Внедрение системы инвойс-менеджмента: как подойти к выбору?

Входящие платежи становятся все более заметным элементом структуры организации. Основная сфера ответственности компаний смещается в сторону обеспечения качества, соответствия контрактных условий общей стратегии, отчетности и аналитике. Такая перемена влечет за собой увеличение объема работы и зон ответственности. Чтобы отвечать требованиям времени, необходимо провести ревизию процессов и переориентировать сотрудников с достаточно бюрократических функций в области маршрутизации, согласования и общения с поставщиками на аналитические. Автоматизация этих функций и задач позволяет значительно повысить эффективность работы компании.

"Время – деньги". Данная поговорка известна всем финансовым и ИТ-директорам, но все ли задумываются о ее смысле применительно к процессам обработки входящих счетов на оплату? Так ли важна оптимизация данного бизнес-процесса в условиях снижения ИТ-бюджетов, наличия отложенных в связи с кризисом проектов. Проблематика обработки  входящих платежей (Accounts Payable – AP) имеет достаточно длинную историю, и нельзя сказать, что является новой. В пользу этого аргумента можно вспомнить, что большинство поставщиков ERP-решений имеют свои разработки, а аналитики пишут отчеты о  возможностях оптимизации данного бизнес-процесса, в том числе и в России.

Что такое ims

Система инвойс-менеджмента – информационная система, позволяющая эффективно управлять процессом обработки, в первую очередь, входящих бумажных и электронных счетов, согласовывать их оплату, взаимодействовать с поставщиками, осуществлять оплату, иметь развернутые инструменты анализа и отчетов по процессам АР. Также в рамках системы IMS возможно управление исходящими счетами (AR - accounts receivable).

Наиболее важные требования к функциональности IMS

Функционал AP решения	Средний балл	Критическая важность, %
Возможность сократить стоимость обработки инвойса	4,14	44
Качество сканирования и распознавания данных инвойса	4,09	39
Возможность эффективно соотнести распознанные данные с заказом в ERP-системе	4,00	38
Возможность индексировать и искать инвойсы, их скан-образы	3,99	36
Электронный архив скан-образов инвойсов	3,98	40
Возможность интеграции с ERP	3,94	38
Возможность сократить время обработки инвойса	3,93	33
IMS  решение является частью ERP  решения	3,29	20
AP решение имеет также и AR-часть в рамках одной системы	2,88	11
Наличие SaaS  модели поставки решения.	2,53	7

Источник : Aberdeen Group, 2010

Прежде чем принять решение о начале проекта по внедрению IMS,  службы закупок и AP , как правило, сталкиваются с рядом проблем: сроки  обработки счета на оплату растут, поставщики выставляют штрафы, компания не экономит на "ранней оплате" (период, в течение которого организация получает скидку от поставщика за досрочную оплату), теряются документы, оплачиваются дублирующие счета,  количество персонала AP растет. Все это приводит к тому, что руководство приходит к выводу о необходимости оптимизации процессов AP. Особый рост внимания к данной области  связан с  желанием руководства создать единый центр обслуживания (SSC- Shared Services Center) компании  или холдинга и вынести в него ряд функций, в том числе и АР.