Основные преимущества аутсорсинга сэд

• Автоматизация ввода документов с разделением по их типу и степени важности

• Быстрый доступ к документам по запросу

• Сокращение расходов на поддержку и управление собственного хранилища бумажных документов

• Аудит безопасности хранения, перемещения и уничтожения документов

Источник: AIIM, Iron Mountain, 2010

К разряду дискуссионных относится вопрос, получит ли компания, воспользовавшаяся услугами аутсорсинга СЭД, быстрый экономический эффект, как заявляют все игроки рынка. Западные эксперты приводят много примеров того, каким образом передача на аутсорсинг СЭД позволяет компаниям обеспечить повышение эффективности работы за счет использования техник автоматизации прохождения документов. Однако в России количество кейсов по аутсорсингу документооборота пока критически мало для того, чтобы он смог перерасти в тенденцию.

SaaS для нас?

Несмотря на то, что в России на сегодняшний день есть отработанные технологии, и, главное, опытные команды, услуги аутсорсинга документооборота распространены не очень широко. В основном, это базовые сервисы электронной почты и хранения архивов. Одним из наиболее перспективных направлений аутсорсинга СЭД, по мнению экспертов, может стать предоставление услуг по модели SaaS.

SaaS - модель аутосорсинга, при которой заказчик за абонентскую плату использует уже готовую ИТ-инфраструктуру для организации процессов делопроизводства и документооборота, имеет ряд преимуществ по сравнению с другими. С одной стороны, сокращаются эксплуатационные расходы, в более сжатые сроки происходит внедрение СЭД, через веб-браузер обеспечивается доступ к данным в режиме 24х7х365. Все вопросы по организации берет на себя оператор SaaS-услуги. В качестве примера можно привести корпоративные информационные системы компаний, предлагаемые Google, Microsoft, IBM.

Из претензий, предъявляемых к SaaS документооборота, можно назвать некоторые ограничения по функциональным возможностям. В связи с этим интересна дискуссия среди экспертов, например, является ли Google, стремящаяся в этот сегмент в помощью Google Docs and Spreadsheets, полноценным конкурентом для SharePoint Online. Однако вендоры, в первую очередь, западные, активно работают над совершенствованием своих инструментов.

Как считает Павел Плотников, у российских компаний слишком много опасений, связанных с задачами сохранения коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации. Организации пока не готовы отдавать на аутсорсинг даже хранение бумажных архивов. Единственной перспективной моделью привлечения внешних ресурсов для построения документооборота представляется SaaS, когда компания не приобретает программное обеспечение, а оплачивает пользование им как услугой.

Есть и другие точки зрения. По словам Ирины Кубликовой, директора по маркетингу компании "БОСС-Референт", российский рынок пока "морально" не готов к тому, чтобы использовать для хранения и обработки внутренней документации внешние ресурсы. Именно по этой причине проекты SaaS у нас не получают активного развития. Однако госпожа Кубликова допускает, что с течением времени ситуация будет меняться.