11.4. Порядок проведения и оформления результатов ревизии

Прежде чем начать ревизию, проверяющий получает предварительно справки в довольствующем отделе, по каким документам, в каком количестве, когда и откуда отпускалось имущество данной части или учреждению.

Проверяющий берет также справку об отпущенных на децентрализованные заготовки денежных средств, сверяет, что именно и на какую сумму закуплено и где оприходовано.

Проверки производятся часто одним лицом, но ревизии производятся, как правило, комиссиями, которые создает довольствующий орган. Комиссии начинают работу с представления командиру части (учреждения) документов на право проверки, а затем в зависимости от плана проверки снимают сразу наличие натуральных остатков или проверяется правильность ведения учета путем просмотра всех приходных и расходных документов, устанавливает подлинность, правильность их записей прихода и расхода, правильность произведенных в книгах подсчетов.

При полной проверке воинской части, бригады, учреждения, медицинского склада по вопросам военно-медицинского снабжения проверяются:

– правильность определения потребности в медицинском имуществе;

– обеспеченность части (учреждения) медицинским имуществом, положенным по табелям и нормам;

– фактическое наличие и качественное состояние медицинского имущества, в том числе наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», спирта этилового;

– целесообразность и законность расходования медицинского имущества и денежных средств;

– правильность эксплуатации и своевременность ремонта медицинской техники;

– соблюдение режима экономии в расходовании медицинского имущества и денежных средств;

– правильность ведения учета и составления отчетности;

– своевременность и эффективность контрольных мероприятий со стороны должностных лиц и внутренней проверочной комиссии;

– меры борьбы с утратами, недостачами и незаконным расходованием медицинского имущества, состояние работы по устранению причин их возникновения и своевременному возмещению причиненного государству ущерба;

– знание и выполнение должностными лицами своих функциональных обязанностей по медицинскому снабжению;

– состояние средств измерений и выполнение мероприятий по обеспечению безопасной эксплуатации сосудов, работающих под давлением, физиотерапевтической и рентгеновской аппаратуры;

– организация и состояние противопожарной охраны аптек и медицинских складов;

– выполнение предложений и устранение недостатков по актам предыдущих инвентаризаций, проверок, ревизий, а также указаний вышестоящих органов управления.

В ходе проверок обращается внимание на хранение, учет и использование медицинского имущества в амбулатории, лазарете медицинского пункта, подразделениях лечебного учреждения. Особенно тщательно проверяется соблюдение установленных требований по обращению с наркотическими, психотропными лекарственными средствами и лекарственными средствами списка «А».

Документальная ревизия включает полную проверку деятельности воинских частей, соединений, учреждений и, кроме того, инвентаризацию имущества. При документальной ревизии также проверяются:

– наличие приходно-расходных документов, правильность их оформления и законность проведенных операций;

– записи в книгах (карточках) учета и их сличение с подлинными документами, на основании которых произведены эти записи;

– своевременность и полнота оприходования медицинского имущества, правильность оформления актов приема, документов на выявленные недостачи и порчу медицинского имущества, своевременность записей о выявленных недостачах в книгу учета недостач;

– правильность переведения инвентарного имущества в низшую категорию и законность его списания по актам и инспекторским свидетельствам;

– законность отпуска (отгрузки, отправки, передачи) медицинского имущества;

– правильность хранения учетных документов, бланков строгого учета, законность уничтожения архивных учетных и отчетных документов.

При любой форме контроля в обязательном порядке проверяется наличие и качественное (техническое) состояние медицинского имущества неприкосновенного запаса:

– укомплектованность формирований медицинской техникой и имуществом в соответствии с табелями и нормами;

– наличие, качественное состояние, комплектность, условия хранения, своевременность обслуживания, сбережение и готовность медицинской техники и имущества к выдаче и использованию по назначению;

– своевременность освежения и пополнения запасов;

– правильность учета и отчетности;

– охрана и противопожарная безопасность.

При проверке готовности военно-медицинского снабжения части, учреждения проверяется также состояние тактико-специальной подготовки личного состава.

Кроме изложенных выше общих вопросов, составляющих содержание проверки (документальной ревизии) части, соединения, учреждения, имеются специфические разделы работы, на которые должно обращаться внимание при проверке аптек медицинских пунктов и лечебных учреждений медицинских складов и органов управления медицинской службы.

Так, при проверке аптеки части, учреждения контролируется соблюдение правил изготовления лекарственных средств и фармацевтического порядка в соответствии с требованиями Руководства по работе военных аптек.

Проверка (документальная ревизия) соединения включает не только проверку состояния военно-медицинского снабжения в частях, входящих в состав соединения, но и контроль работы отделения военно-медицинского снабжения по обеспечению частей медицинским имуществом. В отделении военно-медицинского снабжения особое внимание обращается на ведение оперативного учета имущества по установленной номенклатуре, правильность составления и своевременность представления сводной отчет-заявки, работа по перераспределению между частями соединения излишествующих и неиспользуемых запасов медицинского имущества, организация хранения и учета имущества на складе, организация обслуживания и ремонта медицинской техники в частях соединения, состояние работы с неприкосновенными запасами медицинского имущества и контроля за обеспечением медицинским имуществом частей со стороны начальника медицинской службы соединения.

Результаты проверки или документальной ревизии воинской части, соединения, учреждения по вопросам организации обеспечения медицинским имуществом оформляются актом.

В акте последовательно излагаются состояние дел, выявленные недостатки и нарушения по всем проверенным вопросам, а также положительные стороны деятельности, опыт работы, которые целесообразно распространить.

Акт проверки (документальной ревизии) должен быть конкретным и основываться на документально подтвержденных фактах. Вносить в акт данные, не подтвержденные документами, запрещается. Выявленные утраты имущества должны быть подтверждены расчетами в количественном и стоимостном выражении, кратким анализом причин нарушений с указанием действительно виновных лиц. О фактах, которые могут стать предметом судебного разбирательства, в акте указывается подробно, а в необходимых случаях они могут оформляться особым приложением к акту ревизии. К акту прилагаются акты снятия остатков, а при необходимости - объяснения должностных лиц, виновных в выявленных нарушениях, рапорты (заявления) лиц, имеющих возражения по существу проверки (ревизии) или содержанию акта.

В некоторых случаях по результатам проверки (документальной ревизии) воинским частям, учреждениям и подразделениям военно-медицинского снабжения ставится зачетная оценка.

В акте должны быть изложены следующие основные вопросы:

– время начала и окончания проверки;

– кто проводил проверку и в присутствии какого должностного лица;

– основание для проведения проверки (ревизии);

– период охватываемый проверкой (ревизией);

– знание должностными лицами основных положений по медицинскому снабжению;

– размещение, оборудование аптеки и наличие средств механизации;

– условия для хранения имущества и санитарное состояние;

– состояние дел по учету и отчетности;

– обоснованность заявок и правильность показываемых в них данных;

– размеры запасов имущества, наличие сверхнормативных неиспользованных средств, мероприятия по их реализации;

– рациональное использование децентрализованных заготовок;

– организация эксплуатации и ремонта медицинского имущества в подразделениях;

– обоснованность дополнительных заявок на имущество;

– документальное подтверждение на израсходованное имущество;

– правильность изготовления и отпуск лекарств;

– правильность хранения лекарств в аптеке и подразделениях;

– соответствие учетных данных с фактическим наличием имущества;

– работа по экономии;

– какие недостатки устранены в присутствии проверяющего и какие остались не устраненными и срок их устранения;

– выводы и предложения.

В самом начале проверяющий знакомится с актом предшествующей проверки и какие замечания данного акта не устранены и по какой причине.

Вопросы проверки по имуществу запаса (если такое имеется) излагаются в акте проверки отдельным разделом.)

По имуществу запаса проверяются следующие вопросы:

– ведение его учета;

– условия хранения и размещения;

– обеспеченность сохранности;

– освежение, пополнение дефектуры, консервация и переконсервация;

– наличие и составления планирующих документов по этим мероприятиям, т.е.: наличие плана освежения, дефектной ведомости; наличие плана переконсервации и т. д.

Кроме того, проверяются наличие и своевременное составление констатирующих документов, т.е. акты освежения, пополнения, переконсервации и др. Результаты проверки (документальной ревизии) объявляются в приказе командира проверенной (обревизированной) воинской части. Командир обязан обеспечить контроль за выполнением предложений по акту. Непосредственные мероприятия по устранению недостатков и нарушений, указанных в акте, возлагаются на соответствующих должностных лиц медицинской службы и осуществляются по специально разработанному плану. В срок, установленный в акте, командир воинской части (соединения) представляет должностному лицу, назначившему проверку (ревизию) письменный доклад об устранении недостатков и нарушений.