Исходные документы

Процедуры подготовки

Проект повестки дня, определение участников

Список помещений (площадь, затраты)

Состав рабочей группы (оргкомитета)

Предполагаемые затраты

ичисло участников

1.Пригласительный билет.

2.Телефонограмма

Список участников

1.Материалы (тезисы докладов) совещания.

2.Проект размещения ТСО в помещении

1.Список покупных товаров.

2.Гостиничный фонд.

3.Транспорт.

4.Культурнаяпрограмма

1. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания

2.Определение места совещания (выбор помещения)

3.Организация рабочей группы совещания

иопределение обязанностей и зон ответственности

4. Расчет сметы доходов и расходов совещания (для научно-технических конференций оргвзноса на участника)

5. Оповещение участников совещания: составление приглашения; передача приглашения

6. Уточнение списка участников на основании повестки дня и ответов участников

7. Подготовка материалов и ТСО для рассмотрения на совещании: основного доклада; справочно-информационных

материалов; технических средств обучения (ТСО); проекта решения (совещания)

8.Проведение организационных мероприятий:

-закупка канцелярских принадлежностей (папок, бумаги, ручек, блокнотов);

-закупка продуктов (минеральной воды, кофе, чая, конфет, вина и т.д.);

-заказ мест проживания (собственный фонд, гостиница, общежитие и др.);

-заказ транспорта для переезда участников;

-подготовка кофе-паузы, питания и банкета;

-организация культурно-массовых мероприятий

Проект здания, помещений, мебели и ТСО

Материалы совещания

9. Проверка готовности помещения (мебели, оборудования, технических средств)

10. Подготовка материалов (тезисов докладов) участников совещания и их тиражирование

Рис. 7.1. Подготовительные этапы организации совещания

7.2.Проведение делового совещания

Кпервым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится встреча его участников. С психологической и этической точки зрения она во многом определяет настроение. Всякие возможные срывы и накладки (не встретили, встретили с опозданием, затруднения с размещением, поиск места совещания, не хватило раздаточного материала, мало мест в помещении) неизбежно вызывают у

188

участников отрицательные эмоции. Практика проведения более 15 российских научно-технических конференций показывает, что приезжают 60-80% от числа заявленных участников. Поэтому на это число следует делать расчет.

При проведении совещания с ограниченным числом участников и приглашением VIP-персон (до 50 человек) первый руководитель (председатель совещания) вместе с референтом (помощником) руководителя встречают их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает проследовать на регистрацию. При большем числе участников руководитель встречает только главных докладчиков и VIP-персон.

Участники совещания обязательно проходят регистрацию. Если их число ограничено, эту работу проводит секретарь-референт, отмечая каждого прибывшего в списке. Если запланировано совещание с большим количеством участников, их регистрируют специально выделенные референты (молодые, красивые женщины). Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В случаях, когда принятие решения предполагает закрытое (тайное) голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих и получает бюллетень для тайного голосования.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих (региональный, половой, национальный, возрастной). Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, то есть установленного законом или уставом организации такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным. Простое большинство – это 51% участников, а квалифицированное большинство – это 2/3 от общего числа (67%).

Одновременно с регистрацией желательно выдать талоны на питание и банкет и проставить отметки на командировочных удостоверениях. Практика показывает, что если эту операцию не выполнить сразу, то потребуется сбор, а затем раздача с отметкой командировочных удостоверений участникам совещания, или каждый участник должен будет по данному вопросу несколько раз обращаться к организаторам мероприятия.

Также во время регистрации следует сразу же собрать сведения о необходимости участникам обратных билетов. Хорошим тоном в деловых отношениях считается, если рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.

189

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (материалы, конспекты докладов, тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы совещания и оплачивается либо принимающей организацией либо за счет оргвзноса с каждого участника конференции.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время завершения работы совещания. Специалисты по организации совещаний предлагают временной регламент проведения однодневного совещания (табл. 7.3).

		Таблица 7.3
Рекомендации по регламенту делового совещания
Элементы регламента		Время в мин.
Регистрации участников	30-60 минут
Вступительное слово	10 минут
Основной доклад	До 30 минут
Вопросы к докладчику	1	минута на каждый
Содоклады (сообщения) – не более 5	10 минут
Вопросы к содокладчику	1	минута на каждый
Выступления в прениях (дискуссии)	3	минуты
Ответ докладчика	5	минут
Ответы содокладчиков	3	минуты
Справки по ходу совещания	2	минуты
Чтение проекта решения	5	минут
Предложения к проекту решения	2	минуты
Подведение итогов совещания по каждой секции	10 минут
Кофе-брейк	15-20 минут
Обед	60 минут
Культурная программа	30-60 минут
Банкет (ужин)	120-150 минут
Итого за 1 день	600-720 минут

Общая продолжительность совещания должна составлять от 2 часов до 12 часов в день для научно-технических конференций. Перерывы продолжительностью 15 минут лучше делать после полутора часов работы совещания.

В совещаниях с большим числом участников регламентом предусматриваются: состав президиума, комиссия по выработке проекта решений (редакционная), секретариат, рабочая группа. Регламент принимается участниками совещания в начале заседания или заранее включается в Программу1.

1 Брагим, И.Н. Культура делового общения: Учебник / И.Н. Брагим. – Минск: Экопер-

спектива, 1998. – С. 120.

190

Важнейшие этические требования, предъявляемые к совещаниям – деловой настрой и конструктивность. Весь их ход должен быть направлен на решение производственных или коммерческих проблем, улучшение состояния дел в организации. Самоотчеты, пустословие и заверения о готовности выполнять любое решение руководства снижают эффективность совещания.

Успех совещания зависит во многом от компетентности председателя совещания, его культуры, умения вести коллективное обсуждение деловых проблем. Он должен:

–следить за регламентом и устанавливать очередность выступлений;

–внимательно выслушивать все выступления и не отвлекаться на разговоры в президиуме и чтение бумаг;

–без надобности не прерывать выступления и не комментировать высказывания выступающих;

–следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло;

–пресекать некорректное поведение выступающих и уметь смягчать напряженную ситуацию веселой историей из жизни или анекдотом;

–обобщать выступления и четко формулировать выводы;

–принять проект решения (постановления) совещания.

Ход совещания протоколируется. Он также может стенографироваться или записываться на диктофон. Имеющиеся тексты докладов и выступлений передаются в секретариат, который приобщает их к протоколу.

Протокол состоит из вводной и составной частей. В вводной части указывается номер протокола, число и месяц совещания, фиксируются фамилии председателей, секретаря и при наличии президиума – его членов, а также количество присутствующих. Если их немного, то называются фамилии и инициалы.

Основная часть протокола строится по схеме: «слушали – выступили – постановили». В формулировке постановления указывается не только действие, но и его исполнители, а также срок исполнения. Протокол после редактирования и ознакомления с записями подписывается председателем и секретарем совещания. Датой протокола, а, следовательно, и началом исполнения принятого решения является день проведения совещания.

На рис. 7.2 представлена блок-схема проведения делового совещания продолжительностью 1 день. Обычно по такой схеме проводятся научно-технические совещания, научные конференции, стратегические семинары, симпозиумы специалистов.

191