3. Способы сводки и аналитических таблиц

В экономическом анализе широко применяются и такие технические средства как сводка и аналитические таблицы.

Сводкой называют технологическую операцию по подсчету итоговых и групповых данных. Сводка, которая проводится без разделения единиц изучаемой совокупности на группы (без образования из состава изучаемой совокупности групп по однородным признакам), называется простой. Сводка, в которой применяется группировка, называется сложной. С помощью сводки можно подвести общий результат действия различных факторов на обобщающий показатель, определить величину комплексных резервов увеличения результатов производства, подвести итоги анализа по определению резервов повышения эффективности производства, дать целостную характеристику изучаемой хозяйственной системы.

Аналитические таблицы обеспечивают единство как в порядке проведения анализа, так в его содержании и оформлении. Они облегчают сводку собранных данных для анализа. Это наиболее рациональная и удобная для отражения результатов анализа. Преимуществом аналитических таблиц является то, что в них связь показателей и влияние отдельных факторов на результаты хозяйствования выступают очень наглядно.

Таблица – это информация об изучаемом объекте, явления, выраженная в виде цифр, расположенных в определенном порядке, что значительно нагляднее словесного описания: расположение показателей находится в логичной последовательной форме, информация занимает меньше места, поэтому познавательный эффект достигается значительно быстрее.

Существуют 3 вида таблиц: простые, групповые, комбинированные. В простых – перечисляются единицы совокупности изучаемого явления. В групповых данные по отдельным единицам объединяются в группы и подгруппы по одному существенному признаку. В комбинированных разделение на группы делается по нескольким признакам. Они соответственно отражают простую или комбинированную группировку.

В зависимости от целей анализа таблицы составляют:

• для отражения порядка расчета аналитических показателей (содержат исходную информацию, расчет производных данных, необходимых для исчисления требуемого показателя);

• при изучении динамики показателей (приводится информация за ряд лет в хронологическом порядке, на ее основании рассчитываются базисные и цепные темпы роста и прироста);

• характеризующие выполнение плана (отражаются плановые и фактические данные за отчетный период, абсолютное отклонение от плана и процент выполнения плана);

• при оформлении структурных изменений в составе показателей (данные о составе изучаемого явления в базисном и отчетном году, удельный вес каждого элемента в общем целом, установленные изменения);

• для отражения взаимосвязи явлений (данные по одному из показателей ранжируют в возрастающем или убывающем порядке и соответственно этому располагают данные по другим взаимосвязанным с ним показателям);

• для оформления результатов факторного анализа (информация по факторным показателям, затем по результативным и изменение последнего целом и за счет каждого фактора в отдельности);

• для обобщения результатов анализа (систематизируется материал исследования).

Составление таблиц – процесс, требующий знания сущности изучаемого явления, методики анализа, правил оформления таблиц. Внешне аналитическая таблица состоит из:

• общего заголовка (выражающего ее содержание);

• системы горизонтальных строк и граф;

• подлежащего (показывает о чем идет речь, содержит перечень показателей, характеризующих явление);

• сказуемого (указывающего, какими признаками характеризуется подлежащее).

Существуют некоторые общие правила формирования аналитических таблиц, нарушение которых затрудняет проведение анализа или может исказить восприятие информации:

1. Таблица должна иметь номер и название. Номер необходим для ссылок на нее в тексте аналитической записки. Таблицы должны следовать за ссылкой на них в тексте. Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным и кратким и размещаться.

2. Желательно размещать таблицу на одной странице, для сокращения числа строк или столбцов можно применить группировку, включив в таблицу только итоговые данные по каждой группе. При необходимости дать более подробные сведения, детализированные сведения можно вынести в отдельные таблицы. Если таблица частично переносится на другую страницу, над этой частью делается надпись «продолжение таблицы» с указанием ее номера. Название таблицы и шапка в таком случае не повторяются, но добавляется строка с порядковым номером граф.

3. Большие таблицы должны иметь нумерацию строк и/или столбцов, что облегчает ссылки на отдельные данные таблицы.

4. Слова в заголовках граф пишутся полностью. Обязательно указываются единицы измерения всех показателей, при этом допускаются общепринятые сокращения (например: тыс. руб., ед. измер.), которые должны быть понятны при чтении таблицы. Если все элементы таблицы выражены в одинаковых единицах, то их выносят в заголовок.

5. Столбики располагают в последовательности, аналогичной последовательности анализа, например, сначала абсолютные, затем относительные показателя, или – сначала факторы, потом результирующий показатель. При отражении динамики показатели располагают в хронологическом порядке.

6. При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире). В интервале, охватывающем числа ряда, между крайними числами ряда в таблице допускается ставить тире (500–900). Не допускается наличия в таблице строк или столбцов, в которых все данные отсутствуют. В этом случае такая строка или столбец исключаются из таблицы.

7. Цифры в ячейках таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. Во всех таблицах должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин, за исключением необходимого для конкретного анализа увеличения десятичных разрядов в отдельных ячейках. При наличии цифр большой размерности обычно они приводятся с указанием не более 4-5 значащих цифр и соответствующим изменением размерности за исключением случаев, требующих большей точности анализа (например, не 1234567,89 руб, а 1234,6 тыс. руб)

8. Допускается выделение цветом или жирностью шрифта отдельных строк, граф и ячеек с целью акцентирования внимания именно на этих данных.

Данные правила относятся именно к аналитическим таблицам, отражающим результаты обработки и систематизации информации. Таблицы, которые составляются для сбора аналитической информации и разнообразные стандартные отчетные формы, составляются по иным правилам.