Мастер запросов

Если данные расположены в одной внешней таблице, то мастер запросов может создать практически любую их выборку по требуемым условиям. Перенесите столбцы (или всю таблицу), из которых будут извлекаться данные, в правую половину окна, отмечая название столбцов и нажимая клавишу [>] (при необходимости можно просмотреть данные из этого столбца, нажав клавишу "Просмотр" (см. рис. 1.19). После завершения отбора нажмите клавишу "Далее", которая становится активной после выбора полей.

Появится окно, в котором можно задать правила отбора данных из каждого столбца (рис. 1.20). Здесь выделяется столбец, для которого формируется правило отбора данных. В окне выбора условий имеется список условий. Из названий условий нетрудно понять, как будет производиться отбор данных. Так, если выбрано условие "начинается с", то будут отобраны все данные, начинающиеся с введенных символов. При выборе условия "Содержит" ищутся все строки, внутри которых есть сочетания символов, введенных в критерий отбора и т.д.

После определения условий необходимо установить его параметры (вводятся с клавиатуры), но более удобно выбирать их из значений, имеющихся в данном поле таблицы. Для этого нужно нажать на кнопку списка (справа от поля условия).

К одному и тому же столбцу можно применить несколько условий выборки, используя операции И или ИЛИ. После выбора операции станут доступными поля задания условия и параметров отбора данных.

Рис. 1.20.Фильтрация данных

Такие правила отбора можно задать для каждого используемого для отбора столбца. Критерии отбора по каждому столбцу объединяются в итоговом запросе по принципу И, т.е. будут одновременно выполняться условия, заданные как для первого столбца, так и для второго, третьего и т.д.

Следующим окном мастера запросов будет окно задания критериев сортировки результатов. При этом можно определить несколько уровней сортировки (по аналогии с простой сортировкой в Excel).

Последним окном диалога является запрос о месте размещения итоговой таблицы.

9. Макросы

Набрел на тело верный пес.

Героя снег почти занес,

Но флаг в ладони ледяной

Сжимал он с твердостью стальной.

Excelsior!

Лонгфелло

Макрос – это список команд, записанных в виде одной выполняемой процедуры. С помощью макросов можно автоматизировать повторяющиеся действия.

1. Запись макроса

Запись макроса начинается командой Сервис / Макрос / Начать запись.

На текущей панели (рис. 1.21) можно изменить предлагаемое по умолчанию имя макроса и назначить для запуска макроса некоторую комбинацию клавиш. Она состоит из клавиши CTRL и клавиши любого символа. Сделанные назначения клавиш перекрывают стандартные назначения в Excel до тех пор, пока открыта книга, в которой записаны данные макросы.

В

Рис. 1.21. Параметры макроса

более ранних версиях Excel комбинация клавиш и некоторые другие атрибуты макроса задаются через дополнительную панель “Параметры”.

Поле “Описание " предназначено для комментариев по макросу. Не следует его игнорировать - через неделю-другую вы будете усиленно вспоминать, для чего был записан этот макрос.

После нажатия кнопки [OK] в статусной строке появляется слово "Запись". Активизируется панель, содержащая две кнопки - “Остановить запись” и “Относительная ссылка”. Теперь все выполняемые команды и действия будут записаны в макросе. Будьте внимательны! Не делайте того, что не должно входить в макрос!

Запись макроса прекращается через меню Сервис\Макрос или с помощью кнопки “ Остановить запись ”.

Рис. 1.22. Редактирование макроса

Текст макроса на языке программирования Visual Basic находится в отдельном модуле книги (его можно обнаружить по ярлычку в ранних или через меню Сервис/Макрос в современных версиях Excel). Макросы можно редактировать (добавлять, удалять, изменять). Для этого в меню Сервис/Макрос/Макросы выбирается требуемый макрос, после чего Excel вызовет редактор Visual Basic (рис. 1.22), который позволит изменить записанную процедуру.