2. Организация аналитической деятельности на предприятии

В середине прошлого века, когда сфера услуг начала быстро развиваться, основным производителем услуг были малые предприятия и частные лица. В этих условиях диагностическая и аналитическая деятельность проводилась руководителем организации интуитивно или с применением элементарных аналитических процедур (сравнения, таблиц, графиков). Широкое внедрение средств современных коммуникаций обеспечило необходимую базу для процесса концентрации в сфере услуг, обеспечив повышение эффективности работы сетевых структур за счет концентрации капитала, использования единой системы управления и обеспечения, возможности привлечения высококвалифицированных специалистов. Крупная сетевая структура требует большей точности в принятии управленческих решений, так как цена ошибки возрастает многократно. Естественно, возникает необходимость создания системы поддержки принятия управленческих решений в виде аналитической службы и автоматизированной системы управления.

В отличие от бухгалтерского учета, который достаточно жестко регламентирован нормативными документами, объем, структура и периодичность проведения диагностических исследований определяется потребностями руководства организации, поэтому решения о необходимости создания аналитической службы и ее функциях могут весьма широко варьироваться. Однако опыт создания таких служб выявил общие принципы, на которых должна строиться деятельность аналитического управления и основные этапы по организации этой деятельности.

Результативность деятельности аналитической службы во многом зависит от правильной его организации. Можно выделить базовые принципы организации аналитической работы:

1. Анализ должен носить научный характер, т.е. учитывать требования экономических законов развития производства и рынка, использовать достижения науки и передового опыта, научно обоснованные и апробированные методики проведения анализа

2. Анализ должен базироваться на государственном подходе. При оценке экономических явлений, процессов, результатов хозяйствования нужно учитывать их соответствие экономической, социальной, экологической, международной государственной политике и законодательству.

3. Анализ должен быть системным и комплексным Комплексность исследования требует охвата всех сторон деятельности и всех подразделений, изучения причинных зависимостей в экономике предприятия, причем предприятие необходимо рассматривать как сложную динамическую систему, учитывая наличие большого количества внутренних и внешних связей, соподчиненность его отдельных элементов.

4. Анализ должен быть объективным, конкретным, точным. Он должен основываться на достоверной, проверенной информации, реально отражающей объективную действительность, а выводы его должны обосновываться точными аналитическими расчетами.

5. Анализ призван быть оперативным и действенным. Оперативность означает умение быстро и четко проводить анализ, обеспечивая менеджеров необходимой информацией для принятия решений в максимально сжатые сроки, так как многие решения необходимо принимать срочно, вне зависимости от готовности результатов анализа. Или наличия полной достоверной информации для его принятия. Действенность обеспечивается практическим использованием материалов анализа для управления, разработки конкретных мероприятий, обоснования, корректировки и уточнения плановых данных. В противном случае цель анализа не достигается.

6. Анализ должен проводиться по плану и обеспечивать эффективное распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. Анализ и диагностика должны проводиться систематически, а не от случая к случаю и использовать информацию, собранную и обработанную сотрудниками различных подразделений, а не только аналитического управления. Специализированные аналитические исследования и первичную диагностику проводят менеджеры по своим направлениям. Задачей аналитического управления является выявление проблем, связанных с нарушениями координации между подразделениями и неиспользуемых резервов, выявлением нарушений интересов организации отдельными исполнителями. Информация, собранная менеджерами по направлениям, должна оперативно собираться и систематизироваться, что требует четкого планирования аналитической деятельности и эффективного распределения обязанностей (обеспечение полноты исследования и исключение дублирования работ).

7. Аналитический процесс должен быть экономичным и эффективным. Необходимо обеспечить выполнение полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение, обязательность внедрения предложений, сделанных по результатам анализа, которые должны давать эффект, существенно превышающий затраты на их внедрение и проведение аналитических работ и поддержку информационной системы организации. С целью сокращения затрат на проведение анализа необходимо использовать регламентацию и унификацию. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа, а унификация (стандартизация) предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

При организации аналитической службы на предприятии выделяются следующие организационные этапы.

1. Определение субъектов и объектов АХД, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.

2. Планирование аналитической работы.

3. Разработка информационного и методического обеспечения АХД.

4. Апробация, доработка и внедрение информационно-методического обеспечения.

5. Оформление результатов анализа. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа. Оценка эффективности проводимой работы.

На первом этапе формирования организационной структуры АХД выделяют объекты анализа (какие показатели будут анализироваться) и субъекты (кто будет собирать и обрабатывать информацию). Затем в зависимости от структуры управления на предприятии определяют подчиненность служб - участников проводимого анализа (это могут быть планово-экономический отдел и отдел труда и зарплаты, бухгалтерия, финансовый отдел, отделы маркетинга и снабжения, службы главного механика, технолога, экономисты точек обслуживания и т.п.). Далее распределяют обязанности между конкретными исполнителями, например:

• планово-экономический отдел осуществляет составление плана аналитической работы и контролирует его выполнение, разрабатывает методики проводимого анализа, обобщает результаты анализа в отдельных подразделениях, формирует отчеты и разрабатывает предложения по итогам анализа;

• отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, обеспеченность трудовыми ресурсами, производительность труда, использование фонда рабочего времени и фонда оплаты труда;

• отдел главного механика – анализирует состояние и использование оборудования и т.д. и т.п.

Далее планируют проведение аналитических работ: составляют план-график, определяют сроки и ответственных, формы контроля и т.п. Здесь необходимо тщательно продумать последовательность передачи информации, оценить трудоемкость проводимых работ, оптимизировать сетевые графики проведения всех видов анализа с целью обеспечения равномерности загрузки работников. На практике могут составляться комплексный и тематические планы.

Комплексный план аналитической работы предприятия – обычно составляется на один год. В нем намечается перечень объектов анализа, подлежащих изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели. В плане предусматривается периодичность проведения и состав исполнителей по каждому вопросу, распределение обязанностей, источники информации и методическое обеспечение работ, определяются внешние и внутренние пользователи результатов аналитической работы.

Тематические планы - планы проведения анализа по глобальным проблемам, которые требуют углубленного изучения. В них также рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Руководитель аналитической службы (планово-экономического отдела) ведет контроль за их исполнением.

На третьем этапе формируют информационное и методическое обеспечение, т.е. фактически проектируется технология проведения аналитической работы. От качества разработанной технологии во многом будут зависеть дальнейшие результаты проводимой аналитической работы. Прежде всего, необходимо обеспечить наличие информации для проведения анализа. Для этого определяют виды документов, которые могут быть использованы в информационной системе (планы, задания, технологические карты, сметы, нормативные материалы, данные бухгалтерского и оперативного учета, первичная документация, приказы, договора, техническая и технологическая документация и т.д.). Далее формируют структуру информационного обеспечения, учитывая, что она должна быть:

• оптимальной (минимальное количество документов, обеспечивающих полноту необходимой информации);

• объективной (те, кто собирает информацию не должны быть заинтересованы в ее фальсификации);

• единообразной (любой показатель должен измеряться или рассчитываться один раз и по установленной методике, иначе в нескольких документах могут оказаться разные его значения);

• оперативной (данные должны поступать быстро, обеспечивая возможность принятия актуального решения),

• рациональной (затраты на сбор, обработку, хранение информации должны быть минимальны).

На этом этапе оптимизируется количество документов в организации, определяются правила их заполнения. При автоматизированной обработке документации – строится информационная база, система доступа и кодирования информации, системы, ускоряющие ввод (штрих-кодирование, ускоренная выборка из стандартного набора и т.п.). Далее разрабатываются частные методики для каждого участника аналитических работ, составляются инструкции, проводится обучение персонала.

На четвёртом этапе проводится апробация разработанных методик и их доработка. Для этого собирают и обрабатывают данные по разработанной методике в следующей последовательности:

• сбор данных;

• проверка доброкачественности (полноты, правильности расчетов, логический анализ достоверности путем сопоставления информации из различных источников);

• приведение в сопоставимый вид,

• проведение расчетно-аналитических работ, в результате которых выявляют наиболее важные влияющие факторы, оценивают неиспользованные возможности и резервы, разрабатывают предложения по их использованию;

• оформление результатов проведенной работы в виде документов и справок по заранее определенной структуре, учитывающей для кого этот документ готовиться;

• проведение контроля реализации предложений, сделанных по результатам анализа;

• оценка экономической эффективности проведенной аналитической работы.

После апробации и доработки выявленных проблем, эта последовательность действий повторяется в соответствии с планом проведения аналитических исследований.

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности предприятия определяются составом аппарата и техническим уровнем управления. На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист (финансовый директор). Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении могут находиться планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и т.д. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях аналитическую работу может возглавлять менеджер планового отдела или главный бухгалтер. Предприятия могут также пользоваться услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм.

Качество АХД основывается на составе, содержании и достоверности информации, которая привлекается к анализу. Анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию, подробно рассмотренную в п. 2.2.

Следующим важным элементом является обработка данных. Здесь производят сравнение фактических данных отчетного периода с данными прошлых лет, плановых заданий, конкурирующих предприятий, изучают внутренние и внешние факторы, определяющие результаты деятельности предприятия, изыскивают и обосновывают величину резервов повышения ее эффективности. От того, насколько глубоко и качественно проведен анализ, зависят выводы и корректирующие действия по его результатам, стратегия и тактика бизнеса на перспективу. Поэтому очень важно в процессе обработки информации использовать наиболее совершенный инструментарий анализа, позволяющий глубоко и комплексно исследовать экономические процессы, более точно измерить влияние факторов и величину хозяйственных резервов. На современном этапе развития экономики обеспечение его немыслимо без применения средств вычислительной техники, так как это объективно необходимый элемент использования экономико-математических методов, существенно повышающих уровень экономического анализа и всей системы управления хозяйственной деятельностью предприятия.