Требования к системе управления реализацией кип
Для реализации инвестиционных проектов создана единая управленческая структура – орган управления реализацией КИП, включающий в себя всех заинтересованных субъектов. Для обеспечения большей прозрачности ведения проекта отдельные функции управления (мониторинга и экспертизы, разработки проектов) могут быть реализованы с привлечением специалистов со стороны на контрактной основе.
В настоящее время создается Совет по управлению проектом. В планируемый состав Совета КИП будут включены представители всех заинтересованных субъектов КИП:
Руководитель реализации КИП;
Координаторы реализации КИП;
Руководители отраслевых отделов или комитетов поселка;
Представители малого и среднего бизнеса поселка;
Представители общественных объединений и организаций;
Представители Собинского муниципального района;
Представители администрации Владимирской области.
Деятельность Совета заключается в принятии ключевых решений по реализации КИП, требующих участия всех или части заинтересованных субъектов КИП:
Выбор подрядчика для реализации запланированных мероприятий КИП;
Изменение запланированной стоимости или длительности мероприятия КИП;
Изменение набора мероприятий КИП, если стало понятно, что существующий набор мероприятий не обеспечивает достижение конечной цели, либо часть мероприятий не влияет на достижение конечной цели;
Рассмотрение случаев отклонения от плана или недостижения запланированных результатов с последующей выработкой действий, направленных на устранение отклонения и т.д.
Орган управления реализацией КИП (далее – Исполнительная дирекция КИП, Координационный Совет) имеет централизованную структуру, в соответствии с основными направлениями КИП.
Рис. 5.1.Структура органа управления реализации КИП
Заседания Совета могут проводиться как планово, так и внепланово. Плановые заседания проводятся в соответствии с планом проведения заседаний Совета по реализации КИП, который согласуется со всеми заинтересованными субъектами и утверждается Руководителем( главным координатором ) реализации КИП.
В плане заседания должны быть указаны участники для каждого заседания и дата. Заседание совета проводится не реже, чем раз в два месяца. При необходимости на заседания могут приглашаться лица, не входящие в Совет.
Внеплановые заседания проводятся в случаях, когда необходимо срочно принять решение по важному вопросу, требующему участие заинтересованных субъектов КИП.
Решение о внеплановом заседании принимает Главный координатор Кип по согласованию с Руководителем реализации КИП.
Задачей Совета является оперативное принятие решений, необходимых для достижения конечной цели КИП, по вопросам, требующим согласования нескольких ключевых субъектов.
Совет по реализации КИП уполномочен принимать следующие решения:
О внесении изменений в КИП, если предусмотренные в нем мероприятия не гарантируют достижение конечной цели, либо часть мероприятий не влияют на достижение конечной цели.
Об изменении сроков, стоимости и плановых значений показателей реализации мероприятий КИП.
О распределении ответственности по мероприятиям или направлениям КИП среди ключевых субъектов, координатора и руководителей отраслевых отделов или комитетов администрации поселка.
О выборе подрядчиков для реализации мероприятий КИП (решение может быть также принято ответственным по данному мероприятию).
О назначении ответственных за выполнение задач.
Задачами Главного координатора реализации КИП являются следующие:
Обеспечивать Руководителя реализации КИП, ключевых субъектов и Минрегиона России достоверной и полной информацией о ходе реализации КИП поселка Ставрово;
Оперативно информировать Руководителя реализации КИП и ключевых субъектов во всех случаях, когда возникает отклонение от графика КИП (запоздание по срокам, недостижение запланированных результатов при реализации мероприятий (значений показателей));
Обеспечивать информацию о своевременности и результативности мероприятий КИП, по которым координатор был назначен ответственным.
Полномочия Главного координатора реализации КИП:
Ставить задачи и осуществлять руководство деятельностью специалистов Исполнительной дирекции КИП;
Запрашивать информацию у ключевых субъектов о ходе реализации КИП;
Запрашивать в учреждениях, министерствах и ведомствах информацию, необходимую для оценки реализации КИП и значений показателей;
Осуществлять выездные проверки реализации мероприятий, предусмотренных КИП;
Контролировать реализацию мероприятий подрядчиками, по которым координатор был назначен ответственным;
Составлять уточненные планы мероприятий, по которым координатор является ответственным.
Функции Главного координатора реализации КИП
Главный Координатор реализации КИП выполняет следующие функции:
Готовит, согласует отчет о ходе реализации КИП и предоставляет его в Министерство;
Готовит план проведения заседаний Совета по реализации КИП, согласует его с ключевыми субъектами и предоставляет Руководителю реализации КИП;
Готовит протоколы заседания Совета по реализации КИП;
Периодически уведомляет Руководителя реализации КИП и ключевых субъектов о ходе реализации КИП (рекомендуется уведомлять не реже одного раза в неделю по всем мероприятиям или направлениям КИП в установленной форме);
Информирует Руководителя реализации КИП и необходимых ключевых субъектов о необходимости проведения внепланового заседания Совета по реализации КИП;
Информирует Руководителя реализации КИП и ключевых субъектов о фактических и потенциальных отклонениях от плана реализации мероприятий КИП, недостижении запланированных результатов и о возможности недостижения конечной цели КИП после реализации КИП;
Готовит проекты договоров/соглашений Исполнительной дирекции КИП и ключевых субъектов;
Готовит проекты договоров с подрядчиками по реализации мероприятий КИП;
Готовит конкурсную документацию на заключение контракта по реализации мероприятий КИП;
Относительно решений, принятых Советом по реализации КИП:
Контролирует исполнение принятых решений и информирует членов Совета в случае неисполнения решений;
Документально оформляет решения, принятые Советом по реализации КИП, и подает на утверждение Руководителю реализации КИП и ключевым субъектам.
Обеспечение своевременности и результативности мероприятий, по которым ключевой субъект является ответственным;
Координаторы направлений имеют следующие полномочия:
Участвовать в заседании Совета по реализации КИП, выступать, выносить на обсуждение предложения и принимать участие в принятии решения;
Участвовать в подборе подрядчиков , соисполнителей . консультантов и заключать договоры на реализацию мероприятий КИП, оказание услуг или предоставлению продукции, необходимой для реализации КИП;
Запрашивать у Координатора реализации КИП информацию о ходе выполнения КИП, в том числе другими ответственными;
Контролировать реализацию подрядчиками мероприятий, по которым субъект был назначен ответственным;
Координаторы направлений КИП реализуют следующие функции:
Принятие управленческих решений по реализации мероприятий КИП;
Составление периодических отчетов о реализации мероприятий КИП и своевременное предоставление их в Дирекцию реализации КИП;
Предоставление запрашиваемой информации о ходе реализации мероприятий КИП.
Информирование исполнительной дирекции Совета Кип о ходе реализации решений по своему блоку.