11.5.4. Оформление результатов инвентаризации

Итоговые данные о наличии и качественном (техническом) состоянии медицинского имущества по каждому хранилищу склада, материальной аптеки вносятся в графу 5 «Фактически состоит» и оформляются отдельным актом снятия остатков по форме 11. Акты снятия остатков в амбулатории, лазарете медицинского пункта, подразделении медицинского учреждения оформляются по номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом отдельно, а на медицинском складе - по каждому отделу (отделению) хранения.

Затем членами внутренней проверочной комиссии сличается фактическое наличие имущества с количеством, числящимся по учету и выводятся недостачи и излишки имущества. Кроме снятия остатков, комиссия проверяет соблюдение правил размещения и хранения медицинского имущества, сроки годности лекарственных средств, качественное состояние и комплектность изделий медицинской техники , своевременность переконсервации инвентарных предметов и поверки средств измерений. В ходе инвентаризации комиссия выявляет излишествующее и неиспользуемое медицинское имущество с целью его передачи другим частям, складам или реализации в народное хозяйство, проверяет законность приходно-расходных операций и соответствие оформления учетных документов установленным требованиям.

В случае обнаружения недостач расходного медицинского имущества начальником медицинской службы воинской части (соединения) (начальником отделения военно-медицинского снабжения отдельного медицинского батальона (роты), начальником аптеки медицинского учреждения или начальником отдела (отделения) хранения медицинского склада) проводятся расчеты естественной убыли медицинского имущества по нормам, установленным Руководством по хранению медицинской техники и имущества в воинских частях и на медицинских складах. Расчеты естественной убыли прикладываются к актам снятия остатков. Расчеты проводятся только по медицинскому имуществу, на которое установлены нормы естественной убыли (траты).

В случае выявления недостач, превышающих нормы естественной убыли, или недостач, на которые нормы естественной убыли не установлены, а также излишков имущества председатель комиссии обязан немедленно доложить об этом командиру воинской части (соединения) для принятия мер.

Все акты снятия остатков подписываются председателем и членами комиссии, производившими проверку. Материально - ответственные лица расписываются в том, что все имущество, поименованное в акте, проверено комиссией в их присутствии и принято на ответственное хранение. При проведении инвентаризации в связи со сменой материально ответственного лица в акте снятия остатков расписываются сдавший и принявший медицинское имущество.

В случае если до начала инвентаризации воинской частью было отгружено каким-либо видом транспорта медицинское имущество в другую воинскую часть (на склад) и его поступление еще не подтверждено получателем (имущество, находящееся в пути), в акте инвентаризации необходимо указать номера документов на отправку, с целью последующей проверки полноты отгруженного имущества при проведении следующей инвентаризации (проверки, ревизии)

Изъятие из дела учетного документа, например, для приложения к акту инвентаризации, проведения административного расследования или возбуждения уголовного дела по факту утрат, хищений или недостач медицинского имущества производится с разрешения командира воинской части (соединения) (начальника учреждения). При изъятии учетного документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит этот учетный документ. Справка-заместитель подписывается лицом, ответственным за ведение учета медицинского имущества, и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела.

Итоги инвентаризации проводятся по книгам и карточкам учета согласно актам снятия остатков. При этом в целях сокращения записей в графе «Наименование документа» книг и карточек учета, ведущихся в аптеке воинской части (соединения) и учетно-операционном отделе (отделении) медицинского склада, делается запись «Акт инвентаризации» и показываются остатки имущества по каждому предмету в каждом подразделении (отделе хранения).

Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества на основании приказа по части и актов снятия остатков записываются на приход, а недостачи - списываются с книг и карточек учета. При этом недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), а также недостачи медицинского имущества, для которого нормы естественной убыли не установлены, записываются в книгу учета недостач воинской части (соединения) и в книгу учета утрат материальных средств медицинской службы с обязательной отметкой на копии каждого приказа (выписки из приказа) командира части даты и статьи записи в книгу учета недостач и книгу учета утрат.

По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления актов снятия остатков оформляется акт инвентаризации по произвольной форме, в котором делаются выводы о наличии и качественном состоянии медицинского имущества. Акт оформляется в одном экземпляре, подписывается председателем и членами внутренней проверочной комиссии, а также в порядке ознакомления - начальником медицинской службы и утверждается командиром воинской части (соединения) и вместе с актами снятия остатков представляется командиру воинской части (соединения) (бригады, начальнику учреждения, медицинского склада) на утверждение.. В акте, кроме того, указываются условия хранения и учета медицинского имущества, причины образования недостач и излишков, предлагаются мероприятия, направленные на устранение выявленных недостатков, обобщается положительный опыт в организации хранения и учета медицинского имущества. Вносятся предложения по дальнейшему использованию излишних и ненужных воинской части (соединения) предметов медицинского имущества.

К акту инвентаризации прилагаются все акты снятия остатков, а также объяснения должностных лиц, справки, расчеты естественной убыли и другие документы, поясняющие выводы и предложения комиссии.

По результатам инвентаризации председателем внутренней проверочной комиссии проводится разбор с детальным анализом положительных результатов деятельности медицинской службы воинской части, выявленных недостатков, причин их возникновения и предложений по устранению этих недостатков. Материалы разбора являются основой для разработки плана мероприятий по устранению выявленных комиссией недостатков

По итогам инвентаризации командир части (начальник лечебного учреждения, начальник медицинского склада) издает приказ где указываются положительные стороны в работе с медицинским имуществом и выявленные недостатки, а начальник медицинской службы (начальник аптеки, начальник учетно-операционного отдела, отделения склада) разрабатывают план мероприятий по устранению выявленных недостатков и реализации предложений комиссии, который утверждается командиром части (начальником учреждения, склада). При этом копия приказа и экземпляр плана по устранению недостатков представляется начальнику органа управления медицинской службы, которому подчинена часть.