8. Функции списка

Excel распознает списки автоматически по однородности данных в строках или столбцах. Пример списков – смета на оборудование. Ограничителями списков являются пустые строки. Если функция списка применяется только для определенной части таблицы, то эту часть необходимо выделить. Функции списка нельзя использовать для несмежных выделений. Рассмотрим использование функций списка на примере сметы.

• Перейдите на лист «Смета». С целью более эффективной иллюстрации работы со списками, а также для закрепления усвоенного между полями «Наименование» и «Количество» введите дополнительное поле (столбец) «Напряжение, кВ». Удалите строку 7 -«Всего» (суммарные результаты будут получены через функции списка). Увеличьте число строк (записей) таблицы вдвое путем копирования строк 3-6 (в первой строке у вас название таблицы, а во второй – наименование полей). Приведите в порядок номера позиций. Старой группе оборудования назначьте напряжение 110 кВ, а новой 220. Цену нового оборудования увеличьте вдвое (используйте числа, а не формулы).

• Для работы со списками желательно, чтобы первая строка отражала название полей записей, поэтому между первой и второй строками вставьте пустую строку, а затем ее скройте.

1. Сортировка

Сортировка является одной из основных и более часто используемых функций списка.

• Установите АК внутри списка и выполните сортировку таблицы по наименованию оборудования в алфавитном порядке (команда Данные/Сортировка). При этом внимательно ознакомьтесь с диалоговой панелью «Сортировка диапазона». Выполните сортировку списка по цене, по затратам и цене, по номерам позиций (в возрастающем порядке).

Сортировку по одному полю более быстро позволяют выполнять клавиши ИМ . Для работы с ними достаточно просто установить АК внутри поля, по которому реализуется сортировка, и нажать соответствующую клавишу.

• Выполните предыдущие работы с использованием клавиш «Сортировка».

2. Формы данных

Формы являются прекрасным средством заполнения таблиц типа «Списки» (см. п. 1.6). Все данные, относящиеся к одной записи, представляются на одной панели, что повышает их визуализацию.

• Установите АК внутри таблицы. Выполните: Данные/Форма. Появилась диалоговая информационная панель (рис. 2.17), где можно дополнять и корректировать записи. Обратите внимание, что здесь присутствуют и вычисляемые поля (Затраты). Пролистайте записи от начала до конца. Измените количество. Как изменились затраты? Создайте новую запись, например, для 5 выключателей 35 кВ по цене 100 тыс.р.. Закончите работу с «Формой». Как изменилась таблица? Если вы не записали в «Форме» номер, введите его.

В результате дополнительного ввода данных заполняются строки в нижней части таблицы. В результате может оказаться, как это имеет место в нашем случае, что будут заполнены все пустые строки между таблицей и расположенными ниже данными. Отсюда рекомендация: все исходные данные - в начало листа. Расширяющиеся таблицы должны иметь достаточное пространство для расширения.

• Перенесите курс доллара в начало листа.

Рис. 2.42. Форма

Обратите внимание на то, что перенос ячейки, на которую имеются ссылки, не повлиял на результаты вычислений. Таким образом, глобальные списки не меняются только при копировании ячеек и адаптируются при их переносе.

• Введите через форму дополнительную запись о четырех выключателях 110 кВ. В результате таблица приобретает вид рис.2.18

Рис. 2.43. Дополнительные записи

«Форма» имеет полезную опцию, позволяющую просматривать записи по некоторому критерию. Например, вам нужно просмотреть данные только по выключателям. Для этого:

• Вызовите «Форму» и нажмите кнопку “Критерий”(см. рис. 2.17). В поле “Наименование” введите “Выключатель”. Перейдите в режим формы (кнопки "Далее" или «Назад» в зависимости от направления просмотра записей). Пролистайте список. Просмотрите все выключатели напряжением меньше 220 кВ. (в критериях можно определять простейшие условия (<, >); знак равенства можно не ставить).

3. Фильтр

Представленные в предыдущем разделе функции фильтрации в «Формах» примитивны и не покрывают всех наших потребностей. Excel предоставляет два режима фильтрации данных: «Автофильтр» и «Расширенный фильтр». Прочитайте в теоретической части соответствующий раздел (п.1.6.2).

Автофильтр. Фильтрация осуществляется непосредственно в таблице и позволяет оставить видимыми только те записи, которые формируются заданием встроенных критериев (команда Данные/Фильтр/Автофильтр).

• Вызовите Автофильтр. Нажмите кнопку фильтра в поле "Наименование". Оставьте в таблице только выключатели. Выберите функцию "Условие". Составьте условие и выполните фильтрацию, чтобы в таблице остались все записи, кроме выключателей. Восстановите список. Оставьте в таблице оборудование напряжением 35U220. Оставьте в таблице оборудование с наименованием, начинающимся на букву Р, на букву Р и дальше по алфавиту. Восстановите таблицу в полном объеме. Отключите режим фильтрации (Данные/Фильтр/Автофильтр).

• Расширенный фильтр. Основным достоинством расширенного, или пользовательского, фильтра является достаточно хороший обзор условий фильтрации. Пусть нам требуется вывести данные по выключателям напряжением меньше 220 кВ.

• Ниже таблицы скопируйте строку с названиями полей. В поле "Наименование" укажите «Выключатель», а в поле «Напряжение» - «<220». Установите АК внутри таблицы-списка и выполните: Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В диалоге укажите мышкой область критериев. Придумайте, запишите и реализуйте свой критерий фильтрации.