В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
2.4. Документация и документооборот в банках
Все банковские операции с точки зрения бухгалтерского учета появляются лишь тогда, когда появляется оформленный в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями первичный документ. «Нет документа – нет банковской операции» – аксиома бухгалтерского учета.
Документ (лат. – доказательство) – зафиксированная на материальном носителе информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Учетный документ – это письменное доказательство действительного осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. При этом ни один документ нельзя рассматривать в отрыве от всех других документов, с которыми он связан и которые так или иначе влияют на него: являются исходными для его создания, составляются на его основе, передают ему часть заключенной в них информации. Содержание и ценность документа зависит прежде всего от того, насколько документированная информация тождественна отражаемым событиям, фактам, явлениям.
Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическое значение, документы, используемые в учете, должны отвечать требованиям, установленным нормативными актами. Соблюдение требований составления и оформления документов позволяет обеспечить юридическую силу документов, способствует их оперативному исполнению и последующему использованию в практических целях, создает предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сокращает затраты труда и средства на документирование и обработку документов.
Любой служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
–быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев – соответствовать стандартам;
–издаваться соответствующим компетентным органом;
–издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
Документы состоят из обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами (лат. – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. В ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
–наименование вида документа, которое должно соответствовать установленным стандартам или учредительным документам организации;
–дата составления документа, которая является одним из важнейших реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа;
–наименование организации, от имени которой составлен документ;
–содержание хозяйственной операции;
–наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
69
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
– личные подписи указанных лиц.
Операции банков отражаются на основании денежно-расчетных документов, формы которых определяются Банком России и изготавливаются в виде стандартных бланков.
Каждый такой документ содержит следующие реквизиты:
–наименование расчетного документа и код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации, в соответствии с которым в банках в основном используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т. е. коды бланков по банковским операциям начинаются с 04. Например, «объявление на взнос наличными» имеет код 0402001;
–номер расчетного документа;
–вид платежа;
–наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
–наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
–наименование получателя средств, номер его счета и ИНН;
–наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счета или субсчета;
–назначение платежа. Налог, подлежащий уплате (НДС), выделяется или указывается, что плательщик освобожден от уплаты налога;
–сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами;
–очередность платежа;
–вид операции в соответствии с перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках (Приложение № 1 к Правилам № 302-П);
–подписи и оттиск печати.
По характеру банковских операций денежно-расчетные документы подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.
На основании кассовых документов осуществляются операции с наличными деньгами. Основными кассовыми документами являются:
1)объявление на взнос наличными, которое предназначено для оформления поступления наличных денег от клиентов юридических лиц в кассу банка;
2)денежный чек, который служит для оформления выдачи наличных денег клиентам
–юридическим лицам – из кассы банка;
3)приходный ордер, который используется для оформления поступления наличных денег от клиентов – физических лиц – в кассу банка, а также служит для оформления как рублевых, так и валютных поступлений в кассу (валютный приходный ордер);
4)расходный ордер, который применяется для оформления выдачи наличных денег клиентам – физическим лицам – из кассы банка, а также служит для оформления как рублевых, так и валютных кассовых операций по выдаче наличных из кассы (валютный расходный ордер).
Мемориальные первичные документы предназначены для оформления безналичных операций. Вследствие банковской специфики этих документов по количеству и разновидностям больше, чем остальных. Наиболее часто применяют:
1)платежное поручение, которое представляет собой безусловное поручение банку на перечисление денежных средств от плательщика получателю;
2)мемориальный ордер, который оформляет безналичную операцию внутри банка;
3)платежный ордер, который является разновидностью мемориального ордера и используется при операциях с неоплаченными платежами, находящимися в картотеке банка (во внебалансовом учете);
70
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
4)аккредитив, являющийся условным поручением банку об осуществлении платежа, когда клиент определяет условия платежа, банк проверяет их выполнение и, если все нормально, осуществляет платежи получателю;
5)платежное требование, которое выписывается получателем и содержит указание банку получить причитающуюся ему денежную сумму от плательщика на основании соответствующих документов, свидетельствующих о совершенных операциях;
6)инкассовое поручение, представляющее собой документ, на основании которого производится банком списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке;
7)различные ведомости, которые предназначены для отражения групповых операций. Например, ведомость начисления процентов. Они не требуют создания других документов
ипо своей сути являются разновидностью сводных мемориальных ордеров.
К прочим первичным документам можно отнести:
–мемориальный ордер по выдаче ценностей;
–внебалансовый ордер, используемый для оформления гарантий, выданных клиенту;
–заявку на получение аванса для кассы;
–разнообразные квитанции и др.
Денежно-расчетные документы подразделяются на банковские и клиентские. Под банковскими понимают все документы, являющиеся основанием для их отражения в учете банка. К банковским документам, как правило, прилагают акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.
Первичные документы прикладываются и к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. В случае если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.
Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.
Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке.
Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действии состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
Следует отметить, что совершение операций в банке может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленным законодательством Российской Федерации и договором, – его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные формами и нормативными актами Банка России.
Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами банка и подписями его работников.
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций с документами требуется предварительно установить порядок движения документов.
Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.
71
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
Документооборот – опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения их от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.
Документооборот в банке утверждается руководителем банка, и основными требованиями к нему являются:
–все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам банковского учета в тот же день;
–расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем.
Банковские документы проходят в своем документообороте 4 интервала:
–проверка оформления документа, наличия и правильности подписей, т. е. прием документа, или оформление внутрибанковского документа;
–подписание документа ответственными банковскими работниками;
–занесение информации, содержащейся в документе, в учетные регистры;
–контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.
Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики). Расчетные и кассовые операции физических лиц (вкладчиков, пенсионеров и др.) производятся в течение операционного дня непосредственными исполнителями операции.
Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации деловых обязательств имеет смысл производить в операционное время, внутрибанковские операции – во второй половине дня.
Каждый документ, предъявляемый в банк на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Документы, принятые банком к исполнению, должны оформляться подписью бухгалтерского работника, осуществляющего их прием и проверку, с указанием даты приема.
В банках используется мемориально-ордерная форма учета, при которой все однородные банковские операции оформляются мемориальным ордером, в котором отражают содержание операции, сумму операции и корреспонденцию счетов.
Все операции отражаются в регистрах, которые ведутся в форме специальных книг (журналов), на отдельных листах и карточках, а также в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.
Основными регистрами в банках являются:
–кассовые журналы по приходу и расходу – для регистрации кассовых операций, т. е. по приему и выдаче наличных денег;
–бухгалтерский журнал – для регистрации всех кассовых операций, проведенных за день, включая отраженные в кассовых журналах;
–ведомость остатков, которая ведется по всем лицевым счетам с выделением итогов по разделам, счетам первого и второго порядка;
–баланс в форме сальдово-оборотной ведомости, где кроме остатков показаны обороты по счетам.
В банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания предприятий, организаций, выполнения кредитных и депозитных операций на фондовом рынке, а также время прохождения документов по всем участкам их обработки.
Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных
72
В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»
документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
Банк также осуществляет предварительный и последующий контроль своих операций. При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются до или в момент их совершения. Этой форме контроля подвергается большинство банковских операций (кассовые, расчетные и др.).
При приеме денежно-расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильно ли указаны банковские реквизиты (в случае отсутствия проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подпись распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного лица.
Мемориальные ордера по счетам учета фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, а также ордера по закрытию расчетных, текущих, бюджетных счетов и корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись, которая по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.
Для исправления ошибочных записей в банковском учете применяется обратная проводка. В ней операция делается на ту же сумму, только с обратной корреспонденцией счетов. Документом, на основании которого производится исправительная запись является исправительный ордер, оформляемый в четырех экземплярах.
Последующий контроль производится выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или лицами, уполномоченными его распоряжением.
Следует иметь в виду, что график документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета в банках. При составлении документооборота следует избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестраховочную) информацию, не направлять документооборот в отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ.
73