9.3.3. Ведение учетных документов

Все составляемые первичные расходные и приходные документы должны быть зарегистрированы в книге регистрации учетных документов (форма 26), при этом порядковый номер регистрации является номером первичного учетного документа и записывается под реквизитом «Номер документа». Учетные документы регистрируются только после их подписания должностными лицами в строгой последовательности по мере поступления.

Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу (например, расчетов естественной убыли к акту снятия остатков или акту приема) на всех их листах также ставится его номер.

Рецепты и требования, поступающие в аптеку воинской части, регистрируются в специальном журнале, предусмотренном Руководством по работе военных аптек.

Поступающие в воинскую часть (соединение) первичные учетные документы также регистрируются в книге регистрации учетных документов (форма 26), при этом порядковый номер регистрации является регистрационным номером и записывается под реквизитом «Регистрационный №».

Для регистрации как составляемых, так и поступающих документов в книге ф. 26 целесообразно выделить отдельные разделы для приходных и расходных документов.

По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 26) и не имеющим печати (где она предусмотрена), категорически запрещается производить прием, отпуск, списание и другие операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества.

Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На до-получение (до-выдачу) или до-сдачу медицинского имущества должен быть составлен новый документ. Документ без подписей получателя и сдатчика имущества считается недействительным;

Если документ составляется в двух и более экземплярах, то он заполняется через копировальную бумагу печатающим устройством или шариковой ручкой (химическим карандашом).

Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные учетные документы.

При ведении учета вручную на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества. В отметке указываются номер книги учета и страница, на которой записана учетная операция (например, кн. 12, стр. 8). При отсутствии специальных граф в формах документов данные о дате выпуска (изготовления), серии, об анализе, о сроках годности, крепости этилового спирта, заводском номере и другая информация, а также отметка о записи в книгах (карточках) учета указываются после наименования предмета, в графе «Примечание» или на чистом поле документа;

При наличии в документе нескольких наименований имущества отметка производится по каждому наименованию.

Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например, «Исправленному (указывается правильная запись) верить» Исправление заверяется в книге учета подписью исполнителя (лица ведущего учет), а в первичном учетном документе - подписью начальника, подписавшего документ.

В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: «Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать» и также заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе — подписью начальника, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью.

При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более неправильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

Делать исправления в рецептах и требованиях не разрешается.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения в той последовательности, в которой они зарегистрированы в книге учета (форма 26). При большом количестве документов заводятся раздельные по однотипным (приходным, расходным и т. п.) документам. По мере подшивки документов листы в деле нумеруются. Их количество в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника медицинской службы воинской части (соединения) (соединения), командира медр. и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (соединения) (соединения, медр.).

На лицевой стороне дела указывается, какие документы и за какой период в нем подшиты. В начале дела подшивается внутренняя опись документов по установленной форме. По мере подшивки в деле листы нумеруются, документ вносится в опись, а по окончании календарного (отчетного) года количество листов подтверждается подписью начальника медицинской службы воинской части (соединения) (в медицинском учреждении – начальника аптеки) и заверяется мастичной печатью «Для пакетов» воинской части.