Сканирование

Значимый этап – это сканирование документов. Безусловно, самый трудоемкий процесс. На выходе получаются "снимки" документов, которые аккуратно складываются по папкам в ожидании обращения к ним. Но иногда организациям необходимо обеспечить и распознавание текста, к примеру, для полнотекстового поиска, тогда трудоемкость оцифровки усложняется многократно.

Любое сканирование начинается с предварительного анализа архивного фонда. Необходимо отделить важные документы от второстепенных (записки, всевозможные копии документов и пр.). На этом этапе оценивается трудоемкость работы, этапность, вырабатывается единый формат по индексированию и пр.

Книжный сканер Элар Plan Scan

Далее начинаются работы по сканированию. Этот процесс сложен не только ввиду обработки большого количества листов, но и по причине того, что документы неоднородны по составу. Это могут быть не расшиваемые папки, крупные или негабаритные листы, пожелтевшая бумага, карандашные или другие малоконтрастные записи, просто поврежденные листы, а также документы, требующие особо бережного обращения из-за ветхости.

Сама оцифровка происходит с применением специализированного оборудования. Это, как правило, устройства для поточного сканирования, а также сканеры для книг, нерасшиваемых папок. Безусловно, покупать подобное дорогостоящее оборудование оправдано только для больших или распределенных архивов. В основном же для выполнения работ по оцифровке приглашаются сторонние организации. Если же стоит задача по покупке оборудования для внутреннего использования, то можно обратить внимание на следующее: во-первых, всемирно известные многопрофильные производители не всегда предлагают достойные по качеству и производительности решения, тогда как известные лишь профессионалам марки оказываются превосходными по всем основным характеристикам. Во-вторых, настройки скорости и расширения по умолчанию могут косвенно сказать о реальной, а не заявленной производительности аппарата (к примеру, настройки 200dpi явно не рассчитаны для поточного сканирования).

Профессиональный сканер Fujitsu fi-5750C

Еще в процессе сканирования очень важно осуществлять постоянный анализ получаемых снимков для оперативного изменения настроек сканирования. Ведь получаемые данные должны быть легко читаемыми в дальнейшем. К тому же, нередко необходимо проводить работы по редактированию изображений, это чаще всего касается ветхих или поврежденных документов.

По окончанию сканирования производится индексирование полученных снимков. Работы чрезвычайно кропотливая и ответственная. На этом этапе производится сопоставление полученных снимков с уникальным, однозначно идентифицируемым кодом, присвоенным в соответствии с введенным классификатором. В итоге, как правило, получается древовидная структура кодов документов, облегчающая поиск не только по ключевым словам в карточке, но и по группам.

Функционал по

Автоматизация архивного дела включена в любую современную систему электронного документооборота. Как это часто бывает у создателей смежных технологий, некоторые разработки начинались с того, что ИT-компании пытались создать свой "Lotus Notes" и, в конце концов, доходили до необходимости "компьютерного учета"  бумажных документов. Некоторые, напротив, начав с архивов, доросли до своего видения документооборота. Это движение навстречу позволило посмотреть на схожие проблемы под разными углами, от чего выигрываем прежде всего мы, конечные пользователи.

Ниже рассмотрены некоторые любопытные решения таких продуктов.

Система контроля доступа к документам, как с защитой от перезаписи (там, где применимо), так и от запрета на чтение. Причем доступ может ограничиваться вплоть до одного конкретного документа или до конкретной карточки документа.

Интеграция с "верхними" системами. Многие разработчики предлагают продукт в виде модулей к ERP-системам, что позволяет после некоторой оптимизации использовать привычный интерфейс и основную логику делопроизводства и бухгалтерского учета в совокупности с электронным архивом. Кроме того, некоторые решения использую структуру хранения данных от Microsoft Exchange, что так же позволяет использовать привычный инструмент, такой как Microsoft Outlook.

Веб-интерфейс. Очень многие разработчики переориентируют взаимодействие своих систем в привычный пользователям формат – с помощью интернет браузера. Не исключение и системы архивного делопроизводства. Также веб-интерфейс помогает упростить работу с территориально распределенными архивами.

Работа с секретными и совершенно-секретными данными. Откровенно говоря, работа с подобными документами не требует особых мер, кроме типовых. Среди них: особый режим доступа в помещения с ПК и серверами, замкнутый контур ЛВС, известные методы защиты хранилищ информации.