9. Основные понятия

В этом разделе представлены фундаментальные вопросы, на которые должны знать ответы все руководители высшего звена предприятия. Ответы типа: НЕТ / НИКАК / НЕ ЗНАЮ – указывают на наличие «слабого звена» на предприятии.

Вопрос	Комментарии
Каков краткосрочный план Вашего предприятия (на один-два года)?	Краткосрочный план – это подробный план, базирующийся на общих целях предприятия. Он включает прогнозы всех направлений деятельности и финансирования. Он является базой для оценки фактической деятельности предприятия, включая финансовые и нефинансовые показатели. Чем более нестабильной является среда деятельности предприятия, тем короче срок планирования. Нестабильные условия часто используют в качестве предлога для отказа от планирования, но на самом деле, планирование необходимо прежде всего в условиях нестабильности и неопределенности. Необходимо помнить о том, что самой важной частью планирования являются поиски ответов на вопросы: «Как мы собираемся это сделать?», «Каков резервный план на случай, если это не получится?». Такой образ мыслей поможет научиться выявлять риски, управлять ими, а в случае их неизбежности, быть готовыми к ним, а планы предприятия будут включать несколько вариантов возможных сценариев.
Имеет ли предприятие четкие цели, которые понятны каждому сотруднику?	Краткосрочные цели должны способствовать достижению долгосрочных целей. Крайне важно четко формулировать цели, например, продажи должны составлять: 1000 единиц товара А, средняя цена должна быть не менее $700 за единицу, 3000 единиц товара В, средняя цена должна быть не менее $400 за единицу, брак не должен превышать 2% от общего количества производимой продукции. Финансовые цели часто являются отправной точкой, но они должны измеряться в единицах, которые можно использовать на ежедневной основе. Часто план не реализуется, потому что сотрудники не имеют четкого представления о том, что должен делать каждый из них.
Отражает ли план предприятия Ваши личные устремления, убеждения и предположения?	Наличие единых целей у сотрудников важно на всех уровнях предприятия: чем ближе и понятнее сотрудникам цели предприятия (отраженные в плане предприятия), тем больше вероятность, что они будут стараться их выполнить.
Как этот план определяет сильные стороны (возможности) слабые (уязвимые) стороны Вашего предприятия?	Если Вы в чем-то преуспеваете, вы должны воспользоваться этим и развивать бизнес в этом направлении. Конкурентное преимущество приносит успех. Сильной стороной продукции компании Майкрософт является ее удобство для пользователей, в результате эта самая успешная продукция на рынке среди операционных систем и офисных программных средств, несмотря на наличие продуктов с более высокими техническими характеристиками. При планировании многие предприятия используют SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз), однако зачастую они не могут правильно воспользоваться информацией, полученной в результате этого анализа.
Есть ли у Вас более долгосрочный план (скажем, на три года и более)?	Краткосрочное планирование необходимо для управления бизнесом в правильном направлении, в то время как долгосрочное планирование помогает избегать препятствий. Аналогия: рулевой, который смотрит непосредственно перед собой и маневрирует между препятствиями, и штурман, который, заранее прокладывает путь судна, чтобы избежать встречи с препятствиями. Период долгосрочного плана зависит от стабильности экономики и отраслевой специфики предприятия. Так, например, строительство плотины для водоснабжения требует планирования, по крайней мере, на десять лет вперед, в то время как планирование в мире моды может быть не больше, чем на один сезон. Обычно предприятие имеет подробный план на год вперед, и по мере того, как проходит месяц, в конце добавляется новый месяц, таким образом, план на любом этапе охватывает следующие двенадцать месяцев. В дополнение к этому обычно составляется ориентировочный план на 5 лет.
Как Вы и Ваши сотрудники пользуются этим планом для направления деятельности предприятия? Как часто он пересматривается?	Планы должны преобразовываться в цели и задачи, с которыми люди могут работать. Необходимо регулярно оценивать прогресс в достижении поставленных целей. План сам по себе не является разовым упражнением, он также должен регулярно пересматриваться, чтобы обеспечить его соответствие текущим условиям. Например, стратегическое решение охватить 10% определенного рынка (объем рынка составляет 5 млн. единиц товара в год) преобразовывается в продажи 500,000 единиц товара для предприятия и 25,000 единиц товара для каждого из 20 торговых агентов. Месячный план продаж составляет 2 083 единицы. В таком случае каждому агенту совершенно ясно, чего он должен достичь.
Сверяются ли фактические результаты деятельности предприятия с плановыми?	Обычно проводятся еженедельные или ежемесячные заседания для оценки достигнутых результатов путем сравнения фактических показателей с плановыми. Цель такой оценки заключается в том, чтобы проанализировать и скорректировать деятельность в тех сферах, где она не соответствует плану. Примеры типов информации и отчетов, которые обычно рассматриваются на таких заседаниях, приводятся ниже.

Управленческая информация

Одним из фундаментальных принципов ведения успешного бизнеса является гибкость – наличие заготовленных заранее нескольких альтернатив на случай сбоев в первоначальных планах (по времени, результатам, прибыли и т.д.), в таком случае можно будет быстро внести коррективы. Не следует рассчитывать на то, что утвержденные планы являются неизменными, поскольку изменения постоянно происходят во внешнем мире, и это должно отражаться и на планах компании. Данная концепция во многом напоминает поездку по городу, существует несколько вариантов того, как добраться до одного и того же места. Если на пути следования произошла авария или задержка, можно воспользоваться другим маршрутом. (Например, сколько альтернативных маршрутов существует между Проспектом Мира и Полянкой?)

Система управленческого учета должна быть гибкой и предоставлять требующиеся отчеты с учетом измененных обстоятельств.