Внедрения сэд-2010: бизнес осторожничает и считает roi

Принимая решение о внедрении той или иной ECM/СЭД, заказчики стремятся справиться с "контентным хаосом", повысить эффективность, оптимизировать бизнес-процессы, выполнить требования законодательства и уменьшить риски. Кризис повлиял на эти приоритеты в незначительной степени, но заставил руководителей уделять больше внимания вопросам оценки эффективности предлагаемых решений.

В течение 2009-2010 гг. западными консалтинговыми  агентствами (Gartner, Forrester Research, Harris Interactive) был предложен ряд условно новых подходов к внедрению ЕСМ/СЭД. Очевидно, что они построены прежде всего анализе работы западных компаний, поэтому их актуальность в России не вызывает сомнений только с поправкой на отечественные реалии.

В качестве примеров "нового" взгляда на внедрение систем электронного документооборота можно привести концепцию так называемого "быстрого ECM" (Agile ECM), согласно которой программные продукты должны обеспечивать быстрый доступ к контенту, гибкость и возможность включения его в бизнес-процессы организации.  Также Gartner предлагает схему из шести подходов к внедрению ECM, позволяющую сэкономить, как утверждают аналитики, до 1 млн евро. В той или иной "транскрипции" данные подходы уже нашли свое применение в России.

Компании учат основы экономической эффективности

Для проектов СЭД докризисного периода часто было характерно отсутствие проработанной методологии и четкой оценки эффективности. Поэтому на первый план в связи с ужесточившейся рыночной ситуацией вышла необходимость объективного анализа аспектов использования СЭД, начиная с оценок расходов на внедрения и окупаемости, анализа функциональности и т.д.

Серьезные заказчики, обжегшись на неудачных внедрениях ERP, теперь требуют от разработчиков детального описания процесса реализации и внедрения (проектной методологии) еще на этапе подготовки коммерческого предложения. Таким образом, и разработчик, и заказчик еще до начала проекта договариваются в деталях о том, что, как, в какие сроки будет выполнено, и какие документы будут выпущены.

Сравнение традиционной и "быстрой" ЕСМ

Традиционная ECM	"Быстрая" ECM
Информация закрыта в разрозненных репозиториях	Информация находится в репозиториях, созданных по открытым стандартам
Контент в репозиториях хранится пассивно	Контент вовлечен в процессы компании
ECM ограничивается только управлением контентом	ECM предоставляет инструменты для бизнес-аналитики
ECM сложно адаптировать под изменяющиеся условия бизнеса	ECM легко адаптировать под изменяющиеся условия бизнеса
Управление бизнес-процессами подчинено ИТ-департаменту	Бизнес-процессами управляют сами сотрудники, прошедшие небольшую подготовку
ECM имеет длительный цикл внедрения	ECM внедряется быстро и этот процесс не меняет всю систему в компании

Источник: CMSWire, 2010

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, говорит, что в докризисные времена, когда деньги "сыпались с неба", а для выделения бюджета требовалась только хорошая презентация, поддержанная правильно организованным контактом с нужным человеком, никто из заказчиков вообще не использовал такое слово как "экономическая эффективность". Это было слово из лексикона студентов-дипломников и западных аналитических отчетов. В настоящее время ситуация меняется, но не радикально. Практически ни один из известных эксперту запросов на тендерное предложение не включал коэффициент возврата инвестиций как критерий выбора подрядчика. Все ограничивалось выбором предложения с минимальной ценой и экспертными оценками технических преимуществ предложенного решения. Коррупционные возможности такого подхода, по мнению эксперта, очевидны. Он замечает, что лишь единичные вендоры поставляют калькуляторы для оценки своих предложений, полагая, что заказчик обязан самостоятельно принимать решение о том, подходит ли созданное решение для решения его задач или нет. "Есть даже такая шутка, что заказчик сначала платит 100 тыс. евро разработчику, а потом еще 100 тыс. евро консультанту, чтобы тот объяснил, что же ему сделали, и посчитал экономический эффект, хотя было лучше сделать то же самое, но в обратном порядке", - констатирует господин Бейдер. С вопросами внедрения, по его словам, ситуация выглядит более благополучной.