1. Формы данных

Работа со списками, особенно с большим числом разнородных полей, существенно упрощается при использовании такого способа представления информации, как формы данных. Здесь на экране присутствует только одна запись, что позволяет видеть запись, как правило, целиком. Однако необходимо, чтобы таблица удовлетворяла требованиям, предъявляемым к спискам.

2. Фильтры

Фильтрация позволяет оставить видимыми только самые необходимые записи, которые формируются заданием критериев. Существуют два способа фильтрации – через режимы «автофильтр» и «расширенный фильтр».

Автофильтр

С помощью команды Автофильтр фильтрация выполняется непосредственно в таблице. В отличие от сортировки, записи при фильтрации не переупорядочиваются, а только показываются те из них, которые удовлетворяют критериям фильтрации. В первой строке области списка должны находиться метки столбцов. Каждое поле можно использовать в качестве критерия. По умолчанию в таблице выводятся все записи.

Задание критерия. После выполнения последовательности меню Данные/Фильтр/Автофильтр на всех полях списка появляются кнопки, позволяющие фильтровать содержимое данного поля по всем записям (рис. 1.3). Выбор некоторого значения в поле фамилий, например “Волков”, позволяет вывести на экран только те записи, которые относятся к данной фамилии.

Рис. 1.3. Автофильтр

Рис. 1.4. Пользовательский автофильтр

К роме рассмотренного простейшего критерия имеется возможность составить более сложный пользовательскийавтофильтр. При выборе параметра “Условие” появляется приведенная на рис. 1.4 диалоговая панель

Здесь возможно построение более сложных логических конструкций. При этом используются операции отношения: = (равно), > (больше), < (меньше), <> (не равно), <= (меньше или равно), >= (больше или равно), "начинается с", "не начинается с", "заканчивается на", "не заканчивается", "содержит", " не содержит" (рис. 1.5). На рис. 1.4 второе условие означает вывод всех фамилий на буквы М-Я (операция больше относится к кодам букв, возрастающим по алфавиту).

Критерии фильтрации можно расширять подключением других полей. Это будут логические операции типа "И" (одновременное выполнение условий), все более и более сокращающие выборку.

С помощью команды Данные/Фильтр/Отобразить всё пользователь может восстановить отображение всех элементов списка. Однако эта команда не удалит кнопки, установленные на всех полях списка. Для того чтобы удалить эти кнопки, необходимо повторно выполнить Данные/Фильтр/Автофильтр.

Рис. 1.5. Выбор условий и значений пользовательского автофильтра

Расширенный фильтр

При использовании "Расширенного фильтра" критерии фильтрования можно задавать непосредственно в рабочем листе, что расширит возможности пользователя. В этом случае в диалоговом окне указывается область, содержащая критерии. Преимущество этого способа состоит в том, что пользователь всегда знает о применяемых критериях и может при надобности быстро изменить их.

Для вызова "Расширенного Фильтра" исполняется команда Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. На экране появляется диалоговое окно (рис. 1.6), где указываются область данных, область критериев и позиция, с которой должен записываться (если это требуется) модифицированный список.

Рис. 1.6. Диалоговое окно расширенного фильтра

Можно ввести несколько условий (называемых в дальнейшем множественными критериями) для того, чтобы выбрать записи, отвечающие либо всем условиям одновременно, либо одному из них.

Область критериев может быть в любом месте рабочего листа (желательно над или под таблицей). В приведённом на рис. 1.7 примере критерии заданы в строках 15 и 16 таблицы. Для соединения критериев с помощью оператора "И" критерии записываются в одной и той же строке. При этом новое условие записывается в новой клетке. Если второй критерий относится к тому же полю, то название поля повторяется. Для соединения критериев с помощью оператора "ИЛИ" критерии записываются в разных строках. Записанный в ячейку критерий содержит оператор сравнения. Знак равенства при задании критериев не используется, поскольку он будет интерпретироваться как вычисляемое выражение.

Рис. 1.7. Результат работы расширенного фильтра

Показанные в примере на рис. 1.7 критерии для расширенного фильтра настраивают фильтр таким образом, что он скрывает от пользователя те записи таблицы, которые не удовлетворяют указанному критерию. Иными словами, на экране останутся фамилии только тех студентов, которые получили повышенные оценки по математике и пониженные по физике.

Рассмотренный пример показывает условия, заданные по типу "И". Для того чтобы задать условия типа "ИЛИ", критерии записываются в разных строках, как это показано на Рис. 1 .8.

	Cтудент			Экзамены
№	Фамилия	Имя	Отчество	Математика	Физика	Сопромат	Химия	Ин.Яз
5	Хомяков	Михаил	Евгеньевич	3	4	4	4	4
1	Лисицын	Павел	Иванович	4	2	4	5	3
4	Зайцев	Игорь	Николаевич	5	5	5	5	5
3	Волков	Александр	Сергеевич	4	4	4	4	5
2	Волков	Пётр	Сергеевич	5	3	4	4	5
				Математика	Физика
					>3
				>3

Рис. 1.8. Фильтр с условиями типа "ИЛИ

Расширенный фильтр скрывает некоторые строки, но у каждой строки остаётся исходный номер, рассматриваемый как содержимое поля "№" (Рис. 1 .7, Рис. 1 .8). Номера строк, находящихся непосредственно над и под скрытыми строками, выделяются цветом. Для того, чтобы снова увидеть все строки таблицы, необходимо выполнить команду главного меню Данные/Фильтр/Отобразить всё.

Табличный способ задания логических условий является удачной находкой, которая применяется и в других программных продуктах MS Office (Access).