Распределение ролей

В предложенной аналитической компанией Gartner модели ролей управления документацией в нее включены: юрист-специалист по ИТ (IT and legal hybrids), архивариус цифровых архивов (digital archivist), информационный менеджер (business information manager) и архитектор корпоративных систем информации (enterprise information architect). Эти сотрудники могут быть не только ИТ-специалистами по основному профилю, но и прийти на данные должности из сферы бизнеса.

В России в связи со спецификой развития рынка электронного документооборота модель Gartner имеет свои варианты "переводов". Так, по словам Елены Ивановой, начальника отдела маркетинга ЭОС, на отечественном рынке преобладают информационные менеджеры, а архитекторов корпоративных систем крайне мало. Роль архивариуса цифровых фондов в России также отсутствует. Это связано с тем, что на Западе большое внимание уделяется управлению данными, хранящимся в электронном виде, а в России цифровые архивы находятся в зачаточном состоянии, и большинство корпораций и госструктур не придает этому слою своей ИТ-инфраструктуры никакого значения. Как исключение можно привести в пример крупные российские государственные библиотеки, получившие соответствующие гранты, и некоторые компании, понимающие необходимость таких архивов.

Российские эксперты в целом согласны с моделью Gartner, но отмечают, что существует множество других возможных классификаций.

По словам Максима Галимова, директора по перспективным исследованиям компании Directum, российская практика делопроизводства выделяет предметную роль "управляющего документацией" (делопроизводителя), который берет на себя множество обязанностей - от проектирования архивов до оперативного контроля за движением документов. Эксперт полагает, что наиболее практичным шагом с точки зрения управления будет перевод такого специалиста в ИТ-службу.

Сергей Якимчук, руководитель центра компетенции MS SharePoint компании Terralink, говорит, что информация делится четко на ту, что присутствует (и должна присутствовать) только в бумажном виде? и на ту, что можно переводить в электронный вид. Первой управляют делопроизводители, а второй – "итэшники". Никаких других ролей в ближайшие годы не появится.

Распределение обязанностей

Согласно исследованию компании AIIM, в компаниях, работающих на территории Европы, проекты ЕСМ почти лишены четко выраженной схемы ответственности и управления. По данным AIIM, в 28% компаний за СЭД отвечают руководители ИТ-департамента (причем аналитики отмечают, что зона их ответственности относится не к выбору технологий, а к вопросам контента), в 15% организаций есть отдельная должность директора по управлению документацией (Chief Records Officer) или руководителя по аудиту документационного обеспечения (Chief Compliance Officer). В остальных случаях за ECM/СЭД отвечают начальники финансовых и юридических отделов. В целом, в 36% организаций нет специального человека, который выполнял бы работу руководителя аналитического департамента, связанного с корпоративными документами и неструктурированным контентом, а в 10% компаний за электронный документооборот вообще никто не отвечает.

В России степень вовлеченности персонала в процесс документирования остается недостаточной, а распределение функциональных обязанностей - размытым. В результате с документами могут работать секретарь, делопроизводитель, специалист, руководитель отдела, топ-менеджер – любой сотрудник, который имеет отношение к прохождению данного вида документа или поручения в системе. Нельзя сказать, что это повсеместное явление. Однако в результате компания может получить "некачественный" контент. Что, согласно данным исследования компании TDWI, снижает доходы организации на 10-20%.

В крупных компаниях может быть выделено подразделение, ответственное за СЭД/ECM-решения, а в небольших за все ИТ-продукты может отвечать приходящий два раза в неделю системный администратор. В государственных структурах, по словам Юрия Корюкина, директора по корпоративным проектам ABBYY, традиционно к документообороту относятся с большим "почтением", и есть отдельные специалисты или даже подразделения, отвечающие за это направление. Но в целом нехватка кадров в этой области продолжает иметь место, и связана она с тем, что эти люди не востребованы.