8.4 Система 5с

Система 5С это один из эффективных методов организации работы, позволяющий устранить потери на рабочем месте и повысить качество выполняемой работы. Внедрение этого метода не требует затрат, но приносит значительный эффект. Суть метода состоит в выполнении 5-ти шагов (см. таблицу 8), названия которых начинаются на S (отсюда и название системы). Для внедрения системы создается рабочая группа из сотрудников подразделения.

Таблица 8

Система 5С

Seiri – избавление от всего лишнего и не нужного (сортировка)

Seiton – приведение в порядок всего оставшегося (самоорганизация)

Seiso – наведение чистоты на рабочем месте (систематическая уборка)

Shisuke – регулярное выполнение первых 3-х шагов (стандартизация)

Seiketsu – превращение системы 5С в привычный образ жизни (соблюдение стандартов)

Шаги по 5С:

1. Сортировка

Принцип - Удаление ненужного

Значение - Освобождение рабочего пространства

Содержание - Все предметы рабочей среды (рабочего места) разделяют на три категории: нужные, ненужные и ненужные срочно. Нужные сохраняют на рабочем месте (это предметы, которые используются в работе ежедневно), ненужные (предметы, которые не используются в работе) удаляют по определенным правилам (утилизируют, хранят (если есть вероятность их использования), продают), ненужные срочно располагают на определенном удалении от рабочего места (Например, в шкафах или на стеллажах) или хранят централизованно (в архиве, на складе и т.п.).

Руководитель (начальник бюро / группы, мастер, бригадир) распределяет и закрепляет зоны ответственности за каждым работником подразделения.

Рекомендуемые действия:

На рабочем месте разделите все документы, находящиеся в рабочей зоне, на две части:

- документы, необходимые для ежедневной работы и необходимые в течение ближайшей недели,

- все остальные.

На рабочем месте должны находиться предметы, необходимые в ежедневной работе или те, которые понадобятся в течение ближайшей недели.

Документы и предметы, которые не понадобятся в течение следующей недели, но необходимость в которых периодически возникает, удаляют с рабочего места и помещают в отдельно определенное место, например, запас канцелярских товаров хранится в отдельно отведенном месте; первичные документы за прошедший месяц, необходимые для работы в текущем месяце – в другом.

Ненужные предметы и документы удаляют с рабочего места и из помещения, например, документы за прошлый период сдают в архив, неактуальные документы уничтожают, из помещения убирают излишнюю офисную мебель и т.д.

Далее из персонального компьютера удаляются ненужные файлы, письма из e-mail; производится оптимизация оргтехники без ущерба для рабочего процесса; личные вещи по необходимости остаются в рабочем пространстве по разрешению администрации подразделения.

2. Самоорганизация

Принцип – рациональное размещение предметов.

Значение - сокращение времени на поиск необходимых предметов.

Содержание - По отношению к нужным предметам и предметам, ненужным срочно, вырабатываются и реализуются решения, которые обеспечивают:

- быстроту, легкость и безопасность доступа к ним. Нужные предметы должны находиться на расстоянии вытянутой руки ( не далее 80-ти см);

- визуализацию способа хранения и контроля наличия, отсутствия или местонахождения нужного предмета;

- свободу перемещения и эстетичность производственной среды

Рекомендуемые действия:

- планировка офиса должна создавать удобные и безопасные условия труда, позволяя более эффективно использовать площади, улучшая использование рабочего времени исполнителей, т.о. рабочие столы и оргтехнику располагают так, чтобы пользователям было удобно перемещаться и работать с оргтехникой. Возможен переезд работников из других офисов, либо внутри рабочего помещения с целью более компактного и рационального размещения;

- документы не ежедневного пользования располагают в подписанные папки;

- нужные предметы размещают в последовательности их использования сотрудником;

- определяют хранение личных вещей и офисных материалов;

Таким образом, размещать предметы следует так, чтобы минимизировать потери, возникающие от перемещения людей и транспортировки предметов при выполнении работы.