Идентификация

Работа с электронными документами позволяет упростить доступ к информации, хранящейся в документе, но физический доступ к бумажному документу в некоторых случаях бывает затруднен. К примеру, в папке, где хранятся однотипные приказы, отличающиеся друг от друга лишь исходящими номерами и незначительно по содержанию. В этом случае точно идентифицировать документ позволяют заранее нанесенные штриховые коды. Безусловно, в этом случае, правильнее было бы вести речь о комплексной системе делопроизводства, которая бы позволяла маркировать документ с помощью штрих-кода еще в процессе печати на принтере. Таким образом, вероятность ошибки в идентификации документа сводится к нулю.

Отдельно можно рассказать про перспективные системы автоматической идентификации, в частности, про RFID-технологию. В основе RFID лежат радиочастотные метки, нанесенные на объект учета, и считыватели, позволяющие сканировать информацию с меток дистанционно. Применимо к архивному учету, РФИД дает следующие преимущества: во-первых, инвентаризация. Когда поиск документа, его учет и контроль местоположения производится без физического контакта с ним, что, с одной стороны, позволяет существенно продлить срок жизни документа, а с другой, существенно ускорить инвентаризацию. Во-вторых, защита от несанкционированного выноса из архивного помещения. Принцип работы очень близок к тому, который используется в системах защиты от краж в магазинах. В-третьих, отслеживание местоположения в реальном времени.

Несколько лет назад Microsoft объявила о полном отказе от бумажного документооборота внутри корпорации. Почин сделан, и уже, видимо, скоро подобные, но более совершенные системы, станут повсеместными. Переведя в электронный вид все, что было накоплено ранее и сумев организовать грамотные сбор, хранение и обработку новых документов, можно говорить о том, что пыль и трухлявый картон – это прошлое. Однако нельзя забывать и о музейной ценности многих архивных документов. Переведя в электронный вид, к примеру, автобиографию Н.С. Хрущева или Билль о Правах, никто, наверное, не сможет усомниться в ценности подлинников (точнее сказать, исходников).

Андрей Смирнов

ИТ-кадры: кто нужен рынку СЭД?

Очевидно, что внедрение любой информационной системы – лишь первый этап на пути борьбы компании с "информационным хаосом". Эффективность эксплуатации ECM/СЭД будет зависеть от того, насколько оптимально удастся выстроить политику управления корпоративным контентом. В связи с этим на современном этапе развития электронного документооборота представляется актуальной дискуссия о месте специалистов в области ЭДО в корпоративной иерархии, степени их ответственности и предъявляемых профессиональных требованиях.

Как показывает практика, отсутствие в компании специального исполнительного лица, отвечающего за управление СЭД/ECM, может сильно повлиять на степень успешности автоматизации документооборота. Поэтому, по мнению экспертов, на этапе ввода системы фактором успеха всегда является наличие сильного руководителя проекта со стороны заказчика. Также на этапе эксплуатации необходимо определить круг ответственных за работу с системой и их полномочия.

В некотором смысле справедливо  утверждение, что российские и западные компании работают в различных парадигмах: "электронный документооборот" и "управление информации".  В результате в первом случае акцент делается на управлении документом, а во втором - на управлении контентом. Отечественный рынок СЭД имеет весьма развитые традиции в плане дисциплины электронного документирования по сравнению с либеральными западными подходами к управлению документами. Однако для России характерна ситуация, когда менеджером СЭД выступает делопроизводитель или, что реже, технический специалист или менеджер проектов, а не специально обученный работник.