Электронные счета-фактуры: переход оправдан, но отложен?

Рынок ожидает претворения в жизнь планов по внедрению электронных счетов-фактур. Пока ситуация проясняется, имеет смыл посмотреть, что должно измениться с приходом нововведений и какие вопросы предстоит решить законодателям и российским компаниям.

Планы по внедрению электронного документооборота в России уже достаточно давно озвучиваются различными государственными лицами и органами. В мае 2009 года правительство РФ одобрило документ "Основные направления налоговой политики Российской Федерации на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов", который включал в себя мероприятия по введению электронного документооборота. С января по июнь 2009 г. управление ФНС России по г. Москве совместно с десятью московскими компаниями провели пилотный проект по созданию системы составления и выставления счетов-фактур в электронном виде. 23 сентября 2009 года в государственную думу был внесен законопроект "О внесении изменений и дополнений в статью 169 части второй налогового кодекса Российской Федерации и федеральный закон "О бухгалтерском учете"", призванный разрешить применение в России счетов-фактур и бухгалтерских документов в электронном виде. Однако 26 января 2010 года этот законопроект был отозван, а сроки введения электронных счетов-фактур в России автоматически передвинулись на более позднее время.

ЭЦП

Прежде всего, электронные счета-фактуры представляют собой электронный документ, т.е. файл, содержащий представленную в определенном формате информацию. При этом с точки зрения как фискальных органов, так и компании, обрабатывающей полученный счет-фактуру в электронном виде, важно обеспечить аутентификацию отправителя (т.е. юридически значимое подтверждение того, что документ был отправлен именно той организацией, от лица которой был получен документ) и отсутствие изменений (фальсификации, имитации). Когда это касается бумажных документов, используются печать организации, подписи уполномоченных лиц и проверка на отсутствие помарок и незаверенных исправлений. В случае электронных счетов-фактур для этих целей применяется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Для создания ЭЦП обычно используют принципы ассиметричного шифрования, при которых отправитель с помощью своего закрытого ключа и на основании передаваемого сообщения генерирует по определенному алгоритму подпись, а получатель на основании полученного сообщения, подписи и открытого ключа отправителя проверяет подлинность сообщения. Т.к. открытый ключ отправителя известен и доступен всем, то возникает проблема проверки принадлежности ключа своему владельцу и защиты от подмены этого открытого ключа. Для этих целей используют специальные удостоверяющие центры, т.е. организации, имеющие право выдавать юридически значимое подтверждение соответствия ключей подписей и владельцев (сертификаты ключей).

Использовать или не использовать

Надо обратить внимание, что в России порядок использования ЭЦП регулируется федеральным законом "Об электронной цифровой подписи", который устанавливает, что ключом подписи может владеть только физическое лицо, а значит, как и раньше, электронные счета-фактуры будут подписываться уполномоченными физическими лицами от имени компании.

Кроме того, как было отмечено выше, в процессе обмена электронными счетами-фактурами между компаниями необходимо участие третьего лица. В случае подачи деклараций в электронном виде таким лицом является специализированный оператор связи. В рамках пилотного проекта по составлению и выставлению e-счетов-фактур применялась точно такая же схема, и в качестве оператора выступала компания "Такском". Поэтому компаниям, планирующим перейти на обмен счетами-фактурами в электронном виде, надо быть готовыми к тому, что это будет платной услугой.

Еще одним важным моментом является хранение e-документов. Дело в том, что все сертификаты ключей подписи имеют определенный срок действия, но компании необходимо обеспечить возможность подтверждения юридической значимости счетов-фактур в течение всего периода обязательного по закону хранения документа, т.е. даже тогда, когда сертификат ключа уже может быть недействительным.

Разумеется также, что для полного перехода на электронные счета-фактуры и интеграции учетных систем с системой обмена электронными документами компаниям придется установить новое ПО и обновить используемые для автоматизации учета программы. Правда, ситуация со счетами-фактурами в электронном виде, скорее всего, будет развиваться по сценарию, аналогичному подаче электронных деклараций, и необходимое внедрение и обновление программного обеспечения можно будет осуществить достаточно просто.

Остановимся теперь на положительных моментах перехода на счета-фактуры в электронном виде. При применении счетов-фактур в электронном виде компанию ожидает, во-первых, экономия на бумаге и на других расходах на печать, почтовые и курьерские услуги, а также снижение затрат на ведение архива бумажных документов. Уменьшится процент "опаздывающих" счетов-фактур, полученных компанией уже после закрытия налогового периода по НДС, за счет того, что доставка электронного файла осуществляется намного быстрее бумажного документа, и у компании появляется возможность оперативно взаимодействовать с поставщиками. Также становится легче искать необходимые счета-фактуры по контрагенту при камеральных проверках. Будет намного проще, чем сейчас, автоматизировать проверку входящих счетов-фактур на соответствие законодательству и контрактным отношениям с поставщиком. В целом же компании смогут обеспечить более гладкий переход на полностью электронный документооборот и применение стандартов EDI.

Как видим, преимущества перехода компании на счета-фактуры в электронном виде достаточно существенны, и нововведения, если будут реализованы, наверняка будут поддержаны налогоплательщиками.