Подготовка к проекту

Основным элементом оптимизации является автоматизация, однако достичь наибольших успехов возможно при условии, что ей сопутствует оптимизация самого процесса. К элементам оптимизации, рекомендуемым аналитиками к рассмотрению перед проектом автоматизации, можно отнести комплексный анализ области АР, разработку системы метрик и KPI работы отдела АР, централизацию и стандартизацию функций АР,  определение бизнес-правил обработки счетов.

Стратегические действия в области IR&W *

Действие	%
Автоматизировать процесс IR &W	62
Интегрировать IMS  систему с ERP и WMS	31
Централизовать в АР  процесс IR &W	29
Стандартизировать процесс IR &W	27
Провести внутренний аудит эффективности  процессов AP	27
Использовать анализ данных для выявления областей "роста эффективности"	10
Обеспечить поддержку руководства для повышения эффективности процессов АР	8

* - Invoice Recognition and Workflow< - Распознавание данных счета и его обработка, 152 респондентов>

Источник: Aberdeen Group, 2010

Понимание текущего уровня затрат на обработку счета, показателей эффективности отдела и бенчмаркинг являются ключевыми при обосновании инвестиций в проект. Существует более 40 показателей эффективности работы отдела АР. К примеру, количество счетов на сотрудника отдела АР в месяц, средняя продолжительность обработки счета от получения до оплаты, стоимость обработки одного счета, % счетов оплаченных во время, % счетов оплаченных в "дисконтное окно", % счетов получаемых в электронном виде, % счетов  полученных на основе размещенного в ERP  PO (purchase order) заказа, др. Соответственно, чем быстрее и эффективнее обрабатывается счет, тем больше возможностей для компании сократить расходы на персонал и повысить прибыль за счет "ранней оплаты".

По словам Романа Чистякова, руководителя проектов компании "Северсталь-Ресурс", "основными целями, стоящими перед руководством компаний, является снижение издержек и автоматизация бизнес процессов. Автоматизация процессов инвойс менеджмента позволяет эффективно решать задачи оптимизации затрат".Целесообразность внедрения IMS  определяется не только прямыми выгодами от экономии, решаются также задачи обеспечения прозрачности процесса платежей, снижения уровня мошенничества, повышается удовлетворенность поставщиков за счет своевременных оплат. С другой стороны, очевидно, что небольшим компаниям, компаниям с неразвитым ИТ ландшафтом нецелесообразно и затруднительно внедрять IMS.

По словам административного директора J&J Россия Игоря Немецкова, можно выделить  несколько формальных признаков, на основе которых дальше обсуждать целесообразность внедрения данного класса системы: 1) количество входящих счетов > 10 000 в год, 2) количество финансовых контролеров > 5человек , 3) создание SSC. В первую очередь, данным критериям соответствуют  ретейлеры, крупные холдинговые компании, производители автомобилей и строительные компании.

Как комментирует Кира Миронова, финансовый директор компании Ferrero Россия, "для оптимизации взаимоотношений с поставщиками внедрение ИТ-системы полезно. Она повышает точность прогнозирования, сокращает Procure-to-Pay цикл, уменьшает трудозатраты у покупателя и у поставщика. Ручная обработка заказов, таким образом, уходит в прошлое, что, безусловно, резко сокращает количество ошибок ручного ввода информации и трудозатрат с двух сторон. Мы стараемся использовать счета-фактуры, как счета на оплату. т.е. входящий счет-фактура не рассматривается сам по себе, а является частью общего процесса.. Бухгалтер только проверяет его наличие при Invoice Verification и подтверждении автоматической оплаты. Но важная для учета информация уже содержится в предыдущих транзакциях. Автоматизация этих процедур и создание электронного архива интегрированного с SAP является актуальным вопросом".

Согласно данным Aberdeen, к основным трудностям при оптимизации АР заказчики относят отсутствие интеграции между ERP-системой  и IMS, недостаточность внутренних ИТ-ресурсов и поддержки руководства, достаточно трудно убеждать поставщиков перейти на электронное выставление счетов через EDI и XML. С данным мнением аналитиков соглашается руководитель проектов компании ВСС Максим Синягин: "На настоящий момент мы наблюдаем среди наших клиентов большой интерес к решениям в области управления входящими счетами, однако при оценке бизнес-кейса, заказчики, как правило, принимают решение о уменьшении функционального охвата проекта. Мы рекомендуем делать поэтапное внедрение, начинать с электронного архива документов, развивая проект на задачи распознавания данных, маршрутизации обработки инвойса".

Основные шаги при подготовке компании к внедрению IMS можно формализовать достаточно просто. Необходимо согласовать цели и задачи проекта, включая показатели ROI; разработать обоснование (бизнес-кейс) и ожидаемые выгоды от проекта; формализовать функциональный объем проекта; включить заинтересованные департаменты в разработку требований к решению; определить, возможно ли на начальном этапе измерить достигаемые эффекты и формализовать KPI; рассчитать и проанализировать TCO. Требуется оценить стоимость услуг по настройке системы, ПО, необходимой инфраструктуры, платежей по технической поддержке, внутренних затрат на обучение персонала, а также оценить технические решения  предлагаемые поставщиком.