9.3.2. Структура первичных учетных документов и общие правила их заполнения

Основными частями учетного документа являются:

– заголовочная часть;

– содержательная часть;

– оформляющая часть.

При их заполнении необходимо соблюдать основные общие правила.

Заголовочная часть должна содержать реквизиты (информационные элементы документа), дающие полное и четкое представление о виде и характере документа (рис. 38, приложение 1).

Действительно по « 20 » марта 2008 г.

НАКЛАДНАЯ № 18

Регистрационный №	Номер листа	Номер документа	Дата регистрации	Основание (цель) выполнения операции
001	002	005	032	045
18	1	18	150306	Заявка №34 от 2.02.06

Дата выполнения операции	Орган военного управления	Грузоотправитель	Грузополучатель	Ответственный получатель (сдатчик)
034	046	052	053	054
160306	МЕД.	Аптека	Терапевтическое отд.	Ст. медсестра Иванова В.П.

Рис. 38. Накладная (заголовочная часть)

В заголовочной части документа обязательно указываются» его номер; основание (цель) и дата операции, связанной с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств; наименование службы, выдавшей документ; грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик); срок действия документа;

Различают постоянные реквизиты, которые наносятся при изготовлении бланка документа, и переменные – фиксируемые на бланке документа в процессе его заполнения.

Переменные реквизиты заголовочной части документа заполняются следующим образом:

– реквизит «Регистрационный номер» записывается только на входящих документах; он должен соответствовать номеру регистрации документа в книге регистрации учетных документов (форма 26);

– под реквизитом «Номер листа» записывается порядковый номер листа заполняемого документа;

– под реквизитом «Номер документа» записывается номер составляемого документа согласно регистрации его в книге регистрации учетных документов (форма 26);

– под реквизитом «Дата регистрации» записывается шестизначное число, в котором первые две цифры обозначают число месяца, третья и четвертая – месяц, пятая и шестая – сокращенно год. Например, цифра «120306» означает: 12 марта 2006 года;

– под реквизитом «Основание (цель) выполнения операции» записывается наименование распоряжения, приказа, плана и т. п., на основании которого оформляется данный учетный документ. Например, при оформлении накладной на плановую выдачу медицинского имущества воинской части (соединения) из отделения военно-медицинского снабжения отдельного медицинского батальона соединения под этим реквизитом записывается «План снабжения». В этой графе может записываться и цель выполняемой операции (списание, снятие остатков за квартал и т. п.);

– реквизит-основание «Дата выполнения операции» записывается в день ее проведения должностным лицом таким же порядком, как и реквизит-основание «Дата документа». Аналогично записываются и другие даты: выпуска, выдачи в эксплуатацию, записи и т. д.;

– под реквизитом «Орган военного управления» записывается условное (пятизначное) обозначение воинской части (соединения) (соединения) или действительное наименование службы, которой оформляется учетный документ;

– под реквизитами «Воинская часть», «Подразделение», «Грузоотправитель», «Грузополучатель» и т. п. записываются условные (пятизначные) номера воинских частей или действительные наименования подразделений, которые проводят указанные в документах операции (прием, отпуск, снятие остатков и т. п.);

– под реквизитом «Ответственный получатель (сдатчик)» записываются воинское звание, фамилия и инициалы лица, которому доверено получение (сдача) медицинского имущества;

– под реквизитами «Номер двигателя, паспорта, транспорта и т. п.» записываются истинные их значения;

– под реквизитом «Вид транспорта» записывается наименование транспорта, которым отправлено или получено (должно быть отправлено или получено) медицинское имущество.

Например: Железнодорожный грузовой; Железнодорожный пассажирский; Воздушный; Автомобильный; Контейнер; Почтовая посылка; Транспорт получателя.

Содержательная часть документа (рис. 39, приложение 1) может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки.

Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы в процессе оформления документа, заполняются реквизитами-основаниями.

В содержательной части документа обычно показываются:

номер по порядку; наименование материальных средств; код номенклатуры; единица измерения; количество материальных средств. При необходимости, кроме того, указываются: категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа.

№ п/п	Наименование материальных средств	Код номенклатуры	Единица измерения	Категория	Выдать	Выдано	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Зонд желудочный		шт.	2	1	1	кн. №5 стр. 36
2.	Кружка ирригаторная резиновая		шт.	2	1	1	кн. №5 стр. 39
3.	Пузырь резиновый для льда		шт.	2	1	1	кн. №6 стр. 28
4.	Стул медицинский рабочий С-6		шт.	2	1	1	кн. №8 стр. 59
5.	Судно подкладное открытое эмалиров.		шт.	2	1	1	кн. №5 стр. 42
	Итого: 5 (пять) наименований

Рис. 39. Накладная (табличная содержательная часть)

Содержательная часть документа заполняется следующим образом:

– в графе «№ по порядку» записывается порядковый номер включаемого в документ наименования медицинского имущества;

– в графе «Наименование материальных средств (индекс, № чертежа)» записываются полные действительные наименования медицинского имущества в соответствии с Нормами снабжения медицинским имуществом на мирное время.

– в графе реквизита «Код номенклатуры» по соответствующей строке записываются коды, присвоенные данным наименованиям медицинского имущества по Нормам снабжения медицинским имуществом на мирное время;

– в графе реквизита «Единица измерения» записываются сокращенные единицы измерения соответствующих наименований медицинского имущества;

– в графе реквизита «Категория (сорт, плотность)» записываются категории (1–5) инвентарного медицинского имущества;

В конце содержательной части документа пишется «Итого наименований» и прописью указывается количество наименований. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога или оставшиеся свободными после записи текста, обязательно перечеркиваются зигзагообразной линией так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать.

Оформляющая часть документа (рис. 40) обычно содержит даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностных лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены).

Начальник медицинской службы войсковой части 00007

М.П. майор медицинской службы В.В.Петров

^{(должность, воинское звание, подпись, фамилия)}

Начальник аптеки отделения военно-медицинского снабжения в/ч 00007

капитан медицинской службы В.П.Клочков

^{(должность, воинское звание, подпись, фамилия)}

Выдал (сдал) В.П.Клочков

^{(подпись)}

Получил (принял) П.В.Воронов

^{(подпись)}

Рис. 40. Накладная (оформляющая часть)

Учетный документ подписывается соответствующим начальником и другими должностными лицами.

Приходные и расходные документы на медицинское имущество подписываются:

– в воинской части (соединения) – командиром и начальником медицинской службы;

– в бригаде – командиром медицинской роты и начальником отделения военно-медицинского снабжения;

– в медицинском учреждении – начальником учреждения и начальником аптеки.

– на складе (базе хранения) – начальником склада.

Подписи указанных должностных лиц скрепляются мастичной печатью части с изображением Герба Республики Беларусь;

Акты (формы 4, 11, 13, 14, 15 и 17) (приложения 2,4,6,7,8,9) во всех случаях составляются комиссией, назначенной командиром части (начальником учреждения) из числа лиц, являющихся специалистами по организации обеспечения медицинским имуществом и утверждаются командиром части (начальником учреждения).

Прием и отпуск медицинского имущества должен быть подтвержден распиской получателя или сдатчика, а также лица, отпустившего или принявшего имущество. Без расписок получателя или сдатчика документ считается недействительным. При необходимости указывается номер доверенности получателя.

О записях приходных и расходных операций в книгах учета на документах по каждому наименованию делается отметка, в которой указывается номер книги и страница, на которой записана операция. Лицо, производившее запись в книгах учета, ставит на документе дату и роспись, подтверждающую правильность записи.

Подпись начальника заверяется:

– на документах, предназначенных для отправки из воинской части (соединения) (соединения), – мастичной гербовой печатью воинской части (соединения) (соединения);

– на документах, предназначенных для обращения внутри воинской части (соединения) (соединения), – мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части.

Особенности заполнения отдельных реквизитов-оснований учетных документов указаны в пояснениях к заполнению каждой формы учетного документа.