формат 11,0 × 18.0, папка изготовлена из мягкого пластика;

4.3.“Руководитель” – формат 21,0 × 29,5, папка выполнена из кожи и имеет карман для деловых бумаг;

5. “Страктор” – это уже новая комплектация для крупных руководителей. Помимо набора “Стандарт”, сюда добавляются новые бланки: “Матрица мероприятий”, “План совещаний”, “Карта мозга” (схема предстоящего выступления).

228