В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

1.2. Особенности организации бухгалтерского учета в банках

В широком смысле термин «организация» представляет собой внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее автономных частей целого, обусловленных его строением. Она обеспечивает взаимодействие материально– вещественной и личностной составляющих механизма банковского учета на одной технологической основе.

Таким образом, можно отметить, что организация банковского учета – это совокупность мероприятий, проводимых должностными лицами банка в соответствии с его учетной политикой, обеспечивающих полное и всестороннее отражение в учете всех банковских операций, всесторонний контроль за их проведением и соблюдение действующего законодательства. При этом ответственность за организацию учета в банках, соблюдение законодательства при осуществлении различных операций несут руководители банков.

Структура российского коммерческого банка в основном совпадает с основными видами операций, совершаемых конкретным банком, т. е. создаются отделы кассовых, валютных, кредитных, внутрихозяйственных и других операций. В качестве примера можно привести следующую функциональную структуру управления одним из российских банков

(рис. 1).

Рис. 1. Схема аппарата управления банком

Учет в банках осуществляется учетно-операционным аппаратом, организация работы которого строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения; образования специализированных отделов; объединения в отделах работников в операционные бригады; предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.

Учетно-операционный персонал возглавляется главным бухгалтером банка, который утверждается руководителем банка и осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и утвержденными руководителем банка должностными обязанностями. В качестве примера можно привести следующие должностные обязанности главного бухгалтера одного из российских банков:

1)главный бухгалтер подчиняется непосредственно председателю правления банка;

2)главный бухгалтер:

–обеспечивает рациональную организацию учетно-операционной работы;

–формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику банка, исходя из необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;

–организует правильное и своевременное проведение банковских операций, рациональное построение документооборота;

–обеспечивает соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских докумен-

тов;

–организует внутрибанковский контроль за законностью открытия счетов предприятиям, организациям, учреждениям, кооперативам и иным общественным организациям и за правомерностью проводимых по этим счетам операций;

–осуществляет контроль за строгим соблюдением правил совершения кассовых опе-

раций;

–осуществляет контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности банка;

15

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

–возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;

–обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в структурных подразделениях банка на основе максимальной централизации учетно-вычи- слительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;

–обеспечивает формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности банка, его имущественном положении, доходах

ирасходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

–обеспечивает своевременную сверку аналитического учета с синтетическим, составление ежедневного баланса;

–разрабатывает графики документооборота и обслуживания клиентов и осуществляет контроль за их соблюдением;

–проверяет операции, подлежащие дополнительному контролю;

–проверяет периодичную и годовую бухгалтерскую отчетность;

–организует последующий контроль всех участков учетно-операционной работы, рассмотрение результатов этих проверок и осуществляет меры по устранению установленных проверками недостатков;

–организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;

–принимает участие в инвентаризациях операционной кассы, ценностей кладовой;

–обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников банка;

–участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности банка по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутренних резервов и устранения потерь;

–принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового законодательства;

–участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств

итоварно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;

–ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления

исдачи их в установленном порядке в архив;

–обеспечивает эффективное использование персональной вычислительной техники, имеющейся в банке, правильное использование работников, равномерное распределение работы между ними, соблюдение установленного режима работы между ними, соблюдение установленного режима работы;

–оказывает методическую помощь работникам банка по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа, создает условия для повышения профессионального роста работников подчиненных ему служб и структурных подразделений;

16

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

– контролирует соблюдение коммерческой тайны и обязательств сторон по заключенным договорам.

3)должен знать: положения, инструкции по организации бухгалтерского учета в банке, правила его ведения; инструкции, приказы, распоряжения и другие руководящие материалы по организационной работе, внутрибанковскому контролю; порядок отчетности учреждений банка по долгосрочному кредитованию, эмиссионно-кассовой работе; порядок инкассации денежной выручки и перевозки ценностей в учреждениях банка; формы и порядок финансовых расчетов; порядок приемки, оприходования, хранения денежных средств, товарноматериальных и других ценностей; правила расчетов с дебиторами и кредиторами, порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь; правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств; порядок и сроки составления бухгалтерских балансов

иотчетности; правила проведения проверок и документальных ревизий; правила кредитования и финансирования предприятий, организаций, учреждений, кооперативов и иных общественных организаций; правила безналичных расчетов и кредитования по операциям, связанным с расчетами; порядок денежного обращения, выполнения операций с валютой, организацию производства, труда и управления; гражданское, трудовое, финансовое законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Структура учетно-операционного аппарата зависит от видов выполняемых банком услуг и от количества обслуживаемых клиентов. В его состав могут входить, например, следующие отделы:

1)отдел кассовых операций, который занимается оформлением кассовых документов

иконтролем за ними;

2)операционный, который выполняет функции учета расчетных операций;

3)учета операций с иностранной валютой, который ведет учет операций с наличной и безналичной иностранной валютой по срочным и кассовым сделкам, отчетность по ведению открытой валютной позиции;

4)учета ценных бумаг и вложений, который осуществляет учет приобретенных банком государственных и корпоративных ценных бумаг (включая векселя), участия банка в хозяйственной деятельности других организаций;

5)учета внутрихозяйственных операций, который выполняет функции оформления документов по учету основных средств, нематериальных активов, материалов и контроля за ними, а также расчеты по заработной плате;

6)отчетности и анализа, который подготавливает отчетность банка, проводит анализ финансовой деятельности банка, его ликвидности и доходности операций;

7)межфилиального учета, отражающий операции головного банка с филиалами. Следует учитывать, что система учета, при которой все учетные работники находятся

в едином структурном подразделении банка, называется централизованной.

Необходимо отметить, что в некоторых банках весь учет в части отражения операции по счетам и получения специализированной отчетности децентрализован. Это значит, что в каждом линейном подразделении, где это необходимо, существует своя бухгалтерия, которая в соответствии с установленными ей полномочиями выполняет весь комплекс учетной работы. В центральной бухгалтерии банка формируется консолидированная отчетность, ведется учет внутрихозяйственной деятельности банка, обеспечивается единая методология учета и осуществляются контрольные функции. Такая организация учета называется распределенной, и она чаще применяется в крупных банках.

В небольших и средних банках в основном используется централизованная организация учета, но при этом нередко учетные работники, отвечающие за оформление и учет

17

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

отдельных банковских операций (кредитных, валютных, с ценными бумагами и др.), располагаются в подразделениях (отделах), ответственных за эти операции.

Основным звеном учетно-операционного аппарата являются ответственные исполнители (операционисты), которые осуществляют расчетное (кассовое) обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, в течение дня производят перечисление денег в установленной очередности.

В банке могут создаваться группы операционистов, выполняющих определенный вид работ (расчетные или кассовые операции и др.). Работой такой группы руководит контролер, который:

–подписывает документы и выписки из лицевых счетов контрольной подписью;

–проверяет правильность подписей на документах по расходованию денег;

–ведет кассовые журналы по расходу;

–удостоверяется в правильности сверки данных аналитического и синтетического

учета;

–проверяет отчетность по выполняемым бригадой операциям и т. д.

Операционная группа организуется на тех участках, где совершаемые операции требуют дополнительного контроля, и в случае, если по уровню квалификации работников нецелесообразно организовывать совершение операций по системе ответственных исполнителей.

При этом в банках составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц. В этот перечень могут войти:

–все операции с фондами банка, драгоценными металлами и природными камнями;

–расходные кассовые операции с денежной наличностью;

–клиринговые расчеты;

–расчеты с филиалами;

–расчеты по внесению и возврату обязательных резервов;

–операции по закрытию счетов клиентов;

–все операции по счетам нерезидентов, за исключением счетов юридических лиц – нерезидентов в иностранной валюте;

–расчеты чеками;

–транзитные счета;

–расчеты с клиентами по покупке, продаже им иностранной валюты;

–суммы, поступившие или списанные с корреспондентских счетов до выяснения;

–все операции по счетам доходов, расходов, финансовых результатов, включая доходы

ирасходы будущих периодов;

–расчеты с дебиторами и кредиторами банка;

–операции, связанные с имуществом банка и его участием в деятельности других юридических лиц и т. д.

При этом перечень операций, подлежащих дополнительному контролю, может быть расширен по решению главного бухгалтера банка, который организует учетно-операцион- ную работу и обеспечивает:

–контроль и отражение в счетах бухгалтерского учета всех операций, осуществляемых банком;

–оформление открытия расчетных, текущих и прочих счетов клиента;

–контроль исправлений в лицевых счетах, начисления процентов по счетам;

–контроль за использованием бланков строгого учета;

–представление руководству банка оперативной информации;

–составление бухгалтерской отчетности;

–осуществление экономического анализа финансовой деятельности банка и др.

18

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

Главный бухгалтер ежедневно проверяет:

1)заключение кассовых операций;

2)полноту оприходования денег;

3)сводку оборотов и баланс за день;

4)правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов.

Следует иметь в виду, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности.

В зависимости от структуры организации банковского учета главный бухгалтер может иметь несколько заместителей, которые, как правило, возглавляют определенные отделы. Это могут быть заместители по:

–учету валютных операций;

–учету ценных бумаг;

–внутрихозяйственному учету;

–операционному учету;

–учету доходов, расходов, финансовых результатов и составлению отчетности и др. Главный бухгалтер определяет конкретные должностные обязанности учетных работ-

ников, которые утверждаются руководителем банка. В качестве примера можно привести следующие должностные обязанности одного из заместителей.

1)заместитель главного бухгалтера подчиняется непосредственно главному бухгалтеру и в его отсутствие выполняет его должностные обязанности;

2)заместитель главного бухгалтера осуществляет руководство подчиненным структурным подразделением – отделом бухгалтерского учета и отчетности;

3)заместитель главного бухгалтера:

–обеспечивает рациональную организацию учетно-операционной работы;

–организует правильное и своевременное проведение банковских операций, рациональное построение документооборота;

–организует внутрибанковский контроль за законностью открытия счетов предприятиям, организациям и за правомерностью проводимых по этим счетам операций;

–организует открытие счетов по внутрибанковским операциям;

–обеспечивает своевременное составление ежедневного баланса;

–проверяет операции, подлежащие дополнительному контролю;

–обеспечивает соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских докумен-

тов;

–организует последующий контроль всех участков учетно-операционной работы, осуществляет меры по устранению недостатков;

–составляет и проверяет ежедневную, периодичную и годовую бухгалтерскую отчет-

ность;

–составляет ежемесячно финансовую отчетность по форме № 17;

–составляет ежемесячно отчетность по неоплаченным в срок расчетным документам по форме К-2;

–отвечает за подготовку и отправку отчетности в РЦИ г. Саратова по форме № 102, форме № 350 «у»;

–осуществляет ведение корсчета, производит разработку выписок, зачисление денежных сумм на счета клиентов, распечатку документов;

4) должен знать: законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации, составлению отчетности, формы и методы бухгалтерского учета; план и корреспонденции счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета, порядок документального оформле-

19

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

ния и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; правила эксплуатации вычислительной техники; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

5)квалификационные требования: высшее образование и стаж работы в банковской системе не менее 3-х лет;

6)несет ответственность за: несоблюдение сроков и качества выполнения работ, приказов и распоряжений руководства банка, нарушение трудовой и производственной дисциплины.

Должностные обязанности заместителя старшего бухгалтера по учету валютных операций:

1)старший бухгалтер по валютным операциям подчиняется непосредственно заместителю главного бухгалтера;

2)старший бухгалтер по валютным операциям:

– осуществляет прием и контроль первичной документации от клиентов по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке бухгалтерией банка;

– отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением валютно-денеж- ных средств;

– принимает к исполнению денежно-расчетные и платежные документы по валютным счетам клиентов: платежные поручения, платежные требования, мемориальные ордера и осуществляет их проводку;

– производит перечисление безналичных валютных денежных средств клиентов и собственных средств банка;

– производит перечисление платежей в бюджет, налогов и других выплат и платежей

виностранной валюте;

–осуществляет прием, обработку, формирование электронных валютных платежей;

–осуществляет операции по валютным текущим, транзитным, специальным транзитным, корсчетам клиентов, а также по внутрибанковским счетам в иностранной валюте;

–ведет бухгалтерский учет обязательств по срочным сделкам в иностранной валюте;

–начисляет в установленные сроки проценты по валютным вкладам клиентов;

–осуществляет проводки по конверсионным сделкам в иностранной валюте;

–ведет кассу банка в иностранной валюте, а также кассу пунктов обмены валюты;

–осуществляет ежедневно прием и обработку документации из пунктов обмена иностранной валюты банка (осуществляет проводки по покупке и продаже иностранной валюты, оформляет расходные кассовые ордера для выдачи аванса в пункты обмена валюты

иприходные ордера на сумму остатка аванса, составляет препроводительную ведомость и сводную справку о кассовых оборотах в пунктах обмена иностранной валюты);

–подготавливает данные для бухгалтерии банка по символам для составления отчета по кассе;

–производит ежедневно пересчет курсовой разницы остатков валютных средств на счетах по курсу ЦБ РФ;

–осуществляет работу с СПВБ, получает документы и осуществляет их проводку в баланс, осуществляет перевод валютных средств с биржи по открытым корсчетам;

–осуществляет работу в системе «Клиент-Сбербанка», получает выписки, составляет

иотправляет заявки на покупку и продажу валюты, а также заявления на перевод валютных средств от имени клиента;

20

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

–подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;

–выполняет работу по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации;

–ведет внебалансовый учет (картотеку № 2) неоплаченных в срок платежных документов из-за отсутствия средств на текущем валютном счете клиента, списывает в установленные сроки и с соблюдением действующей очередности платежей суммы со счетов клиентов в оплату имеющихся претензий;

–несет ответственность за соблюдение очередности оплаты претензий и полное использование средств на погашение претензий с текущих валютных счетов, за соблюдение порядка осуществления платежей при наличии длительной просроченной задолженности;

–формирует выписки по лицевым счетам в иностранной валюте, осуществляет их оформление с приложением и выдачу клиентам;

–отвечает на запросы и письма, готовит справки для налоговой инспекции, учреждений Банка России, а также клиентов банка;

–повышает свой профессиональный уровень путем самоподготовки;

–обязан хранить в тайне информацию, содержащую служебную, коммерческую, банковские тайны в соответствии с условиями Положения по обеспечению сохранности сведений ограниченного распространения в банке;

3) должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета в банке; планы и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам учета; порядок документального оформления и отражения в системе бухгалтерского учета денежных средств и их движения; правила эксплуатации вычислительной техники; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

4) квалификационные требования: высшее экономическое образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3-х лет;

5) настоящие должностные инструкции не освобождают работников отдела от выполнения других задач, возложенных руководством банка на отдел бухгалтерского учета и отчетности;

6) в отсутствие того или иного работника отдела его должностные обязанности выполняются в соответствии с данными должностными инструкциями по устному (письменному) распоряжению начальника отдела;

7) за неисполнение своих должностных обязанностей, закрепленных в данном документе, работник несет персональную ответственность, при этом выполнение своих прямых обязанностей не освобождает бухгалтера от знания всего объема задач отдела бухгалтерского учета и отчетности;

8) порядок пересмотра инструкции: изменения в должностную инструкцию могут быть внесены главным бухгалтером, зам. главного бухгалтера.

Закрепление обязанностей за структурными подразделениями учетно-операционного аппарата и отдельными учетными работниками, а также последующее их перераспределение следует оформить записями в специальной книге учета распределения и перераспределения обязанностей между учетно-операционными работниками банка.

21

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

Важное значение при организации банковского учета имеет создание условий для более эффективной работы персонала и внедрение более передовой технологии учета. Это относится к:

–оборудованию рабочих мест и удобному их расположению для улучшения взаимодействия работников;

–технологической оснащенности учетного процесса и технической грамотности персонала;

–обеспеченности каналами связи (внешней и внутренней);

–возможности электронной передачи информации;

–обеспечению транспортом для доставки корреспонденции;

–оборудованию операционного зала и кассового узла и т. п.

Все эти вопросы должны находиться под постоянным контролем со стороны главного бухгалтера и руководства банка.

Основным документом, определяющим организацию и правила ведения бухгалтерского учета в России, является Положение ЦБ РФ от 26 марта 2007 № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» (далее Правила № 302-П). Этот документ включает в себя:

План счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях. Часть 1. Общая часть.

Часть 2. Характеристика счетов. А. Балансовые счета.

Раздел 1. Капитал.

Раздел 2. Денежные средства и драгоценные металлы. Раздел 3. Межбанковские операции.

Раздел 4. Операции с клиентами.

Раздел 5. Операции с ценными бумагами. Раздел 6. Средства и имущество.

Раздел 7. Результаты деятельности. Б. Счета доверительного управления. В. Внебалансовые счета.

Раздел 2. Неоплаченный уставный капитал кредитных организаций. Раздел 3. Ценные бумаги.

Раздел 4. Расчетные операции и документы. Раздел 5. Кредитные и лизинговые операции.

Раздел 6. Задолженность, вынесенная за баланс из-за невозможности взыскания. Г. Срочные сделки.

Д. Счета депо.

Часть 3. Организация работы по ведению бухгалтерского учета. Раздел 1. Организация бухгалтерской работы и документооборота. Раздел 2. Аналитический и синтетический учет.

Раздел 3. Внебанковский контроль. Раздел 4. Хранение документов. Раздел 5. Бухгалтерская отчетность.

Приложение №1: Схема обозначения лицевых счетов и их нумерации (по основным счетам).

Приложение №2: Организация и ведение бухгалтерского учета в дополнительных офисах кредитных организаций (филиалов).

Приложение №3: Порядок определения доходов и расходов, финансовых результатов и их отражения в бухгалтерском учёте.

22

В. А. Фофанов. «Банковский учет и аудит»

Приложение №4: Отчёт о прибылях и убытках.

Приложение №5: перечень операций кредитных организаций, подлежащих дополнительному контролю.

Приложение №6: Ведомость остатков по счетам кредитной организации. Приложение №7: Ведомость остатков, размещённых (привлечённых) средств кредит-

ной организацией.

Приложение №8: Оборотная ведомость по счетам кредитной организации. Приложение №9: Баланс кредитной организации Российской Федерации. Приложение №10: Порядок учёта основных средств, нематериальных активов, мате-

риальных запасов.

Приложение №11: Порядок бухгалтерского учёта вложений (инвестиций) в ценные бумаги и операции с ценными бумагами.

Приложение №12: Порядок бухгалтерского учёта операций, связанных с осуществлением кредитными организациями сделок по приобретению права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме.

Приложение №13: Ведомость оборотов по отражению событий после отчётной даты. Приложение №14: Сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчёт-

ной даты.

Правила № 302-П определяют единые правовые и методические основы организации и ведения бухгалтерского учета, обязательные для исполнения всеми кредитными организациями на территории Российской Федерации.

По отдельным направлениям учета, подготовки отчетности и проведения банковских операций Банком России утверждены различные инструкции, содержание которых будет отражено при изложении материала в других главах данного пособия.

На основе нормативных документов каждый банк разрабатывает учетную политику, устанавливающую правила ведения бухгалтерского учета в конкретном банке.

23