9.3.5. Хранение учетных документов

Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих их сохранность. Ежедневно по окончании работы шкафы (ящики) с учетными документами должны запираться и опечатываться. Оформленные документы и приложения к ним подшивают в папки, как правило, отдельно расходные и приходные.

По окончании отчетного года каждая папка с приходными и расходными документами пронумеровывается количество листов, заверяется подписью лица, отвечающего за ведение учета, и сдается на хранение в архив в порядке, установленном приказом МО. Книги учета и приходно-расходные документы на наркотические, психотропные лекарственными средства и лекарственные средствами списка «А», должны храниться отдельно от документов учета остального медицинского имущества. Ежедневно по окончании работы шкафы (ящики) с учетными документами должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и не запирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Ответственность за организацию хранения учетных документов в воинской части (соединения) и соединении несет начальник медицинской службы, в медицинском учреждении – начальник учреждения, а в подразделениях – командиры подразделений. Ответственность за организацию хранения документов и книг учета в аптеке несет начальник аптеки.

Учетные документы хранятся в воинской части (соединения) (соединении) в течение установленных сроков. Сроки хранения основных учетных документов по медицинскому имуществу в мирное время составляют:

– приходно-расходные документы по медицинскому имуществу (наряды, накладные, акты, сводные ведомости) - 3 года;

– журналы и книги учета медицинского имущества (формы 26, 27, 29, 55) - 3 года;

– отчеты, донесения, отчет-заявки наличия, качественного состояния, потребности и отпуска инвентарного и расходного медицинского имущества - 2 года;

– книги учета наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», требования и рецепты – 1 год;

– инспекторские свидетельства – 3 года.

Сроки хранения исчисляются с 1 января следующего за отчетным годом (после окончания книги учета).

Сроки хранения исчисляются с 1 января следующего за отчетным года. По истечении установленных сроков хранения учетных документов в воинской части (соединения) (соединении) или в случае ее расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются установленным порядком.

Бланки учетных документов, рецептов, требования, а также книги учета воинские части и соединения истребуют и получают наравне с другим медицинским имуществом.

9.4. Порядок документального оформления движения и изменения качественного состояния медицинского имущества

9.4.1. Документальное оформление приема медицинского имущества

Прием медицинского имущества воинской частью (соединением) может осуществляться:

– от органов железнодорожного (воздушного, автомобильного) транспорта, а также от почты (далее именуемых «органы транспорта»);

– на складе (базе хранения) медицинского имущества, соединения;

– непосредственно в воинской части, аптеке медицинской роты, доставленного сдатчиком грузоотправителя или приемщиком воинской части, медр., соединения, а также закупленного в торговых организациях.

Прием и оприходование поступившего (полученного) в воинскую часть (учреждение) медицинского имущества оформляются на основании сопроводительных документов:

– со склада (базы хранения) или из других воинских частей – по наряду (форма 78) (приложение 18);

– с медицинского склада своей бригады – по накладной (форма 2);

– из подразделений воинской части (соединения) или учреждения – по накладной (форма 2).

При отсутствии расхождений по количеству и качеству принятого имущества по сравнению с сопроводительными документами воинская часть (соединение, организация) высылает грузоотправителю и органу управления медицинской службы, выдавшему наряд, подтверждение о приеме материальных средств (форма 74) (приложение 17) не позднее трех дней после приема имущества.

Акт приема (форма 4) (приложение 2) комиссией воинской части (соединения) (соединения, медр.) составляется при выявлении несоответствия в количестве или качестве медицинского имущества с данными сопроводительных документов. В акте указываются только те наименования имущества, в отношении которых обнаружены расхождения. В конце акта делается запись: «Все остальное имущество, перечисленное в сопроводительных документах и не указанное в настоящем акте, принято полностью». По поводу недостачи или поставки некачественного медицинского имущества грузоотправителю (копия – органу управления медицинской службы) направляется претензионное письмо с приложением оформленного установленным порядком акта приема. Акт не составляется на медицинское имущество, поступившие с сопроводительными документами, при отсутствии расхождений по количеству и качеству груза. В данном случае грузоотправителю направляется подтверждение о приеме материальных средств (форма 74). Документы высылаются не позднее трех дней после приема медицинского имущества.

Акт приема (форма 4) составляется:

– при выявлении расхождений в количестве или качестве медицинского имущества с данными сопроводительных документов;

– в случаях получения медицинского имущества без сопроводительных документов;

– в случаях получения медицинского имущества непосредственно от предприятий промышленности;

– при получении подвижной медицинской техники;

– при получении наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А»;

– лекарственных средств общих;

– при получении медицинского имущества предназначенного для длительного хранения.

При этом в акте перечисляются все наименования и количество предметов, значащихся в сопроводительных документах и фактически поступивших, а в случае получения наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» – номера их серий и даты заготовки.

Акт составляется отдельно по каждому документу, по которому принято имущество, с включением только тех предметов, по которым выявлены расхождения.

Акт приема составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр акта остается в грузополучателя (приемщика), второй высылается отправителю, третий – отправляется в ВМУ.

Получение медицинского имущества на медицинском складе (базе хранения) или на складе другого поставщика, производится приемщиком воинской части (соединения) (соединения) по предъявлении им доверенности. На право получения наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», выдается отдельная доверенность. На принятое медицинское имущество приемщик воинской части (соединения) (соединения) должен получить от склада-поставщика второй экземпляр исполненного наряда. Затем приемщик организует доставку полученного имущества в воинскую часть (соединение).

Если медицинское имущество, принятое или отправляемое по одному документу (наряду, акту приема), подлежит перевозке на нескольких автомобилях, то приемщик воинской части (соединения) (соединения) или отправитель груза выписывает и вручает каждому водителю сопроводительный лист (форма 67) (приложение 15). При перевозке груза одной транспортной единицей сопроводительный лист не выписывается. Лица, получившие медицинское имущество для перевозки, несут ответственность за его сохранность и доставку по назначению.

Прием и оприходование медицинского имущества, поступившего в порядке децентрализованной заготовки, оформляются:

– закупленного по наличному или безналичному расчету – по накладной (форма 2), выписанной на основании оплаченных счетов (товарных чеков);

– заготовленного из местных источников бесплатно – по акту (форма 13) (приложение 6);

– изготовленного в ремонтных подразделениях воинской части (соединения) (учреждения) – по накладной (форма 2);

– годных приборов, узлов, запасных частей и деталей, полученных после разборки списанного инвентарного имущества – по акту (форма 15) (приложение 8);

– подобранного на поле боя имущества отечественных образцов, собранного от раненых и больных на медицинском пункте (в медицинском учреждении), а также трофейного, собранного в районе боевых действий – по акту (форма 13); в последнем случае акт (форма 13) составляется в двух экземплярах, один из которых представляется в вышестоящий орган управления медицинской службы.

Прием медицинского имущества от железнодорожного транспорта. Прием медицинского имущества воинской частью (соединением) от органов производится на железнодорожной станции назначения комиссией воинской части (соединения) (соединения, медр.) в присутствии представителя органа транспорта. В состав комиссии, назначаемой приказом командира воинской части (соединения) (соединения, медр.), обязательно включаются начальник медицинской службы воинской части (соединения) (начальник отделения военно-медицинского снабжения медр., начальник аптеки медицинской роты или лазарета, один из начальников отделений госпиталя) и приемщик (лицо, ответственное за хранение или эксплуатацию имущества). Приемщику выдается доверенность (форма 62).

Медицинское имущество принимается от органа транспорта на основании транспортных сопроводительных документов. При этом вначале проверяется исправность вагонов, контейнеров, люков, (они не должны иметь повреждений и признаков вскрытия), целость пломб и печатей, качество груза и упаковки, количество груза и т. п. При обнаружении утрат, повреждения или порчи груза, а также недостачи медицинского имущества, превышающей нормы естественной убыли при транспортировке, комиссией (с обязательным участием представителя органа транспорта) составляется коммерческий акт.

Приемщик (комиссия) обязан потребовать составления коммерческого акта также при обнаружении неисправности вагонов, контейнеров, нарушении пломб, наличии дефектов в упаковке (таре) груза, прибытии груза без документов или документов без груза, подаче груза железной дорогой к месту выгрузки по истечении 24 часов после оформления в товарной конторе документов на его получение. При обнаружении других недостатков составляется акт общей формы.

Порядок составления коммерческих актов и предъявления претензий органам транспорта определяется уставами (кодексами) и положениями, а также правилами перевозок грузов, действующими на соответствующих видах транспорта.

Коммерческий акт подписывается начальником станции (порта, аэропорта) или его заместителем, заведующим грузовым двором или весовщиком, а также представителем воинской части (соединения) (соединения, медр.), если он участвовал в проверке груза. В коммерческом акте должны быть точно описаны состояние воинского груза и те обстоятельства, при которых обнаружена неисправность, недостача и т. п.

В случае отказа органа транспорта от составления коммерческого акта необходимо вызвать представителя незаинтересованной организации или транспортной милиции, продолжить прием имущества и при недостаче, повреждении или порче груза в день принятия медицинского имущества составить акт, который кроме комиссии должен быть подписан вызванным представителем незаинтересованной стороны. После этого грузополучатель в течение 24 часов с момента проверки груза подает жалобу (заявление) начальнику отделения дороги (порта, аэропорта), который в трехдневный срок обязан дать мотивированный ответ о причинах отказа в составлении коммерческого акта и об удовлетворении претензии к органу транспорта. При отказе железной дороги (порта, аэропорта) от удовлетворения претензии воинская часть (соединение) обязана предъявить иск в Государственный арбитраж.

Дальнейший прием поступившего медицинского имущества, которое должно быть принято в срок 5-10 дней, производится комиссией в воинской части (соединения) (соединении).

Несвоевременное поступление нарядов, счетов-нарядов и других сопроводительных документов не должно служить причиной задержки приема. В этом случае имущество принимается по фактическому наличию.

Председателем комиссии по приему наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» назначается начальник медицинской службы части, командир медицинской роты медр., командир медицинской роты бригады, начальник лазарета, один из начальников отделений медицинского учреждения. В состав комиссии обязательно включается лицо, ответственное за дальнейшее хранение, учет и отпуск медицинского имущества.

Медицинское имущество принимается путем пересчета, взвешивания, тщательного осмотра каждого предмета и сопоставления фактического наличия и качества имущества с данными сопроводительных документов. При приеме химико-фармацевтических и биологических препаратов необходимо обращать внимание на наличие этикеток с данными контрольных анализов или номерами серий и сроки годности. Нарушать при приеме фабричную или складскую упаковку лекарственных средств и других расходных предметов имущества без надобности не разрешается. При приеме наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» заводские и складские упаковки (пачки, бандероли) вскрываются, а их содержимое пересчитывается (перевешивается). По окончании приема материальных средств комиссией воинской части (соединения) (соединения) обязательно составляется акт (форма 4).

Медицинское имущество, доставленное в воинскую часть (соединение) в сопровождении сдатчика грузоотправителя или приемщика грузополучателя, принимается материально ответственным лицом (например, начальником аптеки медицинского пункта) на основании первичных документов. При этом проверяется фактическое наличие имущества и его качество. При получении подвижных медицинских установок, наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», а также обнаружении несоответствия количества или качества медицинского имущества данным сопроводительных документов приказом командира воинской части (соединения) (соединения, медр.) назначается комиссия, которая составляет акт приема (форма 4). В составлении акта должен обязательно принимать участие сдатчик грузоотправителя (приемщик воинской части (соединения) или соединения). Если сдатчик грузоотправителя отказался от участия в составлении или подписании акт приема, то в нем делается соответствующая запись с указанием воинского звания, фамилии, имени и отчества сдатчика грузоотправителя и мотивов отказа.

При отсутствии расхождений в имуществе, доставленном сдатчиком грузоотправителя, на первом экземпляре сопроводительного документа заполняется расписка о получении имущества которая заверяется гербовой мастичной печатью воинской части. Второй экземпляр сопроводительного документа остается у получателя, а первый - возвращается сдатчиком на склад. В данном случае акт приема (форма 4) обязательно составляется при приеме доставленных наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» и подвижных медицинских установок. Акт приема составляется в трех экземплярах и направляется тем же адресатам, что и при приеме медицинского имущества от органов транспорта.

Прием медицинского имущества от других воинских частей производится только по указанию и нарядам (форма 78) вышестоящего органа управления медицинской службы. Имущество должно быть пригодно к использованию по прямому назначению, а предметы инвентарного медицинского имущества (при необходимости) должны иметь заполненные и оформленные формуляры и эксплуатационные паспорта. Некомплектное и неисправное медицинское имущество, а также лекарственные средства с истекшими или истекающими сроками годности принимаются только по специальному письменному распоряжению начальника органа управления медицинской службы, выдавшего наряд.

В случае недостачи отдельных приборов, инструментов и других комплектующих предметов в медицинском имуществе, учитываемом комплектами, одновременно с актами приема составляется карточка некомплектности (форма 51), которая в последующем служит для учета хода пополнения недостающего имущества.

Все принятое медицинское имущество должно быть оприходовано по книгам учета не позднее следующего дня на основании оформленных актов (форма 4) или сопроводительных документов (нарядов, накладных и др.). При этом приборы, аппараты, медицинские инструменты и другое инвентарное медицинское имущество приходуются в книге учета наличия и движения материальных средств (форма 29), а лекарственные средства, перевязочные материалы и другое расходное медицинское имущество – в книге учета наличия и движения материальных средств в подразделении (форма 27). Наркотические, психотропные лекарственные средства и лекарственные средства списка «А» приходуются в отдельной книге учета (форма 27). Оприходованию подлежат также тара и посуда, полученные вместе с медицинским имуществом и указанная в сопроводительных документах. Тара лекарственных средств, которые из аптеки отпускаются в оригинальной (заводской) упаковке, по книгам учета не приходуется.

Начальник склада медицинского имущества медр. принимает медицинское имущество для хранения под расписку в акте приема (наряде, накладной, акте технического состояния). Одновременно им заводятся стеллажные (штабельные) ярлыки (форма 69) с указанием сроков хранения и очередных осмотров (испытаний) медицинского имущества.

Прием медицинского имущества от подразделений воинской части (соединения) (медицинской роты, лазарета) в аптеку, а инвентарного имущества от подразделений медр. на склад медицинского имущества медр. производится по накладным (форма 2).

Годные приборы, узлы, запасные части и отдельные детали, полученные после разборки списанных медицинской техники, приборов и аппаратов, а также предметы, входившие в состав разукомплектованных комплектов (наборов), принимаются и приходуются по актам изменения качественного состояния (форма 15).

Закупленное по безналичному или наличному расчету медицинское имущество принимается и приходуется по накладным (форма 2), выписанным на основании оплаченных счетов (товарных чеков).

Начальник штатной мастерской, инженер (техник) по медицинской аппаратуре полученные для ремонта оборудование, инструмент, запасные части и другие расходные материалы приходует в книгу учета (форма 27). Медицинское имущество, принятое в ремонт (на техническое обслуживание), приходуется в книгу учета ремонта техники и имущества (форма 41).

Прием имущества, отремонтированного в мастерской по ремонту и обслуживанию медицинской аппаратуры медицинского учреждения, оформляется распиской получателя в книге учета ремонта техники и имущества (форма 41).