Документи кадрового обліку

В «1С:Бухгалтерії 8 для України» інформація про кадри вводиться за допомогою документів. Первинне введення інформації здійснюється документом «Прийом на роботу» (меню «Кадри» — «Прийом на роботу в організацію»).

Прийом на роботу в організацію проводиться з дотриманням обмежень, що витікають з трудового законодавства України: одна і та ж фізична особа може бути оформлена працівником декількох організацій, але основне місце роботи у нього може бути лише в одній з них; у інших же організаціях працівник повинен бути оформлений як зовнішній сумісник. Працівник може бути прийнятий на роботу в організацію другий раз, але вже як внутрішній сумісник.

При цьому внутрішнє сумісництво повинно бути заздалегідь дозволено відповідною установкою облікової політики організації, доступною через меню «Підприємство» — «Облікова політика» — «Облікова політика (по персоналу)».

Крім того в обліковій політиці організації передбачено можливість закруглювання сум до виплати: якщо встановлено 0,01 - до копійки,  1,00 - до гривні.

Основні відомості, необхідні для нарахування зарплати працівникам підприємства указуються в документі «Прийом на роботу», а саме:

• Табельний номер

• Підрозділ (до якого буде відноситись працівник)

• Посада

• Дата прийому

• Спосіб відображення в бух обліку (Тут задаються господарські операції, які можна поставити у відповідність розрахунковим величинам. Господарська операція складається з одної проводки в бухгалтерському регістрі (або пари транзитних проводок)

• Базовий період індексації зарплати (обирають дату базового місяця у відповідності до Порядку проведення індексації грошових доходів населення)

На закладці «Нарахування» указуються відомості, необхідні для нарахування зарплати, зокрема:

• Розмір — сума, яка буде запропонована як результат нарахування після заповнення документа «Нарахування заробітної плати»;

• Спосіб відображення в бух обліку (було розглянуто вище – по суті те саме, проте має пріоритет над даними введеними вгорі форми документа).

• Вид розрахунку (обирається з відповідного довідника. Містить список нарахувань, використовуваних при обліку заробітної плати працівників організацій. У план видів розрахунку можна додавати свої види розрахунків, вказуючи в кожного порядок його оподатковування податком на доходи фіхичних осіб, єдиним соціальним податком, а також спосіб відображення нарахованих сум в бухгалтерському й податковому обліку. Для цього призначена спеціалізована форма діалогу.

Для кожного виду розрахунку задається так званий спосіб відображення в бухгалтерському обліку — елемент довідника «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку», форма якого доступна також з меню «Зарплата» - «Способи відображення зарплати в обліку».

У табличних частинах «Внески» вказуються обовязковы утримання з заробітної плати, «Внески ФОП» - вказуються нарахування на заробітну плату, і на вкладці «Утримання» вказуються будь які інші утримання з працівників (наприклад, аліменти, утримання щомісячної плати за оренду житла чи суми погашення кредиту і т.д.).

З документа «Прийом на роботу» можна роздрукувати відповідний паперовий документ — по типовій формі № П-1.

У разі потреби зміни параметрів розрахунки заробітної плати для вже прийнятих співробітників (зміна складу або розміру нарахувань, набору внесків і утримань) можна скористатися документом «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» (меню «Зарплата» — «Планові параметри» — «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій»).

Наступні кадрові переміщення працівників оформляються документами «Кадрове переміщення організацій» (Меню «Кадри» - «Кадрове переміщення організацій»).

В цьому документі також при необхідності можна відобразити зміну даних для розрахунку заробітної плати.

З документу «Кадрове переміщення організації» можна роздрукувати відповідну паперову форму по типовій формі.

Звільнення працівника з організації реєструється документом «Звільнення з організації» (Меню «Кадри» - «Звільнення з організації»).

З документу «Звільнення з організації» можна роздрукувати відповідний друкований документ.

Налаштування параметрів обліку заробітної плати

Перш ніж приступити до нарахування заробітної плати слід переглянути, і при необхідності відкоректувати деякі налаштування. Наприклад, в пункті «Зарплата» - «Нормативні параметри» - «Шкала ставок податків», може виникнути необхідність змінити ставку нарахувань єдиного соціального внеску у відповідності з класом професійного ризику підприємства. А в пункті індекси інфляції, може виникнути необхідність ввести індекси інфляції за відсутні місяці для коректного розрахунку суми індексації.