3. Связь с базами данных

В современных компьютерных системах громадный объем информации хранится в виде баз данных. База данных представляет собой совокупности однотипных записей вместе с их правилами обработки и отображения на экране. Поясним на примере базы данных личного состава предприятия. Пусть в базе данных хранится информация о фамилии, имени, отчестве, годе рождения, табельном номере, месте рождения каждого сотрудника. Тогда информация в базе данных представляла бы собой набор записей типа структуры

Фамилия	Имя	Отчество	Табл. номер	Год рождения	Место рождения
Лисицын	Павел	Анатольевич	2435	1970	Екатеринбург
Волков	Анатолий	Павлович	2436	1972	Ревда

Каждую строку такой таблицы принято называть записью, а название столбцов (Фамилия и др.) называют полями базы. Порядок записей в базе не имеет значения, т.е. в компьютере не запоминается, какая информация хранится первой, какая второй и т.д. В любой момент можно добавить или исключить любую запись.

Набор записей одного типа образует в базе данных таблицу. Таких таблиц может быть несколько. Например, в базе личного состава может быть заведена таблица окладов сотрудников, таблица их поощрений и др. Разбивка на отдельные таблицы производится в целях удобства работы и сокращения объема памяти, занимаемого базой данных.

Поскольку базы данных очень широко распространены, то созданы специальные средства программирования для работы с такой упорядоченной информацией. Практически стандартизирован язык SQL запросов к базе данных. Запрос - это задание на выборку из базы записей, удовлетворяющих некоторым условиям. Например, можно выбрать и показать на экране всех сотрудников определенного отдела или определенного возраста. Можно найти сумму продаж за заданный период и т.д.

Рис. 1.17. Выбор источника данных

При обработке запроса просматривается информация всей таблицы, поэтому сразу после того, как в базу будет добавлена информация, она начнет участвовать в подготовке результатов новой выборки. Создание каждого такого запроса требует определенных усилий программиста.

При работе с БД используются специальные механизмы, которые позволяют ускорить поиск информации среди большого объема данных (индексы), автоматизировать ряд операций. Но это все имеет значение больше для разработчиков БД, чем для пользователей, работающих с нею. Пользователь должен знать только, что существует база данных с нужными ему значениями и что эти значения включены в таблицу с определенным именем и полями с такими-то названиями.

Вызов программы ms Query

Рис. 1.18. Выбор файла

Д ля получения данных формируется специальный запрос на так называемом языке SQL. Программа MS Query позволяет, не зная правил языка и используя только графический интерфейс, легко сформировать запрос к базе данных, получить данные и перенести их в электронную таблицу. Большинство операций при этом может быть выполнено мышью.

Рис. 1.19. Выбор полей

Эта программа может использоваться автономно, чтобы просмотреть или откорректировать данные той или иной таблицы. Для запуска программы из Excel выполните команду Данные/Импорт внешних данных/Создать запрос (программа MS Query должна быть установлена). В появившемся окне (Рис. 1 .18) выберите тот источник, данные из которого нужно поместить в таблицу. Использование мастера запросов поможет быстро и без ошибок определить критерии отбора данных.

Следующим шагом будет выбор файла, таблицы и столбцов из нее (рис. 1.19). Если данные расположены в одной таблице, то мастер запросов поможет вам завершить создание запроса. Если же данные находятся в нескольких таблицах, то запрос нужно завершать ручными операциями с использованием правил языка SQL.