Глава 7. Деловые совещания
В словесности, как и во всем прочем, мы страдаем невоздержанностью.
Сенека
Подготовка
делового
совещания
Контроль |
Деловые |
Проведение |
|
исполнения |
совещания |
делового |
|
совещания |
|||
решений |
|
||
совещаний |
|
|
7.1. Подготовка делового совещания
Совещание – это форма организации делового общения группы людей с целью обмена информацией и принятия коллективного управленческого решения.
Это особый раздел речевого (вербального) делового общения людей в коллективе. Как форма управленческой коммуникации оно используется для управления персоналом, чтобы изменить их деятельность в определенном направлении, с конкретной задачей и заданными результатами.
Социологические опросы предпринимателей и менеджеров, с учетом уровня управления и масштаба организации, показывают, что в регламентированном (стратегическом) управлении на совещания отводится до 20% времени.
При использовании оперативного управления эти затраты возрастают в 2 раза.
Применяющиеся в деловой практике виды совещаний достаточно разнообразны. Среди наиболее распространенных можно выделить такие типовые виды, как инструктивные, оперативные и проблемные совещания (табл. 7.1).
183
Таблица 7.1
Виды деловых совещаний
Типы |
Содержание |
|
совещания |
||
|
||
|
Передать распоряжение и необходимые |
|
|
сведения сверху вниз по схеме управления |
|
|
для более быстрого и эффективного ис- |
|
1. Инструк- |
полнения. В определенной мере на инст- |
|
руктивном совещании действует коллек- |
||
тивное сове- |
||
тивный разум: уточняются задания, вы- |
||
щание |
||
сказываются предложения по наилучшему |
||
|
||
|
их выполнению. Продолжительность та- |
|
|
кого совещания не более 30 минут. Пе- |
|
|
риодичность – 2-3 раза в неделю |
|
|
Получение руководителем информации о |
|
|
текущем состоянии дел на производстве, |
|
|
обеспечивает передачу информации снизу |
|
|
вверх по схеме управления. Здесь не делают |
|
|
докладов, главными задачами являются |
|
|
получение первичной информации от всех |
|
|
руководителей подразделений, служб, отде- |
|
|
лов и принятие решения по координации их |
|
|
деятельности в соответствии с планом на |
|
2. Оператив- |
квартал (месяц). Целесообразно выделить |
|
определенный день недели, точное время |
||
ное (диспет- |
проведения (нередко в начале рабочего дня) |
|
черское) |
||
и установить постоянную группу участни- |
||
совещание |
||
ков, остальные участники приглашаются по |
||
|
||
|
мере необходимости. Иногда диспетчерское |
|
|
совещание проводится для рассредоточен- |
|
|
ных организаций по радио, телефонной или |
|
|
мобильной связи. Важно вести это совеща- |
|
|
ние в жестком темпе, намеренно исключая |
|
|
препирательства различных служб, «копа- |
|
|
ния» в мелочах, «разносы» подчиненных и |
|
|
т.п. Продолжительность оперативного сове- |
|
|
щания−1,0-1,5 часавнеделю |
|
|
Поиск лучшего управленческого решения |
|
|
по обсуждаемой проблеме. Решения на |
|
|
такого рода совещании обычно формули- |
|
|
руются в результате дискуссии и прини- |
|
|
маются после голосования. Обычно про- |
|
3. Проблем- |
водится по следующей схеме: основной |
|
доклад руководителя, содоклады (если |
||
ное (страте- |
они предусмотрены в повестке дня); далее |
|
гическое) |
вопросы к докладчикам, дискуссия (пре- |
|
совещание |
ния) по каждому вопросу, выработка и |
|
|
принятие решения. Регламент такого со- |
|
|
вещания: основной доклад 20-30 минут, |
|
|
содоклады – 5-10 минут, вопросы по од- |
|
|
ной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. |
|
|
Общая продолжительность составляет от 4 |
|
|
до 8 часов с перерывом на обед |
Действия
руководителя
Доводит до сведения собравшихся принятые администрацией (дирекцией, правлением, советом директоров и т.п.) решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнения и выдаются в письменном виде (приказ, распоряжения, протокол)
Выявляет наличие так называемых «узких мест», причин отставаний и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. Таким образом, решаются вопросы контроля выполнения плана и обеспечения ресурсами подразделений, попадающих на «критический путь» выполнения плана
Основной доклад обычно готовит первый руководитель (гл. конструктор, гл. инженер, экономист и т.д.). В нем определяются проблемные вопросы, альтернативы их решения, экономические затраты, методы решения. Руководитель обеспечивает коллегиальное обсуждение стратегического вопроса и принятие решения
184
Продолжение таблицы 7.1
|
Лучшим является вариант, когда участни- |
Основной |
доклад |
готовит |
|||
|
ки совещания заранее получили обсуж- |
руководитель |
организации |
||||
|
даемые материалы (тезисы) и имели время |
(президент, |
директор, |
||||
|
изучить их. В этом случае можно совеща- |
начальник) |
в |
письменной |
|||
|
ние проводить с одним кратким докладом |
форме: научный доклад, |
|||||
|
руководителя, сразу начиная с вопросов |
технико-экономическое |
|||||
|
по существу и комментариев ведущего |
обоснование, реферат и др. |
|||||
|
совещание. Участники проблемного со- |
Задача |
совещания |
заклю- |
|||
4. Научно- |
вещания могут высказывать и отстаивать |
чается |
во |
всесторонней |
|||
свою точку зрения. Такое совещание по- |
оценке |
доклада, |
выдаче |
||||
техническое |
вышает чувство ответственности работни- |
экспертных |
заключений, |
||||
совещание |
ков за принимаемые решения. Регламент |
анкетировании участников |
|||||
|
такого совещания состоит из доклада, воп- |
и формулировании |
кол- |
||||
|
росов, дискуссий и принятия решения. |
лективного |
мнения. |
Роль |
|||
|
Доклад – 15-20 минут, вопросы по 1 мину- |
руководителя |
|
|
(пред- |
||
|
те, дискуссия – 2-3 минуты на каждого. |
седателя совещания) за- |
|||||
|
Общая продолжительность совещания – 1- |
ключается |
в |
обеспечении |
|||
|
2 часа |
коммуникаций |
|
|
между |
||
|
|
участниками, |
проведении |
||||
|
|
своей генеральной линии и |
|||||
|
|
достижении результата |
|||||
Подготовка программы любого вида совещания диктуется его типом и, соответственно, комплексом вопросом, выносимых на него. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подготовке совещания. Ее разработка ведется исходя из темы и задачи данного совещания. В повестке указывается основной докладчик и содокладчики, дата и место заседания. Второй момент – определение состава участников и направление им приглашений в виде телефонограммы, письма, Е-mail, факса и др. В подготовительный период разрабатывается регламент совещания, в котором предусматриваются все процедурные элементы во временном измерении.
При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, в которых заинтересованно большинство приглашенных (менеджеров, специалистов, служащих, рабочих). После рассмотрения вопроса приглашенных обычно отпускают, остальные вопросы ранжируются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.
В повестке дня указываются вопросы, выносимые на совещание, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Пример повестки дня будет приведен ниже.
Состав участников и их формирование
Состав участников совещания или список – это второй документ, который требуется подготовить. Если это заседание постоянного коллегиального органа – совета, правления, дирекции, комиссии, то список постоянных участников стабилен и уже имеется, и к нему лишь должны быть добавлены приглашаемые лица на каждый вопрос повестки дня.
185
Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и ведущие специалисты, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.
Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Список участников стратегического или на- учно-технического совещания показан в табл. 7.2.
Таблица 7.2
Список участников делового совещания
Фамилия, |
Какую |
Дата и |
Подтвер- |
Предпола- |
Нуждает- |
Нуждаетсяли |
Прибыл |
имя, |
организа- |
способ |
ждение |
гает ли |
ся ли в |
в билетах на |
на сове- |
отчество, |
цию |
направ- |
получе- |
выступить |
гостинице |
обратный путь |
щание. |
долж- |
представ- |
ления |
ния |
(тема |
|
(самолет, |
Подтвер- |
ность |
ляет |
пригла- |
пригла- |
выступле- |
|
поезд, дата, |
ждение |
|
|
шения |
шения |
ния) |
|
номер рейса) |
участия |
|
|
|
принять |
|
|
|
|
|
|
|
участие в |
|
|
|
|
|
ООО |
|
работе |
|
|
|
|
Осина |
25.11.05 |
28.11.05 |
О состоянии |
Да, |
Поезд №37 |
30.11.05 |
|
Валентина |
«Промст- |
телефоно- |
факс, |
финансовой |
одномест- |
«Москва – |
Выступит |
Павловна |
ройкон- |
грамма |
приедет |
дисциплины |
ныйномер |
Н. Новгород» |
с докла- |
– зам. |
стукция» |
|
30.11.05 |
в подразде- |
вгостини- |
купейный вагон |
дом на 10 |
генераль- |
|
|
|
лениях |
це«Волна» |
|
минут |
ного ди- |
|
|
|
организации |
30.11.05 – |
|
|
ректора по |
|
|
|
|
02.12.05 |
|
|
экономике |
|
|
|
|
|
|
|
Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы, Е-mail-приглашения. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.
Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем. Передав телефонограмму, следует попросить записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи, особенно времени и места проведения совещания. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Однако обычно они оформляются на чистом листе бумаги.
Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающего и принимающего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.
186
Телефонограмма № 26 от 25 ноября 2005 года
Сообщаем, что 01 декабря в 16 часов в конференц-зале генеральной дирекции проводится совещание на тему: «Итоги выполнения месячного плана и повышение производительности труда».
Повестка дня совещания 1. Итоги выполнения месячного плана предприятия.
Докладчик: генеральный директор Иванов А.П.
2. О состоянии финансовой дисциплины в подразделениях организации. Докладчик: зам. генерального директора Осина В.П.
3. Обиспользованииэнергосберегающихтехнологийвпроизводстве. Докладчик: зам. генерального директора Сомов Д.М.
4. О переходе на новое программное обеспечение инженерных служб. Докладчик: гл. инженер Ковыляев Т.Н.
Подписал − А.П. Иванов. Передала − Л.Н. Суворова. Принял − ________________
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: место проживания, необходимость подтверждения участия, полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.
Мнения специалистов о сроках приглашения участников по такой форме делового общения расходятся, т.к. зависят от расстояния и степени готовности участников. Считается, что приглашать следует, по крайней мере, за неделю до совещания в пределах федерального округа, другие считают возможным ограничиться двумя днями, если участники живут на территории одного региона. Следует внимательно проанализировать остроту и сложность вопросов, выносимых на совещание, и решение по этой организационной стороне принимать в каждом отдельном случае. Для научно-технических конференций пригласительные билеты в России рассылаются 3 раза: за 6 месяцев, за 3 месяца и за 1 месяц до начала конференции. Это делается для планового приглашения участников, уточнения состава и тезисов докладов, а также подготовки материалов до начала конференции.
Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные средства связи – телефакс или электронная почта. Преимущества рассылки с помощью электронной почты состоят в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, оператор ПК при его помощи осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждый конкретный адрес обращение к адресату. Подготовительные этапы и исходные документы для проведения делового совещания (конференции, семинара) показаны на рис. 7.1.
187